Zeiterfassung für Steuerberater und Wirtschaftsprüfer

Steuerberater und Wirtschaftsprüfer arbeiten mandantenbezogen mit saisonalen Spitzen. Die Zeiterfassung ist Grundlage für Abrechnung und Kalkulation.

Das Wichtigste in Kürze

Mandantenzeit ist Basis für Gebührenabrechnung
StBVV/WPO erlauben Zeitgebühren
Jahresabschluss-Saison als Spitzenzeit
Interne Tätigkeiten getrennt erfassen
Dokumentation für Haftungsfragen wichtig

Besonderheiten der Branche

Gebührenabrechnung

Steuerberater rechnen nach:

Grundlage	Beschreibung
StBVV	Steuerberatervergütungsverordnung
Gegenstandswert	Wert der Sache (z.B. Bilanzsumme)
Zeitgebühr	Nach Stunden (30-75 € lt. StBVV)
Pauschalhonorar	Vereinbarte Pauschale

Für Wirtschaftsprüfer

WP rechnen oft nach:

WPO (Wirtschaftsprüferordnung)
Zeitaufwand (Stundensätze)
Gegenstandswert bei Prüfungen
Individuelle Vereinbarungen

Saisonale Spitzen

Jan-Mai: Jahresabschluss-Saison (Hochlast)
Mai-Jul: Steuererklärungen (Hochlast)
Jul-Sep: Etwas ruhiger
Okt-Dez: Vorbereitung Jahresabschluss
Dezember: Ruhiger, aber Jahresabschlussvorbereitungen

Mandantenzeiten erfassen

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Struktur der Zeiterfassung

Mandantenebene

Grundstruktur:

Mandant A (GmbH) – Jahresabschluss 2025
Lohnbuchhaltung monatlich
Steuererklärungen 2025
Beratung ad hoc
Mandant B (Freiberufler) – Einnahmenüberschussrechnung
Steuererklärung
Intern – Fortbildung
Kanzleiorganisation

Tätigkeitsarten

Tätigkeit	Beispiel
Jahresabschluss	Bilanz, GuV erstellen
Steuererklärungen	ESt, USt, GewSt
Lohn	Monatliche Abrechnungen
Finanzbuchhaltung	Laufende Buchführung
Beratung	Gestaltung, Fragen
Korrespondenz	Finanzamt, Mandant

Zeitgebühr nach StBVV

Wann Zeitgebühr?

Die Zeitgebühr ist zulässig für:

Beratung
Gutachten
Tätigkeiten ohne Gegenstandswert
Vereinbarte Abrechnung nach Zeit

Rahmen der Zeitgebühr

StBVV	Betrag pro halbe Stunde
Mindestgebühr	30 €
Höchstgebühr	75 €
Üblich	Dazwischen nach Schwierigkeit

Dokumentation

Für Zeitgebühren erforderlich:

Genaue Zeitaufschreibung
Tätigkeitsbeschreibung
Zuordnung zum Auftrag
Nachvollziehbare Abrechnung

Jahresabschluss-Projekte

Projektstruktur

Für größere Mandate:

Abstimmung Buchhaltung
Abschlussbuchungen
Bilanz erstellen
GuV erstellen
Anhang
Lagebericht (wenn erforderlich)
Review intern
Besprechung Mandant

Zeiterfassung pro Phase

Für Kalkulation wichtig:

Phase	Typischer Anteil
Vorbereitung	10-15%
Abschlussbuchungen	30-40%
Erstellung	30-40%
Qualitätskontrolle	10-15%
Besprechung	5-10%

Projektzeiten auswerten

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Laufende Mandate

Monatliche Tätigkeiten

Regelmäßige Aufgaben:

Tätigkeit	Häufigkeit
Lohnabrechnung	Monatlich
Finanzbuchhaltung	Monatlich/quartalsweise
USt-Voranmeldung	Monatlich/quartalsweise
ZM	Bei Bedarf

Pauschalabrechnung

Bei Pauschalhonoraren:

Trotzdem Zeit erfassen (intern)
Profitabilität prüfen
Nachkalkulation möglich
Basis für Preisanpassungen

Interne Zeiten

Was gehört dazu?

