Einarbeitung und Onboarding bei der Zeiterfassung

Der erste Tag ist entscheidend – auch für die Zeiterfassung.

Das Wichtigste in Kürze

Zeiterfassung früh im Onboarding erklären
Zugangsdaten am ersten Tag bereitstellen
Praxis zeigen, nicht nur erklären
Ansprechpartner benennen
Häufige Fehler thematisieren

Warum das wichtig ist

Der erste Eindruck

Was neue Mitarbeiter erleben:

Situation	Wirkung
System erklärt, Zugang funktioniert	Professionell, gut organisiert
Niemand weiß Bescheid	Chaotisch, überfordert
Vergessen, später nachgeholt	Egal, scheint nicht wichtig
Selbst herausfinden müssen	Frustrierend

Langfristige Folgen

Was bei schlechtem Onboarding passiert:

Fehler – Falsche Buchungen
Nacharbeit – HR muss korrigieren
Frust – System nervt von Anfang an
Umgehung – Wird nicht ernst genommen
Kulturproblem – Zeiterfassung = lästige Pflicht

Einfache Zeiterfassung

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Onboarding-Prozess

Vor dem ersten Tag

Vorbereitung:

Aufgabe	Verantwortlich
Account anlegen	IT/HR
Zugangsdaten vorbereiten	IT
Hardware (falls nötig)	IT
Schulungsmaterial	HR
Ansprechpartner benennen	Teamleitung

Am ersten Tag

Ablauf:

Begrüßung – Zeiterfassung erwähnen
Zugangsdaten – Login, Passwort übergeben
Demonstration – Jemand zeigt das System
Erste Buchung – Gemeinsam durchführen
Material – Kurzanleitung mitgeben
Fragen – Raum für Rückfragen

Erste Woche

Begleitung:

Tag	Fokus
Tag 1	Grundfunktion
Tag 2-3	Selbst erfassen, bei Fragen helfen
Tag 4-5	Korrektur, Sonderfälle
Woche 2	Eigenständig, stichprobenprüfen

Was erklären

Grundfunktionen

Minimum:

Funktion	Erklärung
Login	Wie einloggen
Kommen	Arbeitsbeginn buchen
Gehen	Arbeitsende buchen
Pause	Wie erfassen
Korrektur	Fehler beheben

Je nach Rolle

Zusätzlich:

Büro – Homeoffice-Option
Produktion – Terminal-Nutzung
Außendienst – Mobile App
Projektarbeit – Projekte buchen
Schichtarbeit – Schichten, Vertretung
Führungskräfte – Genehmigung, Auswertung

Regeln und Erwartungen

Was kommunizieren:

Thema	Inhalt
Pflicht	Zeiterfassung ist Pflicht
Wann	Täglich/bei Arbeitsbeginn
Wie	Welche Methode
Korrekturen	Wie und bis wann
Kontrolle	Wer prüft

Intuitive Oberfläche

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Schulungsmethoden

Zeigen statt erklären

Praxis:

Methode	Wirkung
Vorsehen	Mitarbeiter schaut zu
Nachmachen	Mitarbeiter macht nach
Begleiten	Mitarbeiter macht, Helfer daneben
Selbstständig	Mitarbeiter allein

Kurzanleitung

Was sie enthalten sollte:

Screenshots – Wichtige Bildschirme
Schritte – 1-2-3-Anleitung
Sonderfälle – Was wenn...
FAQ – Häufige Fragen
Kontakt – Wer hilft bei Problemen
Format – 1-2 Seiten, übersichtlich

Video-Tutorials

Wenn vorhanden:

Vorteil	Beschreibung
Immer verfügbar	Jederzeit nachschauen
Standardisiert	Jeder bekommt dasselbe
Wiederholbar	Mehrfach ansehen
Zeitsparend	Keine persönliche Schulung nötig

Typische Fehler

Was schiefgeht

Neue Mitarbeiter machen oft:

Fehler	Ursache
Vergessen zu stempeln	Neue Routine noch nicht etabliert
Falsches Projekt	Projektstruktur unbekannt
Pause nicht erfasst	Automatik erwartet
Kommen ohne Gehen	Vergessen
Falsches Datum	Bei Nachtrag

Vorbeugung

Wie vermeiden:

Erinnerungen – System erinnert ans Stempeln
Checkliste – Für die ersten Tage
Pate – Kollege erinnert
Nachkontrolle – Erste Woche prüfen
Fehlerkultur – Fehler sind ok, melden

Korrekturen

Erste Fehler beheben:

Schritt	Aktion
1	Fehler erklären
2	Gemeinsam korrigieren
3	Zeigen, wie es richtig geht
4	Dokumentieren

Besondere Situationen

Wechsel von anderem System

Wenn vorher anders gearbeitet:

Aspekt	Beachten
Umgewöhnung	Andere Logik
Vergleich	Nicht „besser/schlechter"
Geduld	Braucht Zeit
Support	Mehr Hilfe nötig

Branchenspezifisch

Je nach Arbeitsumgebung:

Handwerk – Robuste Terminals, Baustelle
Gastronomie – Schnell, unter Zeitdruck
Pflege – Integration in Tourenplanung
Büro – Web/App-Fokus
Produktion – Maschinenkopplung

Remote-Onboarding

Wenn nicht vor Ort:

Methode	Umsetzung
Videocall	Screen sharing, gemeinsam durchgehen
Dokumentation	Ausführlicher, da keine Nachfrage
Test-Account	Vorher ausprobieren lassen
Follow-up	Nach 1-2 Tagen nachfragen

Häufige Fragen

Am ersten Tag, idealerweise vormittags nach der Begrüßung. Die erste Buchung sollte gemeinsam erfolgen – so sieht der neue Mitarbeiter direkt, wie es funktioniert. Nicht auf 'später' verschieben, das signalisiert Unwichtigkeit.

Idealerweise jemand aus dem direkten Team, der das System täglich nutzt und praktische Tipps geben kann. Nicht HR am grünen Tisch. Ein 'Zeiterfassungs-Pate' für die ersten Tage ist hilfreich – jemand, den man schnell fragen kann.

Am ersten Tag: nur das Wichtigste (Kommen, Gehen, Pause). In der ersten Woche: Korrekturen, Projekte, Sonderfälle. Nicht alles auf einmal – überfordert und wird vergessen. Besser: schrittweise erweitern, wenn Grundlagen sitzen.

Früh ansprechen. Erklären, warum es wichtig ist (gesetzliche Pflicht, faire Abrechnung, Schutz). Konsequenzen aufzeigen (Lohn kann nicht korrekt berechnet werden). Wenn sich nichts ändert: Vorgesetzter einschalten. Meist hilft Verständnis mehr als Druck.

Grundlagen sind gleich, aber Schwerpunkte unterscheiden sich. Büromitarbeiter: Web-App, Homeoffice. Produktion: Terminal. Außendienst: Mobile App. Projektmitarbeiter: Projektbuchung. Führungskräfte: zusätzlich Genehmigung und Auswertung.

Fazit

Gute Einarbeitung in die Zeiterfassung spart später viel Ärger. Früh erklären (erster Tag), praktisch zeigen (nicht nur Theorie), begleiten (erste Woche) und Material bereitstellen (Kurzanleitung). Typische Fehler thematisieren, bevor sie passieren. Ein Ansprechpartner für Fragen macht den Unterschied. Investition in gutes Onboarding zahlt sich aus: weniger Korrekturen, höhere Akzeptanz, bessere Datenqualität.

Einarbeitung und Onboarding bei der Zeiterfassung