Krankmeldung: Prozess für Arbeitgeber und HR

Krankmeldungen effizient verwalten – so optimieren Sie den Prozess.

Das Wichtigste in Kürze

Sofortige Meldepflicht des Mitarbeiters
AU-Bescheinigung ab dem 4. Tag (oder früher)
eAU: Elektronische Abfrage seit 2023
Entgeltfortzahlung bis 6 Wochen
Dokumentation für Lohnabrechnung und Statistik

Gesetzliche Grundlagen

Pflichten des Arbeitnehmers

Was Mitarbeiter tun müssen:

Pflicht	Frist
Krankmeldung	Unverzüglich (vor Arbeitsbeginn)
AU-Bescheinigung	Spätestens am 4. Tag
Dauer mitteilen	Voraussichtliche Dauer
Erreichbarkeit	Für Rückfragen

Pflichten des Arbeitgebers

Was Sie tun müssen:

Entgeltfortzahlung – Bis 6 Wochen bei gleicher Krankheit
Datenschutz – Diagnose ist privat
Dokumentation – Für Lohnabrechnung
eAU-Abruf – Bei Krankenkasse abfragen
Wiedereingliederung – Bei langer Krankheit (BEM)

Krankmeldung digital

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Der Krankmeldungsprozess

Schritt für Schritt

Optimierter Ablauf:

Schritt	Verantwortlich	Was passiert
1. Meldung	Mitarbeiter	Ruft an/schreibt
2. Erfassung	Vorgesetzter/HR	Trägt ein
3. AU-Abruf	HR/System	eAU bei Kasse
4. Bestätigung	System	Bestätigung an MA
5. Lohnabrechnung	HR/Buchhaltung	Entgeltfortzahlung

Detaillierter Ablauf

Prozessübersicht:

Mitarbeiter meldet sich – Telefon, E-Mail, App
Vorgesetzter wird informiert – Für Vertretungsplanung
HR erfasst Abwesenheit – Im System eintragen
eAU-Abruf (ab Tag 4) – Elektronisch bei Krankenkasse
Dokumentation – Für Lohnabrechnung
Bei Genesung – Rückkehr dokumentieren

eAU: Elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung

Wie es funktioniert

Seit 2023:

Aspekt	Beschreibung
Arzt	Übermittelt eAU an Krankenkasse
Arbeitgeber	Ruft eAU bei Krankenkasse ab
Mitarbeiter	Muss nur noch informieren
Papier	Entfällt für Arbeitgeber

Technische Umsetzung

Was Sie brauchen:

Schnittstelle – Lohnsoftware oder Portal
Zugang – Registrierung bei Krankenkassen
Prozess – Abruf nach Krankmeldung
Daten – Beginn, Ende, Erstbescheinigung/Folgebescheinigung
Speicherung – In der Personalakte

eAU-Integration

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Entgeltfortzahlung

Anspruchsvoraussetzungen

Wann wird gezahlt:

Voraussetzung	Erklärung
Arbeitsverhältnis > 4 Wochen	Wartezeit muss erfüllt sein
Arbeitsunfähigkeit	Nicht arbeitsfähig
Kein Verschulden	Keine grobe Fahrlässigkeit
Kausale Krankheit	Krankheit verhindert Arbeit

Berechnung

Was zahlen:

Dauer – Max. 6 Wochen pro Krankheit
Höhe – 100% des Bruttolohns
Fortgesetzte Krankheit – Gleiche Krankheit = 6 Wochen gesamt
Neue Krankheit – Neue 6 Wochen
Nach 6 Wochen – Krankengeld von Krankenkasse

Sonderfälle

Kind krank

Was gilt:

Aspekt	Regelung
Anspruch	10 Tage/Jahr pro Kind (Alleinerziehende: 20)
Max. 25 Tage	Bei mehreren Kindern
Vergütung	Kinderkrankengeld von Kasse
Alter	Kind unter 12 Jahre

Häufige Kurzerkrankungen

Wie umgehen:

Dokumentation – Muster erkennen
Gespräch – Fürsorgepflicht ernst nehmen
BEM – Ab 6 Wochen/Jahr
Ärztliches Attest ab Tag 1 – Kann angeordnet werden
Arbeitsrechtliche Schritte – Ultima Ratio, komplex

Dokumentation und Reporting

Was erfassen

Daten dokumentieren:

Datum	Was
Abwesenheiten	Wer, wann, wie lange
AU-Bescheinigungen	eAU-Daten
Entgeltfortzahlung	Berechnungen
Verläufe	Fortgesetzte Krankheit

Auswertungen

Was analysieren:

Krankenquote – Krankheitstage / Sollarbeitstage
Entwicklung – Trend über Zeit
Abteilungsvergleich – Wo Auffälligkeiten
Kurzerkrankungen vs. lang – Unterschiedliche Ursachen
Kosten – Entgeltfortzahlung, Vertretung

Kommunikation

Mit dem kranken Mitarbeiter

Was beachten:

Regel	Erklärung
Genesung wünschen	Menschlich bleiben
Keine Diagnose fragen	Datenschutz
Rückfragen bei Dauer	Für Planung erlaubt
Erreichbarkeit	In Maßen, nicht belästigen

Im Team

Vertretung organisieren:

Schnell informieren – Team weiß Bescheid
Aufgaben verteilen – Dringendes abdecken
Keine Details – Nur "krank", nicht warum
Rückkehr kommunizieren – Wenn bekannt
Wertschätzung – Für Vertretung danken

Häufige Fragen

Ja, der Arbeitgeber kann laut § 5 Abs. 1 EFZG die Vorlage einer AU-Bescheinigung früher als am vierten Tag verlangen – auch ab dem ersten Tag. Das muss nicht begründet werden, aber generelle Anordnungen sollten sachlich gerechtfertigt sein.

Technische Probleme können vorkommen. Dann können Sie den Mitarbeiter bitten, die AU vom Arzt in Papierform zu besorgen (Patienten-Ausfertigung). Die Entgeltfortzahlung darf nicht verweigert werden, nur weil die eAU technisch nicht funktioniert.

Nein, die Diagnose ist privat. Sie dürfen nur fragen, ob die Arbeitsfähigkeit durch die Arbeit beeinträchtigt werden könnte (z.B. Ansteckungsgefahr) oder wie lange die voraussichtliche Dauer ist. Der Mitarbeiter muss keine Diagnose nennen.

Nur bei einer anderen Krankheit. Bei derselben Grunderkrankung werden die Zeiten zusammengezählt. Nach 6 Monaten Pause beginnt die Frist aber auch bei derselben Krankheit neu. Bei neuer Krankheit gibt es immer neue 6 Wochen.

Vorsicht: Vorschnelle Anschuldigungen können nach hinten losgehen. Zunächst Muster dokumentieren (häufig montags/freitags, vor/nach Urlaub). Gespräch führen. Attest ab Tag 1 anordnen. Im Extremfall: Medizinischer Dienst prüft AU. Arbeitsrechtliche Schritte nur mit Beweisen.

Fazit

Ein strukturierter Krankmeldungsprozess spart Zeit und Ärger. Mit eAU ist vieles einfacher geworden – die Papierflut entfällt. Wichtig bleiben: zeitnahe Erfassung, korrekte Entgeltfortzahlung, Datenschutz bei der Diagnose. Dokumentation hilft bei Auswertungen und der Erkennung von Mustern. Der menschliche Umgang – Genesung wünschen, nicht unter Druck setzen – sollte trotz aller Prozesse nicht vergessen werden.

Krankmeldung: Prozess für Arbeitgeber und HR