Notfallplanung: Krankenvertretung im Dienstplan
Wenn morgens der Anruf kommt: „Ich bin krank."
Das Wichtigste in Kürze
- Krankmeldungen kommen kurzfristig
- Vertretungsregeln vorher festlegen
- Springer-Pool oder Abruf-Kräfte
- Überstundenregelung klären
- System für schnelle Kommunikation
Die Herausforderung
Typische Situation
Was passiert:
| Uhrzeit | Ereignis |
|---|---|
| 6:30 | Anruf: Mitarbeiter krank |
| 6:45 | Schichtbeginn 7:00 |
| 7:00 | Position unbesetzt |
| 7:15 | Hektische Telefonate |
| 8:00 | Notlösung gefunden |
Ohne Planung
Die Folgen:
- Stress – Hektik am Morgen
- Willkür – Wer gerade erreichbar ist
- Überlastung – Immer dieselben springen ein
- Konflikt – Wer muss? Wer will nicht?
- Qualität – Lücken im Betrieb
Vertretung schnell organisieren
MyTimeTracker zeigt verfügbare Mitarbeiter in Sekunden.
- Sofort einsatzbereit
- DSGVO-konform
- Keine Einrichtung nötig
Vertretungskonzept
Grundlagen
Was vorab klären:
| Element | Festlegung |
|---|---|
| Wer entscheidet | Schichtleitung, HR |
| Wer wird gefragt | Reihenfolge |
| Pflicht oder freiwillig | Arbeitsvertrag prüfen |
| Vergütung | Überstundenzuschlag? |
| Kommunikation | Wie informieren |
Vertretungskette
Wer springt ein:
- 1. Direkter Vertreter – Feste Zuordnung
- 2. Springer-Pool – Dedizierte Einspringer
- 3. Kollegen – Nach Verfügbarkeit
- 4. Überstunden – Bestehende verlängern
- 5. Teilzeit aufstocken – Mehr Stunden anbieten
- 6. Extern – Zeitarbeit, Aushilfen
Springer-Pool
Organisation:
| Aspekt | Regelung |
|---|---|
| Definition | Mitarbeiter für Vertretung |
| Qualifikation | Alle Bereiche können |
| Verfügbarkeit | Abrufbereit |
| Vergütung | Oft Zuschlag |
| Anzahl | Je nach Betriebsgröße |
Praktische Umsetzung
Kommunikation
Schnell informieren:
| Kanal | Einsatz |
|---|---|
| Telefon | Direkt, sofort |
| Messenger | Schnelle Anfrage |
| App | Push-Benachrichtigung |
| Für Dokumentation | |
| Gruppen-Chat | Team informieren |
Verfügbarkeit prüfen
Was das System zeigt:
- Wer hat frei heute – Kein geplanter Dienst
- Wer hat Früh – Kann verlängern
- Wer hat Spät – Kann früher kommen
- Stundenkonto – Wer hat Spielraum
- Qualifikation – Wer kann die Aufgabe
Anfrage-Prozess
Wie anfragen:
| Schritt | Aktion |
|---|---|
| 1 | Ausfall eintragen |
| 2 | Verfügbare anzeigen |
| 3 | Anfrage senden |
| 4 | Antworten sammeln |
| 5 | Zuteilen |
| 6 | Plan aktualisieren |
Vertretungsanfrage per App
MyTimeTracker fragt verfügbare Kollegen automatisch an.
- Sofort einsatzbereit
- DSGVO-konform
- Keine Einrichtung nötig
Rechtliche Aspekte
Überstunden anordnen
Was erlaubt ist:
| Situation | Regelung |
|---|---|
| Notfall | Oft ja, im Rahmen |
| Regelmäßig | Muss geregelt sein |
| Arbeitsvertrag | Prüfen |
| Betriebsrat | Mitbestimmung |
| Ablehnung | Manchmal möglich |
Grenzen
Was beachten:
- Höchstarbeitszeit – Max. 10 Stunden
- Ruhezeit – Min. 11 Stunden
- Arbeitsvertrag – Vereinbartes Pensum
- Zumutbarkeit – Persönliche Situation
- Vergütung – Zuschläge beachten
Dokumentation
Was festhalten:
| Element | Dokumentation |
|---|---|
| Krankmeldung | Eingang, von wem |
| Vertretungsanfrage | Wer gefragt, wann |
| Zusage | Wer hat zugesagt |
| Arbeitszeit | Der Vertretung |
| Überstunden | Kennzeichnen |
Prävention
Puffer einplanen
Vorab vorsorgen:
| Maßnahme | Wirkung |
|---|---|
| Überbesetzung | Kleine Reserve |
| Springer-Pool | Dedizierte Vertreter |
| Cross-Training | Alle können mehr |
| Teilzeit-Aufstockung | Flexible Kapazität |
Krankenstand reduzieren
Langfristig:
- Gesundheitsmanagement – Weniger Krankheit
- Arbeitsbelastung – Burnout vermeiden
- Arbeitsklima – Weniger psychisch bedingte AU
- Ergonomie – Weniger körperliche Beschwerden
- Früherkennung – Probleme erkennen
Saisonale Planung
Hochzeiten beachten:
| Zeit | Erwartung |
|---|---|
| Grippewelle | Höherer Ausfall |
| Nach Ferien | Erkältungen |
| Winter | Mehr Krankheit |
| Sommer | Weniger, aber Urlaub |
Häufige Fragen
Grundsätzlich ja, wenn der Arbeitsvertrag Überstunden vorsieht und es sich um einen Notfall handelt. Die Anordnung muss aber zumutbar sein (Ruhezeiten, persönliche Situation). Ein Mitarbeiter kann ablehnen, wenn wichtige persönliche Gründe vorliegen (Kinderbetreuung nicht organisierbar, selbst krank). Regelmäßige Pflicht zur Vertretung muss vertraglich geregelt sein.
Faustregel: 5-10% der Belegschaft als Springer-Kapazität. Bei 20 Mitarbeitern etwa 1-2 Springer. Hängt ab von: Krankenquote, Kritikalität der Besetzung, Qualifikationsanforderungen. In Schichtbetrieben oder kritischen Bereichen (Pflege, Produktion) eher mehr.
Ziel: Innerhalb von 30-60 Minuten nach Krankmeldung sollte eine Lösung stehen. Mit digitalem System und vordefinierten Prozessen ist das machbar. Ohne: eher 2-3 Stunden. Für kritische Positionen sollte ein Vertreter immer erreichbar sein.
Optionen prüfen: Kann die Arbeit verschoben werden? Können andere Bereiche aushelfen? Kann mit Unterbesetzung gearbeitet werden? Zeitarbeit kurzfristig? Im äußersten Fall: Kunden/Patienten informieren, Service einschränken. Dokumentieren und langfristig Lösung finden (mehr Springer, Überbesetzung).
Nicht gesetzlich vorgeschrieben, aber oft vereinbart oder üblich. Kurzfristige Überstunden werden oft mit Zuschlag vergütet (25-50%). Im Springer-Pool manchmal eine pauschale Bereitschaftszulage. Wichtig: Transparent regeln, damit Motivation da ist, einzuspringen.
Fazit
Krankenvertretung ist Alltag – mit guter Planung kein Notfall. Vertretungskette vorher festlegen, Springer-Pool aufbauen, Kommunikationswege definieren. Digitale Systeme zeigen sofort, wer verfügbar ist. Wichtig: Fairness (nicht immer dieselben), Vergütung (Anreiz schaffen), Dokumentation (Überstunden korrekt erfassen). Und langfristig: Prävention ist besser als Reaktion.
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