Dienstplanung in der Kita

Kitas müssen Öffnungszeiten abdecken und gleichzeitig den Betreuungsschlüssel einhalten. Das erfordert präzise Dienstplanung – mit Puffern für Krankheit und Urlaub.

Das Wichtigste in Kürze

Betreuungsschlüssel ist gesetzlich vorgeschrieben
Lange Öffnungszeiten erfordern Schichtsystem
Randzeiten oft schwierig zu besetzen
Ausfall durch Krankheit einplanen
Qualifikationsmix beachten

Besonderheiten in Kitas

Betreuungsschlüssel

Der Personalschlüssel ist landesspezifisch:

Altersgruppe	Typischer Schlüssel
Krippe (0-3)	1:3 bis 1:5
Kindergarten (3-6)	1:8 bis 1:12
Hort (ab 6)	1:10 bis 1:15

Hinweis: Die genauen Werte unterscheiden sich je nach Bundesland!

Öffnungszeiten

Kitas haben oft lange Öffnungszeiten:

Frühdienst: 7:00-8:00
Kernzeit: 8:00-16:00
Spätdienst: 16:00-17:30
Gesamt: 10,5 Stunden

Personalstruktur

Position	Aufgaben
Kita-Leitung	Organisation, Personal
Erzieher/in	Gruppenbetreuung
Kinderpfleger/in	Unterstützung
Praktikanten	Begleitung
Springer	Vertretung

Dienstplanung für Kitas

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Schichtmodelle

Grundstruktur

Bei 10-Stunden-Öffnung:

Frühdienst: 7:00-15:00 (8h)
Mitteldienst: 8:00-16:00 (8h)
Spätdienst: 9:30-17:30 (8h)
Rotation: Wöchentlich oder täglich

Überlappung in der Kernzeit

In der Hauptbetreuungszeit:

Uhrzeit	Personal
7:00-8:00	Frühdienst (1-2 Personen)
8:00-9:30	Früh + Mittel
9:30-15:00	Alle drei Schichten (Maximum)
15:00-16:00	Mittel + Spät
16:00-17:30	Spätdienst (1-2 Personen)

Randzeiten

Früh- und Spätdienst sind oft unbeliebt:

Faire Verteilung wichtig
Wünsche berücksichtigen
Zulagen für Randzeiten möglich
Teilzeitkräfte einbeziehen

Betreuungsschlüssel einhalten

Berechnung

Wie viele Kinder pro Fachkraft?

Kinder in Gruppe: 22
Schlüssel: 1:11
Mindestpersonal: 2 Fachkräfte
Empfohlen: Puffer einplanen

Ausfallzeiten einrechnen

Realistische Personalplanung:

Faktor	Berücksichtigung
Urlaub	30 Tage/Jahr
Krankheit	ca. 15 Tage/Jahr
Fortbildung	5-10 Tage/Jahr
Verfügung	5+ Tage/Jahr

Mindestbesetzung nie unterschreiten

Wenn der Schlüssel nicht eingehalten werden kann:

Gruppe zusammenlegen
Kinder früher abholen lassen
Im Notfall: Teile schließen
Dokumentation wichtig

Betreuungsschlüssel im Blick

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Vertretungsplanung

Krankheit

Bei kurzfristigem Ausfall:

Maßnahme	Wann
Springer einsetzen	Wenn vorhanden
Dienst tauschen	Wenn möglich
Überstunden	Kurzfristig
Gruppen zusammen	Wenn Schlüssel hält
Eingeschränkter Betrieb	Notfall

Springer-Pool

Empfohlene Struktur:

Eigene Springer (fest angestellt)
Springer aus anderen Gruppen
Kooperation mit Nachbar-Kitas
Vertretungskräfte (befristet)

Verfügungszeit

Was ist Verfügungszeit?

Zeit für Aufgaben außerhalb der Betreuung:

Tätigkeit	Beispiel
Vorbereitung	Material, Angebote
Dokumentation	Entwicklungsberichte
Elterngespräche	Geplante Termine
Teambesprechungen	Wöchentlich
Fortbildung	Extern oder intern

Planung der Verfügungszeit

Im Dienstplan berücksichtigen:

Anteil an Arbeitszeit (z.B. 15-20%)
Feste Zeiten oder flexibel
Außerhalb der Kinderbetreuung
Schlüssel trotzdem einhalten

Teilzeitkräfte

Integration in den Dienstplan

Viele Erzieher arbeiten Teilzeit:

Modell	Einsatz
Vormittags (6h)	Kernzeit abdecken
Nachmittags (4h)	Spätdienst
3 Tage/Woche	Feste Tage
Flexibel	Nach Bedarf

Herausforderung Kommunikation

Bei vielen Teilzeitkräften:

Übergaben organisieren
Infos für alle zugänglich
Dienstplan-App hilfreich
Teambesprechungen für alle

Pädagogische Anforderungen

Gruppenbindung

Kinder brauchen feste Bezugspersonen:

Nicht täglich wechseln
Bezugserzieher-System
Kontinuität im Dienstplan
Eingewöhnung beachten

Qualifikationsmix

In jeder Gruppe:

Anforderung	Grund
Mind. 1 Fachkraft	Gesetzlich vorgeschrieben
Ausbildungsmix	Junior + Senior
Spezialwissen	Sprachförderung, Integration

Häufige Fragen

Zunächst: Springer einsetzen, Dienste tauschen, Überstunden. Wenn nichts hilft: Gruppen zusammenlegen, solange der Schlüssel hält. Im Notfall: Eingeschränkter Betrieb oder Teilschließung. Wichtig: Eltern informieren und dokumentieren.

Faire Rotation ist der Schlüssel: Jeder macht regelmäßig Früh- und Spätdienst. Wünsche können berücksichtigt werden, aber nicht zulasten anderer. Teilzeitkräfte für bestimmte Zeiten einsetzen. Transparenz im Team wichtig.

Verfügungszeit ist Arbeitszeit außerhalb der Kinderbetreuung. Planen Sie diese Zeiten fest ein – z.B. nachmittags, wenn weniger Kinder da sind. Der Betreuungsschlüssel muss während der Betreuungszeit trotzdem eingehalten werden.

Überstunden können im Notfall angeordnet werden, aber nicht unbegrenzt. Das Arbeitszeitgesetz gilt auch für Erzieher. Besser: Springer-Pool aufbauen und Vertretungsregelungen im Voraus planen.

Grundlage ist der landesspezifische Betreuungsschlüssel. Rechnen Sie dann Ausfallzeiten (Urlaub, Krankheit, Fortbildung) hinzu. Als Faustregel: 15-20% Aufschlag auf das rechnerische Minimum für einen stabilen Betrieb.

Fazit

Dienstplanung in der Kita erfordert Balance: Der Betreuungsschlüssel muss eingehalten werden, gleichzeitig gibt es lange Öffnungszeiten und viele Teilzeitkräfte. Ein durchdachtes Schichtmodell mit Frühplan, Mitteldienst und Spätdienst sorgt für Abdeckung. Wichtig: Puffer für Ausfälle einplanen und einen Springer-Pool aufbauen. Die Qualität der Betreuung hängt von stabiler Personalplanung ab.

Dienstplanung in der Kita