Zeiterfassung für Immobilienmakler und Hausverwaltungen

Zwischen Büro, Besichtigung und Notartermin – Immobilienprofis sind viel unterwegs. Die Zeiterfassung muss diese Mobilität abbilden und gleichzeitig die Dokumentationspflicht erfüllen.

Das Wichtigste in Kürze

Viel Außendienst: Besichtigungen, Termine vor Ort
Büroarbeit: Exposés, Verträge, Verwaltung
Fahrzeiten als Arbeitszeit?
Projektbezogene Erfassung für Abrechnung
Mobile Zeiterfassung unverzichtbar

Besonderheiten der Branche

Arbeitsalltag

Typischer Tag:

Zeit	Tätigkeit	Ort
9:00	Büroarbeit	Büro
11:00	Besichtigung 1	Objekt A
12:30	Besichtigung 2	Objekt B
14:00	Mittagspause
15:00	Kundenberatung	Büro
17:00	Notartermin	Notar
18:30	Abendbesichtigung	Objekt C

Arbeitszeitstruktur

Was kennzeichnend ist:

Außendienst – Besichtigungen
Termine vor Ort
Notartermine
Büroarbeit – Exposés erstellen
Telefonate
Verwaltung
Fahrzeiten – Zwischen Terminen
Flexible Zeiten – Abendtermine
Wochenendbesichtigungen

Herausforderungen

Was schwierig ist:

Herausforderung	Beschreibung
Mobilität	Ständig unterwegs
Flexible Zeiten	Abend/Wochenende
Fahrzeiten	Arbeitszeit oder nicht?
Kundenabhängig	Termine nach Kundenwunsch
Provision vs. Gehalt	Unterschiedliche Modelle

Mobil erfassen

MyTimeTracker funktioniert im Büro und unterwegs – per App oder Web.

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Zeiterfassung für verschiedene Rollen

Angestellte Makler

Fest angestellt:

Erfassung	Beschreibung
Arbeitsbeginn	Büro oder erster Termin
Termine	Automatisch oder manuell
Pausen	Erfassen
Arbeitsende	Büro oder letzter Termin

Hausverwaltung

Verwaltungsaufgaben:

Büroarbeit – Abrechnungen
Mieterkommunikation
Buchhaltung
Objektbegehungen – Regelmäßige Kontrolle
Abnahmen/Übergaben
Handwerkerkoordination – Termine vor Ort
Eigentümerversammlungen – Oft abends

Selbstständige Makler

Ohne Pflicht, aber sinnvoll:

Grund	Nutzen
Kalkulation	Effektiver Stundenlohn
Abrechnung	Bei Aufwandshonoraren
Steuern	Nachweise
Selbstkontrolle	Arbeitszeit im Blick

Fahrzeiten und Außentermine

Fahrzeiten als Arbeitszeit?

Rechtliche Einordnung:

Situation	Arbeitszeit?
Büro → Termin	Ja, wenn direkt
Termin → Termin	Ja
Wohnung → Büro	Nein (Pendelzeit)
Wohnung → Erster Termin	Nur was über normale Pendelzeit hinausgeht

Außentermine erfassen

Praktische Umsetzung:

Termin anlegen – Objekt/Kunde
Adresse
Geplante Dauer
Bei Ankunft – Einstempeln (App)
Nach Termin – Ausstempeln
Optional – Notizen, Ergebnis

GPS-Tracking

Optional nutzen:

Vorteil	Nachteil
Automatische Erfassung	Datenschutz
Nachweis des Ortes	Überwachungsgefühl
Kilometerabrechnung	Zustimmung nötig

Termine und Büro

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Projektbezogene Erfassung

Warum sinnvoll

Vorteile:

Vorteil	Beschreibung
Kalkulation	Aufwand pro Objekt kennen
Abrechnung	Bei Aufwandshonorar
Nachvollziehbarkeit	Was wurde wann gemacht
Optimierung	Prozesse verbessern