Tätigkeit	Intern
Fortbildung	Ja
Fachliteratur	Ja
Kanzleiorganisation	Ja
Teambesprechungen	Ja
Akquise	Ja
Mandantenpflege (ohne Auftrag)	Grenzbereich

Warum erfassen?

Gesetzliche Pflicht
Overhead-Kosten kennen
Kapazitätsplanung
Realistische Kalkulation

Compliance und Qualitätssicherung

Dokumentation für Haftung

Zeiterfassung als Beleg:

Wann wurde was bearbeitet?
Sorgfältiger Umgang nachweisbar
Bei Regressforderungen relevant
Aufbewahrung empfohlen

Qualitätskontrolle

Zeit für Review einplanen:

4-Augen-Prinzip
Senior prüft Junior
Zeit als QM-Nachweis

Kanzleiorganisation

Teams und Bereiche

Bereich	Typische Struktur
Jahresabschlüsse	Team mit Seniors
Steuererklärungen	Gemischtes Team
Lohn	Spezialisiertes Team
Finanzbuchhaltung	Sachbearbeiter

Auswertungen

Was die Zeiterfassung liefert:

Stunden pro Mandant
Profitabilität pro Mandant
Auslastung pro Mitarbeiter
Saisonale Vergleiche

Arbeitszeit in der Saison

Hohe Belastung

In der Hochsaison:

Überstunden sind üblich
Arbeitszeitgesetz beachten
Max. 10 Stunden pro Tag
Ausgleich in ruhiger Zeit

Dokumentation wichtig

Gerade in Spitzenzeiten:

Jede Stunde erfassen
Überstunden dokumentieren
Für Ausgleich oder Vergütung
Arbeitszeitgesetz-Compliance

Häufige Fragen

Ja, auch Steuerberater und ihre Angestellten unterliegen dem Arbeitszeitgesetz. Die Zeiterfassung ist gesetzlich vorgeschrieben. Für die Abrechnung nach Zeitgebühr brauchen Sie ohnehin eine genaue Dokumentation.

Mindestens pro Mandat und Auftragsart (z.B. Jahresabschluss, Steuererklärung). Für größere Projekte empfiehlt sich eine weitere Unterteilung nach Tätigkeiten. Das hilft bei der Nachkalkulation und Abrechnung.

Auch allgemeine Beratungsgespräche, E-Mails und Telefonate sollten dem Mandanten zugeordnet werden. Selbst wenn nicht jede Minute abgerechnet wird, ist die Dokumentation für die Gesamtkalkulation wichtig.

Auch bei Pauschalen sollten Sie die Zeit erfassen – intern. So sehen Sie, ob die Pauschale kostendeckend ist, und haben eine Basis für Preisanpassungen oder Nachverhandlungen.

Als selbstständiger Steuerberater gilt das Arbeitszeitgesetz nicht für Sie persönlich. Für Ihre Angestellten gilt es jedoch uneingeschränkt – auch in der Jahresabschlusssaison. Hier müssen Höchstarbeitszeiten eingehalten werden.

Fazit

Zeiterfassung in Steuerberatung und Wirtschaftsprüfung ist doppelt wichtig: für die Gebührenabrechnung und für die gesetzliche Compliance. Eine Struktur nach Mandanten und Aufträgen ermöglicht transparente Abrechnung und realistische Kalkulation. Gerade in der Hochsaison ist die Dokumentation der Überstunden wichtig – das Arbeitszeitgesetz gilt auch für Kanzleimitarbeiter.

Zeiterfassung für Steuerberater und Wirtschaftsprüfer