Mitarbeitergespräch führen: Leitfaden für Führungskräfte

Mitarbeitergespräch führen: Leitfaden für Führungskräfte

Das Mitarbeitergespräch ist eines der wichtigsten Führungsinstrumente. Richtig geführt, stärkt es die Beziehung, klärt Erwartungen und fördert die Entwicklung. Dieser Leitfaden zeigt, wie Sie Mitarbeitergespräche professionell vorbereiten und führen.

Das Wichtigste in Kürze

• Regelmäßige Mitarbeitergespräche sind wichtig für Motivation und Entwicklung
• Gute Vorbereitung ist der Schlüssel zum erfolgreichen Gespräch
• Das Gespräch sollte dialogisch sein – nicht nur die Führungskraft redet
• Konkrete Ziele und Maßnahmen vereinbaren
• Dokumentation und Nachverfolgung nicht vergessen

Arten von Mitarbeitergesprächen

Regelmäßige Gespräche

Anlassbezogene Gespräche

Vorbereitung

Organisatorisches

Termin:

• Rechtzeitig einladen (mindestens 1 Woche vorher)
• Ausreichend Zeit einplanen (60-90 Minuten für Jahresgespräch)
• Störungsfreien Raum wählen

Unterlagen vorbereiten:

• Notizen aus vorherigen Gesprächen
• Zielvereinbarungen des letzten Zeitraums
• Leistungsdaten und Feedback
• Vorbereitungsbogen für Mitarbeiter

Inhaltliche Vorbereitung

Fragen für die Vorbereitung:

Den Mitarbeiter vorbereiten

Geben Sie dem Mitarbeiter:

• Vorbereitungsfragen oder -bogen
• Themenübersicht des Gesprächs
• Zeit zur eigenen Reflexion
• Möglichkeit, eigene Themen einzubringen

Gesprächsführung

Gesprächsstruktur (Jahresgespräch)

1. Einstieg (5-10 min)

• Begrüßung, angenehme Atmosphäre schaffen
• Ziel und Ablauf des Gesprächs erläutern
• Offene Einstiegsfrage

2. Rückblick (20-30 min)

• Leistungen und Erfolge würdigen
• Zielvereinbarungen besprechen
• Herausforderungen reflektieren
• Feedback geben und einholen

3. Ausblick (20-30 min)

• Neue Ziele vereinbaren
• Entwicklungsmaßnahmen besprechen
• Wünsche und Erwartungen klären
• Rahmenbedingungen besprechen

4. Abschluss (5-10 min)

• Zusammenfassung der Ergebnisse
• Nächste Schritte festhalten
• Positiver Abschluss

Gesprächstechniken

Aktives Zuhören:

• Ausreden lassen
• Nicken, Blickkontakt
• Zusammenfassen: „Habe ich Sie richtig verstanden, dass...?"

Offene Fragen stellen:

• „Wie haben Sie das erlebt?"
• „Was würden Sie sich wünschen?"
• „Welche Ideen haben Sie dazu?"

Ich-Botschaften:

• „Mir ist aufgefallen, dass..." statt „Sie haben..."
• „Ich wünsche mir, dass..." statt „Sie müssen..."

Konkret bleiben:

• Beispiele nennen
• Beobachtungen statt Bewertungen
• Messbare Ziele formulieren

Feedback geben

Positives Feedback

Anerkennung wirkt:

• Konkret: Was genau war gut?
• Zeitnah: Möglichst aktuell
• Ehrlich: Keine leeren Floskeln
• Regelmäßig: Nicht nur im Jahresgespräch

Beispiel:

„Bei der Präsentation letzte Woche haben Sie das komplexe Thema sehr verständlich dargestellt. Die Kunden waren beeindruckt."

Kritisches Feedback

Konstruktiv kritisieren:

• Unter vier Augen
• Verhalten beschreiben, nicht bewerten
• Auswirkungen erklären
• Erwartungen formulieren
• Unterstützung anbieten

Beispiel:

„Mir ist aufgefallen, dass die letzten drei Berichte nach Deadline kamen. Das führt zu Verzögerungen im Projekt. Ich erwarte pünktliche Lieferung. Was brauchen Sie, um das zu schaffen?"

WWW-Methode

Eine einfache Struktur für Feedback:

• Wahrnehmung: Was habe ich beobachtet?
• Wirkung: Wie wirkt das auf mich/andere?
• Wunsch: Was wünsche ich mir stattdessen?

Ziele vereinbaren

SMART-Kriterien

Gute Ziele sind:

Beispiele für Ziele

Schlecht: „Kundenservice verbessern"

Besser: „Bis Ende Q2 die durchschnittliche Antwortzeit auf Kundenanfragen von 24 auf 12 Stunden reduzieren."

Entwicklungsmaßnahmen

Neben Zielen auch Entwicklung besprechen:

• Weiterbildungen
• Neue Aufgaben
• Projekte zur Kompetenzentwicklung
• Coaching oder Mentoring

Dokumentation

Was dokumentieren?

• Besprochene Themen (Stichpunkte)
• Vereinbarte Ziele
• Maßnahmen und Termine
• Unterschriften beider Seiten

Vorlagen nutzen

Ein strukturierter Gesprächsbogen enthält:

• Datum und Teilnehmer
• Rückblick: Zielerreichung, Highlights, Herausforderungen
• Feedback: Von Führungskraft, vom Mitarbeiter
• Ausblick: Neue Ziele, Maßnahmen
• Unterschriften

Vertraulichkeit

• Protokoll nur für die Beteiligten
• Aufbewahrung in der Personalakte (mit Einverständnis)
• Datenschutz beachten

Nachbereitung

Für die Führungskraft

• Protokoll zeitnah fertigstellen
• Vereinbarte Maßnahmen umsetzen
• Regelmäßig nachfassen
• Eigene Reflexion

Für den Mitarbeiter

• Ziele sichtbar machen
• An Maßnahmen arbeiten
• Bei Problemen frühzeitig melden

Typische Fehler vermeiden

Häufige Fehler

Schwierige Situationen

Mitarbeiter reagiert emotional:

• Verständnis zeigen
• Pause anbieten
• Sachlich bleiben

Mitarbeiter ist unvorbereitet:

• Termin ggf. verschieben
• Für nächstes Mal besser vorbereiten

Unterschiedliche Wahrnehmungen:

• Beispiele einfordern
• Eigene Beispiele nennen
• Kompromiss finden

Häufige Fragen

Fazit

Ein gutes Mitarbeitergespräch ist kein bürokratischer Akt, sondern eine Chance für beide Seiten. Mit guter Vorbereitung, wertschätzender Gesprächsführung und konkreten Vereinbarungen stärken Sie die Beziehung zu Ihren Mitarbeitern und fördern deren Entwicklung. Nehmen Sie sich die Zeit – sie ist gut investiert.