Unterbesetzung vermeiden: Strategien für die Planung

Unterbesetzung vermeiden: Strategien für die Planung

Unterbesetzung ist der Albtraum jeder Schichtplanung: Zu wenig Personal führt zu Stress, Überstunden, sinkender Qualität und unzufriedenen Kunden. Mit den richtigen Strategien lässt sich Unterbesetzung vermeiden oder zumindest abmildern.

Das Wichtigste in Kürze

• Unterbesetzung hat hohe direkte und indirekte Kosten
• Präventive Planung ist besser als reaktives Krisenmanagement
• Puffer für Abwesenheiten sollten fest eingeplant werden
• Ein Springer-Pool bietet Flexibilität bei kurzfristigen Ausfällen
• Regelmäßige Analyse der Ausfallquoten ermöglicht bessere Prognosen

Ursachen für Unterbesetzung

Planbare Ursachen

Diese Faktoren sind vorhersehbar und können eingeplant werden:

• Urlaub: Bekannte Abwesenheiten während der Ferienzeit
• Feiertage: Weniger Verfügbarkeit, aber oft auch weniger Bedarf
• Schulungen: Geplante Fortbildungen
• Mutterschutz/Elternzeit: Längere bekannte Abwesenheiten

Kurzfristige Ursachen

Diese Faktoren sind schwer vorherzusagen:

• Krankheit: Akute Ausfälle ohne Vorwarnung
• Kindkrank: Kurzfristige Abwesenheit von Eltern
• Unfälle: Arbeits- oder Privatunfälle
• Persönliche Notfälle: Familienangelegenheiten

Strukturelle Ursachen

Grundlegende Probleme der Personalausstattung:

• Zu niedrige Grundbesetzung: Von Anfang an zu knapp kalkuliert
• Hohe Fluktuation: Ständiger Personalverlust
• Lange Einarbeitungszeiten: Neue Mitarbeiter sind nicht sofort voll einsetzbar
• Fachkräftemangel: Schwierigkeiten bei der Nachbesetzung

Kosten der Unterbesetzung

Direkte Kosten

Indirekte Kosten

• Mitarbeiterzufriedenheit: Dauerstress führt zu Kündigungen
• Kundenzufriedenheit: Lange Wartezeiten, schlechter Service
• Fehlerquote: Überlastetes Personal macht mehr Fehler
• Arbeitsschutz: Erhöhtes Unfallrisiko bei Überarbeitung

Langfristige Folgen

Chronische Unterbesetzung kann zu:

• Höherer Krankheitsrate (Burnout)
• Imageschaden als Arbeitgeber
• Qualitätsproblemen und Kundenverlust
• Spirale aus Fluktuation und Unterbesetzung

Präventive Strategien

Richtige Grundbesetzung berechnen

Die Personalbedarfsberechnung muss realistisch sein:

1. Netto-Kapazität ermitteln: Nicht Brutto-Arbeitszeit, sondern effektive Verfügbarkeit
2. Abwesenheiten einkalkulieren: Urlaub, Krankheit, Fortbildung
3. Puffer einplanen: 10-15% Reserve für Unvorhergesehenes
4. Saisonalität berücksichtigen: Unterschiedlicher Bedarf zu verschiedenen Zeiten

Abwesenheitsquote analysieren

Eigene Daten auswerten:

Beispielrechnung:
- Urlaub: 30 Tage = 12% der Arbeitstage
- Krankheit: 12 Tage = 5% der Arbeitstage
- Sonstiges: 5 Tage = 2% der Arbeitstage
- Gesamt: ca. 19% Abwesenheitsquote

Bei 19% Abwesenheitsquote brauchen Sie für 10 immer besetzte Stellen: 10 ÷ 0,81 = 12,3 → 13 Mitarbeiter

Urlaub strategisch planen

Urlaubsplanung mit Mindestbesetzung:

• Maximale Urlauber pro Schicht definieren: z.B. max. 20% gleichzeitig
• Urlaubssperren in Stoßzeiten: Wenn betrieblich notwendig
• Frühe Urlaubsplanung: Jahresurlaub bis Februar planen lassen
• Verteilung fördern: Anreize für Urlaub in der Nebensaison

Mehr dazu: Urlaubsplanung im Team

Puffer einplanen

Verschiedene Pufferstrategien:

Springer-Pool aufbauen

Was ist ein Springer-Pool?

