Zeiterfassung im Architekturbüro und Ingenieurbüro

Architekten und Ingenieure arbeiten projektbezogen mit langen Laufzeiten. Die Zeiterfassung nach HOAI-Leistungsphasen ist branchenüblich und wichtig für die Projektkalkulation.

Das Wichtigste in Kürze

Projektbezogene Zeiterfassung ist Standard
HOAI-Leistungsphasen als Struktur
Lange Projektlaufzeiten (Jahre)
Nachkalkulation für künftige Projekte
Stundenhonorar oder Pauschalhonorar

Besonderheiten der Branche

Projektlaufzeiten

Bauprojekte dauern oft Jahre:

Phase	Typische Dauer
Akquise bis Auftrag	Wochen bis Monate
Entwurf	1-6 Monate
Genehmigung	2-6 Monate
Ausführungsplanung	2-12 Monate
Bauüberwachung	6 Monate bis Jahre

HOAI als Grundlage

Die Honorarordnung für Architekten und Ingenieure (HOAI):

LP 1: Grundlagenermittlung (2%)
LP 2: Vorplanung (7%)
LP 3: Entwurfsplanung (15%)
LP 4: Genehmigungsplanung (3%)
LP 5: Ausführungsplanung (25%)
LP 6: Vorbereitung der Vergabe (10%)
LP 7: Mitwirkung bei der Vergabe (4%)
LP 8: Objektüberwachung (32%)
LP 9: Objektbetreuung (2%)

Abrechnungsmodelle

Modell	Zeiterfassung
HOAI-Honorar	Für Nachkalkulation wichtig
Stundenhonorar	Basis für Abrechnung
Pauschalhonorar	Für Profitabilitätsprüfung

Projektzeiten erfassen

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Struktur der Zeiterfassung

Projektebene

Grundstruktur:

Projekt Wohnhaus Müller – LP 1-2 Entwurf
LP 3 Planung
LP 4 Genehmigung
LP 5 Ausführung
LP 8 Bauleitung
Projekt Bürogebäude Stadt – [Leistungsphasen]
Intern – Akquise
Wettbewerbe
Büroorganisation

Tätigkeitsarten

Tätigkeit	Beispiel
Zeichnen/CAD	Pläne erstellen
Berechnung	Statik, Mengen
Besprechung	Bauherr, Behörde
Bauleitung	Vor-Ort-Kontrolle
Korrespondenz	E-Mails, Telefonate
Fahrt	Baustelle, Behörde

Leistungsphasen im Detail

Frühe Phasen (LP 1-4)

Charakteristik:

Viel konzeptionelle Arbeit
Hoher Entwurfsanteil
Besprechungen mit Bauherr
Behördengänge

Ausführungsplanung (LP 5)

Die arbeitsintensivste Phase:

Detailzeichnungen
Viele Stunden am CAD
Koordination mit Fachplanern
Oft Zeitdruck vor Baustart

Bauüberwachung (LP 8)

Vor-Ort-Präsenz nötig:

Aspekt	Relevanz für Zeiterfassung
Baustellenbesuche	Fahrtzeit + Vor-Ort-Zeit
Bautagebuch	Zeit für Dokumentation
Abnahmen	Termine mit Nacharbeit
Nachträge	Oft zusätzlicher Aufwand

Bauleitung dokumentieren

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Fachplaner und Koordination

Spezialdisziplinen

Im Ingenieurbüro oft Fachrichtungen:

Fachrichtung	Zeiterfassung
Tragwerksplanung	Eigene Projekte
TGA (Haustechnik)	Eigene Projekte
Brandschutz	Eigene Projekte
Verkehrsplanung	Eigene Projekte

Koordination

Zeit für Abstimmung:

Planungsrunden
Schnittstellenklärung
BIM-Koordination
Kollisionsprüfung

Nachkalkulation

Warum wichtig?