Projektstruktur

Typische Gliederung:

Objekt: Musterstraße 1 – Aufnahme/Bewertung
Exposé erstellen
Vermarktung
Besichtigungen
Verhandlung
Abschluss/Notar
Objekt: Beispielweg 5 – [gleiche Struktur]

Auswertung

Was erkennbar wird:

Kennzahl	Nutzen
Stunden pro Objekt	Aufwandsschätzung
Stunden bis Verkauf	Effizienz
Verhältnis Akquise/Verkauf	Conversion
Aufwand Büro/Außen	Ressourcenplanung

Flexible Arbeitszeiten

Abend- und Wochenendtermine

Typisch in der Branche:

Abendbesichtigungen – 18:00-20:00 häufig
Wochenende – Samstag Besichtigungen
Spontane Termine – Kundenabhängig
Ausgleich – Arbeitszeitkonto

Arbeitszeitgesetz beachten

Auch bei Flexibilität:

Regel	Anforderung
Max. 10 Stunden/Tag	Absolute Grenze
11 Stunden Ruhezeit	Zwischen Arbeitstagen
Durchschnitt 8 Stunden	Über 6 Monate
Dokumentation	Pflicht

Arbeitszeitkonto

Für Ausgleich nutzen:

Überstunden sammeln
In ruhigen Zeiten abbauen
Transparenz schaffen
Freizeitausgleich ermöglichen

Hausverwaltung speziell

Objektbezogene Erfassung

Für Abrechnung relevant:

Tätigkeit	Objekt zuordnen
Objektbegehung	Ja
Handwerkertermin	Ja
Nebenkostenabrechnung	Ja
Eigentümerversammlung	Ja
Allg. Verwaltung	Anteilig

Eigentümerversammlungen

Oft abends:

Vorbereitung – Tagesordnung, Unterlagen
Versammlung selbst – Oft 19:00-22:00
Nachbereitung – Protokoll
Arbeitszeit – Alles Arbeitszeit!

Häufige Fragen

Ja, Fahrten von Termin zu Termin sind Arbeitszeit. Anders bei der Fahrt von zu Hause zum ersten Termin: Nur was über die normale Pendelzeit hinausgeht, zählt. Bei Wegezeiten vom Büro zu Terminen ist alles Arbeitszeit.

Ja, alle Arbeitszeit muss erfasst werden – auch Abendtermine und Wochenendbesichtigungen. Das Arbeitszeitgesetz gilt unabhängig von der Tageszeit. Achten Sie auf Ruhezeiten und Tageshöchstarbeitszeit.

Sie müssen nicht gesetzlich, aber es ist sehr empfehlenswert. So kennen Sie Ihren tatsächlichen Stundenlohn und können besser kalkulieren. Bei Aufwandshonoraren ist die Dokumentation ohnehin nötig.

Ja, viele Zeiterfassungssysteme erlauben projektbezogene Erfassung. Sie legen Objekte als Projekte an und buchen Ihre Zeit darauf. So sehen Sie, wie viel Aufwand jedes Objekt verursacht.

Wenn Sie erreichbar sein müssen und nicht frei über Ihre Zeit verfügen, ist das Arbeitszeit. Wenn Sie nur gelegentlich angerufen werden könnten, aber sonst frei sind, ist es Rufbereitschaft – keine volle Arbeitszeit, aber zu vergüten.

Fazit

Immobilienprofis brauchen eine mobile Zeiterfassung, die Büroarbeit und Außentermine gleichermaßen abdeckt. Projektbezogene Erfassung liefert wertvolle Erkenntnisse über den Aufwand pro Objekt. Fahrzeiten, Abendtermine und flexible Arbeitsmodelle sind die Norm – die Zeiterfassung muss das abbilden und gleichzeitig die Einhaltung des Arbeitszeitgesetzes sicherstellen.

Zeiterfassung für Immobilienmakler und Hausverwaltungen