Ein Springer-Pool besteht aus Mitarbeitern, die:

• Flexibel in verschiedenen Bereichen einsetzbar sind
• Keine feste Schichtzuweisung haben
• Kurzfristig einspringen können
• Breite Qualifikationen besitzen

Vorteile des Springer-Pools

• Flexibilität: Schnelle Reaktion auf Ausfälle
• Qualität: Eingearbeitetes Stammpersonal statt Leiharbeiter
• Kosten: Günstiger als kurzfristige externe Lösungen
• Motivation: Abwechslung für die Springer

Springer rekrutieren

Geeignete Kandidaten für den Springer-Pool:

• Mitarbeiter, die Abwechslung mögen
• Flexible Arbeitszeitwünsche haben
• Mehrere Bereiche beherrschen
• Schnell anpassungsfähig sind

Anreize für Springer

Um den Pool attraktiv zu machen:

• Zuschläge für Flexibilität
• Bevorzugte Urlaubsgenehmigung
• Weiterbildungsangebote
• Gute Schichten als Ausgleich

Mehr dazu: Springer-Pool aufbauen

Notfallplan erstellen

Eskalationsstufen definieren

Notfallmaßnahmen

Bei kritischer Unterbesetzung:

1. Überstunden anordnen: Wenn rechtlich und vertraglich möglich
2. Schichten verschieben: Mitarbeiter aus anderen Bereichen
3. Leiharbeit: Kurzfristige externe Unterstützung
4. Priorisieren: Nur kritische Aufgaben erledigen
5. Kapazität reduzieren: Öffnungszeiten einschränken

Kommunikationsplan

Wer informiert wen bei Unterbesetzung?

• Schichtleitung → Management: Bei absehbaren Problemen
• HR → Springer-Pool: Bei Bedarf
• Management → Kunden: Bei Serviceeinschränkungen

Technische Unterstützung

Frühwarnsysteme

Moderne Dienstplanungssoftware kann:

• Prognosen erstellen: Basierend auf historischen Daten
• Warnen: Bei zu geringer Besetzung
• Vorschlagen: Passende Springer oder Vertretungen
• Automatisieren: Benachrichtigungen an verfügbare Mitarbeiter

Ausfallstatistiken nutzen

Relevante Kennzahlen erfassen:

• Krankheitsquote nach Wochentag
• Krankheitsquote nach Jahreszeit
• Ausfallmuster einzelner Mitarbeiter
• Häufigkeit bestimmter Ausfallgründe

Predictive Planning

Mit genügend Daten können Algorithmen:

• Wahrscheinliche Ausfälle vorhersagen
• Saisonale Muster erkennen
• Optimale Puffer berechnen
• Risiko-Schichten identifizieren

Langfristige Maßnahmen

Mitarbeiterbindung stärken

Weniger Fluktuation bedeutet stabilere Besetzung:

• Faire Vergütung und Zusatzleistungen
• Gutes Arbeitsklima
• Entwicklungsmöglichkeiten
• Faire Schichtverteilung

Gesundheitsmanagement

Weniger Krankheitstage durch:

• Ergonomische Arbeitsplätze
• Gesundheitsförderung
• Stressmanagement-Angebote
• Betriebliches Eingliederungsmanagement

Kontinuierliche Verbesserung

Regelmäßig überprüfen:

• Stimmt die Grundbesetzung noch?
• Haben sich Ausfallmuster verändert?
• Funktioniert der Springer-Pool?
• Gibt es neue Risiken?

Häufige Fragen

Fazit

Unterbesetzung lässt sich nicht vollständig vermeiden, aber mit der richtigen Strategie deutlich reduzieren. Entscheidend sind eine realistische Grundbesetzung mit eingeplantem Puffer, ein funktionierender Springer-Pool und ein Notfallplan für kritische Situationen. Regelmäßige Analyse der Ausfallmuster und technische Unterstützung durch intelligente Planungssoftware helfen, Probleme frühzeitig zu erkennen und zu lösen.