Zeiterfassung in Apotheken
Apotheken haben besondere Anforderungen: lange Öffnungszeiten, Nacht- und Notdienste und strenge Besetzungsregeln. Pharmazeutisches Personal muss immer anwesend sein. Die Zeiterfassung muss diese Besonderheiten abbilden.
Das Wichtigste in Kürze
- Lange Öffnungszeiten erfordern Schichtplanung
- Apotheker oder approbierter Vertreter muss immer anwesend sein
- Notdienste sind Arbeitszeit mit besonderen Regeln
- PTA und PKA haben unterschiedliche Befugnisse
- Zuschläge für Nacht-, Sonn- und Feiertagsarbeit
Besonderheiten in Apotheken
Öffnungszeiten
Apotheken haben oft lange Öffnungszeiten:
| Tag | Typische Öffnung |
|---|---|
| Mo-Fr | 8:00 - 18:30 |
| Sa | 8:00 - 13:00 |
| + Notdienst | Nach Zuteilung |
Besetzungsvorschriften
Eine Apotheke muss besetzt sein mit:
| Position | Pflicht |
|---|---|
| Approbierter Apotheker | Immer (oder Vertreter) |
| PTA | Können unter Aufsicht arbeiten |
| PKA | Keine pharmazeutischen Tätigkeiten |
Personalstruktur
| Position | Aufgaben |
|---|---|
| Apothekenleiter | Gesamtverantwortung |
| Apotheker | Beratung, Abgabe |
| PTA | Pharmazeutische Tätigkeiten |
| PKA | Warenwirtschaft, Verkauf |
| Boten | Lieferungen |
Zeiterfassung für Apotheken
MyTimeTracker erfasst Schichten und Notdienste – einfach und übersichtlich.
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- Keine Einrichtung nötig
Schichtplanung
Abdeckung der Öffnungszeiten
Bei langen Öffnungszeiten:
- Frühschicht: 8:00 - 16:00
- Mittelschicht: 10:00 - 18:00
- Spätschicht: 10:30 - 18:30
Apothekerbesetzung
Ein Apotheker muss anwesend sein:
- Während der gesamten Öffnungszeit
- Bei Notdienst
- Vertretung möglich (approbierter Vertreter)
Schichtwechsel
Bei Wechsel:
- Übergabe wichtig (laufende Rezepte)
- Überlappung sinnvoll
- Dokumentation (Btm-Register, etc.)
Notdienst
Zuteilung
Apotheken-Notdienst wird zugeteilt:
- Apothekerkammer legt fest
- Rund um die Uhr oder Nacht
- Sonn- und Feiertage
Arbeitszeit beim Notdienst
Der Notdienst ist Arbeitszeit:
| Element | Regel |
|---|---|
| Anwesenheit | Komplette Dienstzeit |
| Bereitschaft | Auch wenn keine Kunden |
| Unterbrechung | Nicht durch Kunden-Leerlauf |
Vergütung
Notdienst wird besonders vergütet:
- Nachtzuschlag (z.B. 25%)
- Sonntagszuschlag (z.B. 50%)
- Feiertagszuschlag (z.B. 100%)
- Plus: Notdienstgebühr (vom Kunden)
Zeiterfassung beim Notdienst
Erfassen:
- Beginn des Notdienstes (z.B. 20:00)
- Ende des Notdienstes (z.B. 8:00 nächster Tag)
- Kategorie: Notdienst
Notdienste richtig erfassen
MyTimeTracker berechnet Zuschläge automatisch – für Nacht, Sonntag und Feiertag.
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Pausen und Ruhezeiten
Pausenregelung
| Arbeitszeit | Pause |
|---|---|
| Bis 6 Stunden | Keine Pflicht |
| 6-9 Stunden | 30 Minuten |
| Über 9 Stunden | 45 Minuten |
Besetzung während Pause
Apotheke muss besetzt bleiben:
- Ablösung für Pause
- Mindestens Apotheker anwesend
- Kurze Schließung (z.B. 12:30-13:00) möglich
Ruhezeiten nach Notdienst
Nach Nachtarbeit:
- Mindestens 11 Stunden Ruhezeit
- Nach Nacht-Notdienst: Nicht sofort Frühschicht
- Planung muss Ruhezeiten berücksichtigen
Botendienst
Arbeitszeit für Boten
Lieferungen nach Hause:
- Fahrtzeit = Arbeitszeit
- Wartezeit beim Kunden = Arbeitszeit
- Mobile Zeiterfassung sinnvoll
PKA als Boten
Wenn PKA liefern:
- Normale Arbeitszeit
- Fahrtzeiten erfassen
- Ggf. Kilometergeld für privates Fahrzeug
Filialapotheken
Mehrere Standorte
Bei Filialverbund:
- Mitarbeiter können in verschiedenen Filialen arbeiten
- Fahrtzeit zwischen Filialen = Arbeitszeit
- Zentrale Zeiterfassung für alle Standorte
Vertretung
Bei Krankheit oder Urlaub:
- Vertretung aus anderer Filiale
- Arbeitszeit dort erfassen
- Fahrtzeit zusätzlich
Häufige Fragen
Fazit
Zeiterfassung in Apotheken muss Schichtbetrieb, Notdienste und strenge Besetzungsregeln abbilden. Ein System, das Zuschläge für Nacht-, Sonn- und Feiertagsarbeit automatisch berechnet, spart Verwaltungsaufwand. Wichtig ist die Planung der Ruhezeiten nach Notdiensten – hier passieren häufig Fehler.
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