Gebäudereinigung: Zeiterfassung für Minijobber

Gebäudereinigung: Zeiterfassung für Minijobber

Die Gebäudereinigung hat besondere Anforderungen: Viele Einsatzorte, oft Minijobber, Split-Schichten und strenge Mindestlohn-Dokumentation. Wie setzt man Zeiterfassung hier sinnvoll um?

Das Wichtigste in Kürze

• Gebäudereinigung unterliegt der Mindestlohn-Dokumentationspflicht
• Mobile Erfassung ist bei wechselnden Objekten unverzichtbar
• Objektbezogene Buchung ermöglicht Nachkalkulation
• Viele Minijobber erfordern einfache Lösungen
• Split-Schichten (morgens und abends) müssen abbildbar sein

Besonderheiten der Branche

Wechselnde Einsatzorte

Typisch:

• Morgens: Bürogebäude A (6-9 Uhr)
• Mittags: Praxis B (12-14 Uhr)
• Abends: Bürogebäude C (17-20 Uhr)

Herausforderung: Kein fester Arbeitsort, mehrere Objekte pro Tag.

Viele geringfügig Beschäftigte

In der Reinigung üblich:

• Hoher Anteil Minijobber
• Teilzeitkräfte
• Viele Mitarbeiter, wenige Stunden

Folge: Zeiterfassung muss für viele Nutzer funktionieren.

Split-Schichten

Typisch:

• Frühschicht: 6-9 Uhr
• Pause/frei: 9-17 Uhr
• Spätschicht: 17-20 Uhr

Anforderung: System muss mehrere Buchungen pro Tag erlauben.

Mindestlohn-Dokumentation

Gesetzliche Pflicht: Reinigungsbranche gehört zu den dokumentationspflichtigen Branchen nach MiLoG.

Zu dokumentieren:

• Beginn der Arbeitszeit
• Ende der Arbeitszeit
• Dauer der Arbeitszeit

Dokumentationspflicht nach MiLoG

Wer ist betroffen?

Gebäudereinigung (NACE 81.2):

• Alle Arbeitgeber
• Alle Arbeitnehmer (auch geringfügig)
• Keine Bagatellgrenze

Was muss dokumentiert werden?

Für jeden Arbeitstag:

Bei mehreren Einsätzen: Jeden Einsatz separat erfassen.

Aufbewahrung

Mindestens 2 Jahre:

• Ab Ende des Kalenderjahres
• Bereithalten für Prüfung
• Bei Kontrolle vorlegen können

Kontrollen

Zoll prüft:

• Stichprobenartig
• Angekündigt oder unangekündigt
• Arbeitszeitaufzeichnungen

Bei Verstößen: Bußgelder bis 30.000 €.

Methoden der Zeiterfassung

1. Smartphone-App

Ideal für Reinigung:

• Jeder hat sein Handy dabei
• Stempeln am Einsatzort
• Objekt/Kunde auswählen
• Mehrere Buchungen pro Tag

Vorteile:

• Flexibel bei wechselnden Objekten
• Keine Hardware-Investition
• GPS-Nachweis möglich

Einrichtung:

• App für alle Mitarbeiter
• Objekte/Kunden anlegen
• Kurze Einweisung

2. NFC-Tags an Objekten

Funktionsweise:

• NFC-Tag im Objekt (versteckt)
• Mitarbeiter hält Handy dran
• Automatische Objekterkennung

Vorteile:

• Nachweis: War wirklich vor Ort
• Einfache Bedienung
• Günstige Tags (1-2 €)

Umsetzung:

• Tags an jedem Objekt installieren
• Mit App verknüpfen
• Mitarbeiter einweisen

3. Feste Terminals im Objekt

Für Großobjekte:

• Reinigungsterminal im Gebäude
• Chip oder Karte stempeln
• Vom Auftraggeber oder selbst

Vorteile:

• Keine private Geräte nötig
• Manipulationssicher
• Einfach für Mitarbeiter

Nachteile:

• Nur für größere Objekte
• Hardware-Kosten
• Abstimmung mit Auftraggeber

4. Objektleiter erfasst für Team

Bei kleinen Teams:

• Eine Person erfasst alle
• Ankunft und Abgang notieren
• Zentral in System eingeben

Vorteile:

• Nicht jeder braucht App
• Einheitliche Erfassung

Nachteile:

• Abhängig von einer Person
• Weniger genau

Objektbezogene Zeiterfassung

Warum wichtig?

