Zeiterfassung für Veranstaltungen und Events

Aufbau, Event, Abbau – Zeiterfassung in einer Branche, die nie stillsteht.

Das Wichtigste in Kürze

Eventbranche: Projektbasiert, unregelmäßig
Lange Tage bei Events üblich
Arbeitszeitgesetz gilt trotzdem
Mobile Erfassung unverzichtbar
Freie Mitarbeiter einbinden

Besonderheiten der Branche

Was Events anders macht

Herausforderungen:

Faktor	Auswirkung
Projektarbeit	Wechselnde Einsätze
Unregelmäßige Zeiten	Abends, Wochenenden
Lange Tage	Aufbau, Event, Abbau
Wechselnde Orte	Mobil unterwegs
Zeitdruck	Deadline = Eventstart

Wer ist betroffen

Tätigkeitsfelder:

Veranstaltungstechnik – Ton, Licht, Video
Messebau – Standaufbau, Dekoration
Catering – Vor-Ort-Service
Eventmanagement – Planung, Koordination
Security – Sicherheitsdienst
Hostessen/Promoter – Kundenbetreuung

Mobil am Event

MyTimeTracker funktioniert auch unterwegs – per App von jedem Standort.

Sofort einsatzbereit
DSGVO-konform
Keine Einrichtung nötig

Kostenlos testen

Arbeitszeitrechtliche Herausforderungen

Lange Arbeitstage

Was das Gesetz sagt:

Regel	Anwendung
8h Regelarbeitszeit	Oft überschritten
10h Maximum	Auch am Eventtag
11h Ruhezeit	Zwischen den Tagen
Ausgleich	In 6 Monaten

Ausnahmen nutzen

Möglichkeiten:

§ 14 Außergewöhnliche Fälle – Vorübergehend, unvermeidbar
Tarifvertrag – Kann abweichen
Ausgleich – Innerhalb von 6 Monaten
Aber: Grenzen bleiben – Gesundheitsschutz

Dokumentation

Besonders wichtig:

Was	Warum
Tägliche Arbeitszeit	Gesetzliche Pflicht
Überstunden	Für Ausgleich
Ruhezeiten	Nachweis Einhaltung
Pausen	Müssen erfolgt sein

Praktische Umsetzung

Projektzuordnung

Zeit dem Event zuordnen:

Phase	Buchung
Vorbereitung	Projekt + Phase "Planung"
Aufbau	Projekt + Phase "Aufbau"
Event	Projekt + Phase "Durchführung"
Abbau	Projekt + Phase "Abbau"
Nachbereitung	Projekt + Phase "Abschluss"

Mobile Erfassung

Am Veranstaltungsort:

App-Check-in – Bei Ankunft stempeln
Pausenbuchung – Nicht vergessen
Projektwechsel – Bei mehreren Events
Check-out – Beim Verlassen
Offline-Fähigkeit – Auch ohne Netz

Projekte tracken

MyTimeTracker ordnet Zeit automatisch den richtigen Events zu.

Sofort einsatzbereit
DSGVO-konform
Keine Einrichtung nötig

14 Tage kostenlos testen

Freie Mitarbeiter

Abgrenzung

Wer ist wer:

Angestellt	Freiberuflich
ArbZG gilt	Nicht direkt
Zeiterfassung Pflicht	Für Abrechnung sinnvoll
Weisungsgebunden	Eigenverantwortlich
Sozialversichert	Selbst versichert

Freelancer integrieren

Praktische Lösung:

Separater Zugang – Eigenes Login
Projektzuordnung – Nur ihre Events
Stundennachweise – Für Rechnung
Datenschutz – Nur nötige Daten
Abrechnung – Export für Rechnung

Scheinselbständigkeit

Achtung:

Risiko	Vermeidung
Weisungsgebunden	Eigenständig arbeiten lassen
Nur ein Auftraggeber	Verschiedene Kunden
Feste Arbeitszeiten	Flexibilität
Im Zweifel	Rechtlich prüfen

Spezielle Situationen

Mehrtägige Events

Messe, Festival etc.:

Herausforderung	Lösung
Lange Tage	Schichten planen
Ruhezeiten	Zwischen Tagen einhalten
Unterkunft	Wenn nötig
Dokumentation	Tagesgenau

Reisezeit

Zum Veranstaltungsort:

Anreise vom Büro – Arbeitszeit
Anreise von zu Hause – Teilweise (minus Pendelzeit)
Auf dem Event – Alles Arbeitszeit
Abreise – Wie Anreise
Übernachtung – Ruhezeit

Nachtarbeit

Oft unvermeidlich:

Aspekt	Regelung
Definition	23-6 Uhr
Dauer	Max. 8h in 24h
Zuschlag	Oft tariflich
Gesundheit	Untersuchung anbieten

Häufige Fragen

Grundsätzlich nicht ohne Weiteres. § 14 ArbZG erlaubt Abweichungen bei außergewöhnlichen Fällen (unvorhersehbar, unvermeidbar). Ein geplantes Event ist nicht unvorhersehbar. Tarifverträge können mehr Spielraum bieten. Im Zweifel: Schichten planen, Personal aufstocken.

Projektzuordnung nutzen: Jedes Event ist ein Projekt. Bei Wechsel während des Tages: Projekt wechseln. Die Gesamtarbeitszeit ergibt sich aus der Summe. Wichtig: Die Gesamt-Arbeitszeit zählt, nicht pro Event, für das Arbeitszeitgesetz.

Nicht im Sinne des Arbeitszeitgesetzes – das gilt nur für Arbeitnehmer. Aber: Für die Abrechnung brauchen Freelancer Stundennachweise. Und Auftraggeber sollten aufpassen, dass keine Scheinselbständigkeit entsteht (z.B. durch enge Zeitvorgaben).

Bereitschaft am Veranstaltungsort (Sie müssen da sein, auch wenn gerade nichts zu tun ist) ist Arbeitszeit. Anders als Rufbereitschaft, bei der Sie frei wählen, wo Sie sind. Bei Events ist meist Anwesenheit gefordert = Arbeitszeit.

Ja, und das ist sehr sinnvoll. Projektzeiterfassung liefert Nachweise für Kundenrechnungen. Besonders bei Abrechnung nach Aufwand (T&M) unverzichtbar. Auch bei Pauschalaufträgen: Nachkalkulation hilft, künftige Angebote besser zu kalkulieren.

Fazit

Die Eventbranche ist herausfordernd für die Zeiterfassung: unregelmäßige Zeiten, lange Tage, wechselnde Orte. Das Arbeitszeitgesetz gilt trotzdem – Ausnahmen sind eng begrenzt. Mobile Erfassung mit Projektzuordnung ist der Schlüssel. Freelancer einbinden, aber Scheinselbständigkeit vermeiden. Dokumentation schützt – bei Prüfungen und gegenüber Kunden.

Zeiterfassung für Veranstaltungen und Events