Nutzen	Beschreibung
Kalkulationsgrundlage	Für künftige Angebote
Profitabilität	Lohnt sich der Auftrag?
Effizienz	Wo verlieren wir Zeit?
Honorarverhandlung	Basis für Mehraufwand

Soll-Ist-Vergleich

Vergleich der geplanten mit den tatsächlichen Stunden:

LP 3 Plan: 200 Std. | Ist: 180 Std. → ok
LP 5 Plan: 500 Std. | Ist: 720 Std. → überschritten
LP 8 Plan: 300 Std. | Ist: 250 Std. → ok
Analyse: Warum LP 5 überschritten?

Wettbewerbe

Besondere Erfassung

Architekturwettbewerbe:

Eigene Kostenstelle „Akquise/Wettbewerbe"
Oft ohne Vergütung
Wichtig für Bürostrategie
Overheadkosten kennen

Wenn gewonnen

Nach Wettbewerbsgewinn:

Projekt wird angelegt
Wettbewerbsphase separat dokumentieren
Nachfolgeauftrag als neues Projekt

Mitarbeiterkategorien

Unterschiedliche Stundensätze

Position	Typischer Satz
Partner/Inhaber	100-150 €/h
Projektleiter	80-120 €/h
Architekt/Ingenieur	60-90 €/h
Techniker/Zeichner	45-70 €/h
Praktikant	30-45 €/h

Für Kalkulation

Stunden × Stundensatz = Projektkosten

Jeder Mitarbeiter hat seinen Satz
Oder: Mischsatz für das Projekt
Wichtig für Honorarermittlung

Arbeitszeit und Deadlines

Abgabetermine

Im Planungsbüro üblich:

Deadlines für Abgaben
Spitzen vor Einreichung
Überstunden möglich
Arbeitszeitgesetz gilt trotzdem

Dokumentation

Gerade bei Mehrarbeit wichtig:

Überstunden erfassen
Für Ausgleich oder Vergütung
Max. 10 Stunden/Tag beachten
Ausgleich innerhalb 6 Monaten

Häufige Fragen

Ja, das ist branchenüblich und sehr hilfreich für die Nachkalkulation. Sie sehen, wie viel Zeit jede Phase kostet, und können künftige Projekte besser kalkulieren – ob Sie nach HOAI oder nach Pauschale abrechnen.

Dokumentieren Sie Fahrtzeit und Vor-Ort-Zeit getrennt. Fahrtzeit ist Arbeitszeit, wenn sie über normale Pendelzeiten hinausgeht. Bei mehreren Baustellen am Tag die einzelnen Projekte korrekt zuordnen.

Erfassen Sie Wettbewerbe als interne Projekte oder Akquise-Kostenstelle. So wissen Sie, wie viel Aufwand in unvergütete Wettbewerbe fließt – wichtig für die Bürostrategie.

Ja, einerseits wegen der gesetzlichen Pflicht zur Arbeitszeiterfassung, andererseits für Ihre eigene Kalkulation. Nur so wissen Sie, ob die Pauschale kostendeckend war und können künftige Angebote besser kalkulieren.

Erfassen Sie Änderungsleistungen separat – als eigene Position oder gekennzeichnet. Bei HOAI-Projekten können Änderungen zusätzliches Honorar rechtfertigen. Die Zeiterfassung ist Ihr Nachweis für Mehraufwand.

Fazit

Zeiterfassung in Architektur- und Ingenieurbüros sollte projektbezogen und nach Leistungsphasen strukturiert sein. Die langen Projektlaufzeiten erfordern eine kontinuierliche Dokumentation. Die Nachkalkulation nach Projektabschluss liefert wertvolle Erkenntnisse für künftige Projekte. Auch bei Pauschalhonorar ist die Zeiterfassung wichtig – für die eigene Kalkulation und zur Erfüllung der gesetzlichen Pflicht.

Zeiterfassung im Architekturbüro und Ingenieurbüro