Nutzen:

• Nachkalkulation pro Objekt
• Rentabilität erkennen
• Angebote verbessern
• Stundennachweis für Auftraggeber

Objektstruktur

Empfohlene Hierarchie:

• Objekt/Standort – Tätigkeit (optional)

Beispiel:

• Bürohaus Hauptstraße 5
• Wohnanlage Parkweg 12
• Praxis Dr. Schmidt

Einfache Buchung

Für Reinigungskräfte:

• Max. 3 Klicks bis zur Buchung
• Favoriten/Letzte Objekte
• Große Buttons (auch mit Handschuhen)

Auswertung pro Objekt

Sie sehen:

• Gesamtstunden pro Objekt
• Ist vs. Soll (kalkulierte Stunden)
• Kosten pro Objekt
• Rentabilität

Besondere Situationen

Minijobber

520-Euro-Grenze:

• Max. 520 €/Monat
• Bei Mindestlohn: Ca. 43 Stunden/Monat
• Zeiterfassung verhindert Überschreitung

Monitoring: System warnt bei Annäherung an Grenze.

Split-Schichten

Mehrere Einsätze pro Tag:

• Morgens einstempeln → ausstempeln
• Pause (unbezahlt)
• Abends einstempeln → ausstempeln

Im System: Mehrere Buchungen pro Tag möglich.

Fahrtzeiten

Zwischen Objekten:

• Oft Arbeitszeit (vom Arbeitgeber angeordnet)
• Separat erfassen oder Objekt zuordnen
• Im Arbeitsvertrag regeln

Schlüsselübergabe

Zeit für Schlüssel holen/bringen:

• Zählt als Arbeitszeit
• Separat erfassen oder pauschal

Praktische Tipps

Für Reinigungsunternehmen

Einrichtung:

1. Alle Objekte im System anlegen
2. Mitarbeiter Objekten zuordnen
3. App verteilen und erklären
4. NFC-Tags anbringen (optional)

Laufend:

• Wöchentlich Stunden prüfen
• Monatlich Objektauswertung
• Mindestlohn-Compliance prüfen

Für Reinigungskräfte

Tägliche Routine:

1. Ankunft am Objekt → Einstempeln
2. Objekt auswählen
3. Arbeit erledigen
4. Vor Verlassen → Ausstempeln

Bei Problemen:

• Objektleiter informieren
• Nachtrag am gleichen Tag

Fehler vermeiden

Häufige Fehler:

• Vergessen zu stempeln
• Falsches Objekt gewählt
• Keine Pause gebucht

Lösungen:

• Erinnerungsfunktion
• Objektauswahl vereinfachen
• Pausenerinnerung

Auswahl der richtigen Lösung

Checkliste für Reinigungsunternehmen

Muss-Kriterien: ☐ Mobile App (iOS + Android) ☐ Objektbezogene Buchung ☐ Mehrere Buchungen pro Tag ☐ Einfache Bedienung ☐ MiLoG-konforme Dokumentation ☐ Export für Lohnbuchhaltung

Kann-Kriterien: ☐ NFC-Unterstützung ☐ GPS-Standort ☐ Minijob-Monitoring ☐ Auftraggeber-Reports

Preis beachten

Bei vielen Mitarbeitern:

• Preis pro Nutzer wichtig
• Oft günstigere Staffeln
• Manchmal Pauschalpreise

Häufige Fragen zur Reinigungszeiterfassung

Fazit

Zeiterfassung in der Gebäudereinigung muss mobil, objektbezogen und einfach sein. Die Mindestlohn-Dokumentationspflicht macht sie ohnehin zur Pflicht. Mit der richtigen App und klaren Prozessen wird die Zeiterfassung zum wertvollen Werkzeug für Nachkalkulation und Compliance.