Unbezahlter Urlaub und Freistellung: Regelungen
Frei ohne Bezahlung – manchmal die einzige Lösung.
Das Wichtigste in Kürze
- Kein gesetzlicher Anspruch auf unbezahlten Urlaub
- Vereinbarung mit Arbeitgeber nötig
- Sozialversicherung klären
- Im System als eigene Kategorie erfassen
- Rückkehrrecht sichern
Rechtlicher Hinweis
Dieser Artikel dient ausschließlich der allgemeinen Information und stellt keine Rechtsberatung dar. Für verbindliche Auskünfte wenden Sie sich bitte an einen Fachanwalt für Arbeitsrecht.
Was ist unbezahlter Urlaub
Definition
Unterschiede:
| Art | Beschreibung |
|---|---|
| Bezahlter Urlaub | Gesetzlich, Entgelt wird gezahlt |
| Unbezahlter Urlaub | Vereinbart, kein Entgelt |
| Freistellung | Einseitig durch AG möglich |
| Sonderurlaub | Oft bezahlt, für bestimmte Anlässe |
Typische Gründe
Warum unbezahlt:
- Persönliches – Familiäre Angelegenheiten
- Reisen – Längere Reise als Urlaub erlaubt
- Weiterbildung – Kurs, Studium
- Pflege – Angehörige kurzfristig
- Neuorientierung – Nachdenken, Pause
- Resturlaub aufgebraucht – Aber mehr frei nötig
Abwesenheiten verwalten
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Beantragung
Kein Anspruch
Was gilt:
| Aspekt | Regelung |
|---|---|
| Rechtsanspruch | Nein, grundsätzlich nicht |
| Ausnahmen | Pflegezeit, Familienpflegezeit |
| Vereinbarung | Arbeitgeber muss zustimmen |
| Kulanz | Oft möglich bei gutem Verhältnis |
Antrag stellen
Wie vorgehen:
- Gespräch – Erst mündlich anfragen
- Begründung – Warum, wie lange
- Schriftlich – Antrag formalisieren
- Verhandlung – Ggf. Kompromiss
- Vereinbarung – Schriftlich festhalten
- Details – Start, Ende, Rückkehr
In der Vereinbarung
Was regeln:
| Punkt | Inhalt |
|---|---|
| Zeitraum | Von wann bis wann |
| Rückkehr | Auf welche Position |
| Sozialversicherung | Wer zahlt was |
| Erreichbarkeit | Ob und wie |
| Kündigung | Regeln während Freistellung |
Sozialversicherung
Was passiert
Bei unbezahlter Freistellung:
| Versicherung | Regelung |
|---|---|
| Krankenversicherung | 1 Monat beitragsfrei, danach selbst |
| Rentenversicherung | Beitragslücke |
| Arbeitslosenversicherung | Ruht |
| Pflegeversicherung | Wie Krankenversicherung |
Krankenversicherung
Besonders wichtig:
- Erste 4 Wochen – Nachgehender Schutz, beitragsfrei
- Danach – Selbst versichern
- Optionen – Freiwillig, Familienversicherung
- Beitrag – Ca. 200-400 €/Monat
- Ausland – Auslandskrankenversicherung!
Klären vor Antritt
Was abklären:
| Thema | Mit wem |
|---|---|
| Krankenversicherung | Krankenkasse |
| Rentenversicherung | DRV, Arbeitgeber |
| Auslandsschutz | Versicherung |
| Unfallversicherung | Arbeitgeber, BG |
Abwesenheit dokumentieren
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Auswirkungen
Auf Arbeitsverhältnis
Was ruht:
| Element | Status |
|---|---|
| Arbeitspflicht | Ruht |
| Vergütung | Keine |
| Urlaubsanspruch | Entsteht nicht (meist) |
| Betriebszugehörigkeit | Läuft weiter |
| Kündigungsschutz | Besteht weiter |
Auf Urlaub
Urlaubsanspruch:
- Kürzung möglich – Anteilig für Abwesenheit
- Rechtsprechung – Nicht ganz einheitlich
- Vereinbarung – Im Vertrag regeln
- Praxis – Oft anteilige Kürzung
- Bei Rückkehr – Restanspruch prüfen
Im Zeiterfassungssystem
Erfassung
Wie abbilden:
| Element | Einstellung |
|---|---|
| Abwesenheitsart | "Unbezahlter Urlaub" |
| Zeitraum | Von-Bis eintragen |
| Soll-Zeit | Auf 0 setzen |
| Vergütung | Keine |
| Urlaubskonto | Nicht belasten |
Auswertung
Was tracken:
- Pro Mitarbeiter – Wie viele Tage
- Gründe – Falls kategorisiert
- Trends – Steigt die Nutzung?
- Kosten – Indirekt (Vertretung)
- Planung – Kapazität berücksichtigen
Sonderfälle
Pflegezeit
Gesetzlicher Anspruch:
| Aspekt | Regelung |
|---|---|
| Kurzzeitig | Bis 10 Tage, mit Pflegeunterstützungsgeld |
| Pflegezeit | Bis 6 Monate, bei Betrieben >15 MA |
| Familienpflegezeit | Bis 24 Monate, bei Betrieben >25 MA |
| Freistellung | Anspruch besteht |
Elternzeit
Nicht dasselbe:
- Elternzeit – Gesetzlicher Anspruch
- Unbezahlt – Kein Anspruch
- Sozialversicherung – Elternzeit günstiger
- Urlaubsanspruch – Elternzeit: kann gekürzt werden
- Kündigungsschutz – Elternzeit: besonderer Schutz
Häufige Fragen
Grundsätzlich nein. Unbezahlter Urlaub ist Vereinbarungssache – der Arbeitgeber muss zustimmen. Ausnahmen: Pflegezeit, Familienpflegezeit (gesetzlicher Anspruch unter bestimmten Voraussetzungen). Tarifverträge oder Betriebsvereinbarungen können weitere Ansprüche begründen.
Die ersten 4 Wochen sind Sie noch über den Arbeitgeber versichert (nachgehender Schutz). Danach müssen Sie sich selbst versichern: freiwillig gesetzlich oder privat. Die Beiträge zahlen Sie selbst. Unbedingt vorher mit der Krankenkasse klären!
Grundsätzlich ja – unbezahlter Urlaub ist kein besonderer Kündigungsschutz. Der allgemeine Kündigungsschutz gilt aber weiter. Eine Kündigung nur wegen des unbezahlten Urlaubs wäre unwirksam. Anders bei Elternzeit oder Pflegezeit: dort besonderer Schutz.
Umstritten. Viele Verträge regeln, dass kein Urlaubsanspruch entsteht oder er gekürzt wird. Die Rechtsprechung ist nicht einheitlich. Klären Sie das vorab in der Vereinbarung. Mindestens anteilige Kürzung ist üblich.
Nicht zwingend. Längere Abwesenheiten können erwähnt werden, wenn sie für die Beurteilung relevant sind. Kurze Freistellungen werden meist nicht erwähnt. Es gibt kein Recht auf Erwähnung, aber auch kein generelles Verbot.
Fazit
Unbezahlter Urlaub ist Vereinbarungssache – es gibt keinen generellen Anspruch. Sozialversicherung (besonders Krankenversicherung) vorher klären! Vereinbarung schriftlich festhalten: Zeitraum, Rückkehr, Urlaubsanspruch, Versicherungen. Im Zeiterfassungssystem als eigene Abwesenheitsart erfassen. Bei Pflege Angehöriger: Prüfen, ob gesetzliche Ansprüche (Pflegezeit) greifen.
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