Offboarding-Prozess: Checkliste für den Austritt

Offboarding-Prozess: Checkliste für den Austritt

Wenn Mitarbeiter das Unternehmen verlassen, beginnt der Offboarding-Prozess. Ein strukturierter Ablauf stellt sicher, dass alle Formalitäten erledigt werden, das Wissen übertragen wird und der Abschied professionell verläuft – im Interesse aller Beteiligten.

Das Wichtigste in Kürze

• Offboarding beginnt mit Bekanntwerden des Austritts
• Strukturierte Checklisten verhindern vergessene Aufgaben
• Wissenstransfer sichert die Kontinuität
• Professioneller Abschied erhält die Beziehung
• Exit-Gespräche liefern wertvolles Feedback

Warum gutes Offboarding wichtig ist

Für das Unternehmen

• Wissenserhalt: Know-how wird dokumentiert und übergeben
• Compliance: Alle rechtlichen Pflichten werden erfüllt
• Sicherheit: Zugänge werden rechtzeitig deaktiviert
• Reputation: Professioneller Abschied fördert positives Arbeitgeberimage

Für den Mitarbeiter

• Klare Verhältnisse: Alle offenen Punkte werden geklärt
• Gutes Zeugnis: Rechtzeitige Erstellung
• Sauberer Abschluss: Keine losen Enden

Für das Team

• Übergabe: Aufgaben werden geordnet übertragen
• Abschied: Kollegiales Auseinandergehen
• Kontinuität: Projekte laufen weiter

Phasen des Offboarding

Phase 1: Bekanntwerden (Tag 1)

Sofort nach Eingang der Kündigung oder Mitteilung:

HR:

• Kündigung/Aufhebungsvertrag prüfen
• Austrittsdatum festhalten
• Offboarding-Prozess starten
• Führungskraft informieren

Führungskraft:

• Gespräch mit Mitarbeiter führen
• Team informieren (in Absprache mit MA)
• Übergabeplanung beginnen

Phase 2: Planung (Woche 1)

HR:

• Resturlaub berechnen
• Überstundenkonto prüfen
• Abmeldungen vorbereiten
• Zeugnis beauftragen

Führungskraft:

• Übergabeplan erstellen
• Vertretung/Nachfolge klären
• Projektstatus dokumentieren
• Kundenkommunikation planen

IT:

• Zugänge-Liste erstellen
• Deaktivierungsdatum notieren
• Datensicherung planen

Phase 3: Übergabe (Kündigungsfrist)

Wissenstransfer:

• Dokumentation erstellen/aktualisieren
• Nachfolger/Vertreter einarbeiten
• Projekte übergeben
• Kontakte vorstellen

Formalitäten:

• Firmeneigentum sammeln
• Passwörter dokumentieren
• Zugangsdaten übergeben
• Ablagesysteme erklären

Phase 4: Letzter Arbeitstag

Morgens:

• Letzte Übergaben abschließen
• E-Mail-Weiterleitung einrichten
• Abwesenheitsnotiz aktivieren
• Dateien sichern

Tagsüber:

• Exit-Gespräch (HR)
• Firmeneigentum zurückgeben
• Dokumente aushändigen
• Verabschiedung im Team

IT zum Feierabend:

• Zugänge deaktivieren
• E-Mail-Konto sichern
• Hardware einsammeln
• VPN/Remote-Zugang sperren

Phase 5: Nach dem Austritt

Innerhalb einer Woche:

• Abschlussgehaltsabrechnung
• Arbeitspapiere versenden
• Arbeitszeugnis zusenden
• Abmeldung bei Sozialversicherung

Langfristig:

• Alumni-Netzwerk anbieten
• Feedback auswerten
• Prozess verbessern

Detaillierte Checklisten

Checkliste HR/Personal

Checkliste Führungskraft

Checkliste IT

Checkliste Mitarbeiter

Wissenstransfer organisieren

Was muss dokumentiert werden?

• Laufende Projekte und deren Status
• Wichtige Kontakte (intern und extern)
• Wiederkehrende Aufgaben und Prozesse
• Zugangsdaten und Systeme
• Besonderheiten und Tipps

Wie dokumentieren?

Übergabe-Dokument:

• Aufgabenübersicht
• Projekt-Status
• Wichtige Termine
• Kontaktliste
• Hinweise für Nachfolger

Persönliches Gespräch:

• Fragen beantworten
• Implizites Wissen teilen
• Beziehungen übergeben

Wann übergeben?

• Frühzeitig beginnen, nicht erst in der letzten Woche
• Regelmäßige Übergabe-Meetings
• Puffer für Rückfragen einplanen

Exit-Gespräch führen

Ziele des Exit-Gesprächs

• Feedback zur Arbeitszeit sammeln
• Kündigungsgründe verstehen
• Verbesserungspotenzial erkennen
• Guten Abschluss schaffen

Typische Fragen

1. Was hat Ihnen bei uns gefallen?
2. Was hätten wir besser machen können?
3. Was war der Hauptgrund für Ihren Wechsel?
4. Würden Sie uns weiterempfehlen?
5. Haben Sie Vorschläge für Verbesserungen?

Best Practices

• Neutrale Person führt das Gespräch (HR, nicht direkte Führungskraft)
• Vertraulichkeit zusichern
• Ergebnisse systematisch auswerten
• Maßnahmen ableiten

Rechtliche Aspekte

Arbeitspapiere

Folgende Dokumente müssen ausgestellt werden:

• Arbeitszeugnis: Auf Verlangen, spätestens nach Austritt
• Lohnsteuerbescheinigung: Für das laufende Jahr
• Sozialversicherungsnachweis: Bescheinigung über gemeldete Zeiten
• Urlaubsbescheinigung: Genommener Urlaub im laufenden Jahr

Mehr dazu: Arbeitszeugnis: Inhalt und Formulierungen

Fristen beachten

• Kündigung: Kündigungsfristen einhalten
• Zeugnis: Anspruch auf zeitnahe Ausstellung
• Arbeitspapiere: Spätestens am letzten Tag
• Abmeldungen: Je nach Träger unterschiedliche Fristen

Datenschutz

• Persönliche Daten des Mitarbeiters löschen (nach Aufbewahrungsfristen)
• Zugang zu Personaldaten entziehen
• E-Mails nur geschäftlich nutzen/archivieren

Sonderfälle

Kündigung durch Arbeitgeber

Besondere Sensibilität erforderlich:

• Rechtliche Absicherung (Kündigungsschutz prüfen)
• Professionell und respektvoll bleiben
• Freistellung in Betracht ziehen
• Outplacement-Beratung anbieten

Fristlose Kündigung

Sofortmaßnahmen:

• Alle Zugänge sofort sperren
• Firmeneigentum einfordern
• Rechtliche Beratung einholen
• Dokumentation sicherstellen

Renteneintritt

Planbar und positiv:

• Langfristige Übergabe möglich
• Feierlicher Abschied
• Ggf. Weiterbeschäftigung in Teilzeit
• Alumni-Status

Häufige Fragen

Fazit

Ein strukturierter Offboarding-Prozess ist mehr als eine administrative Pflicht – er ist eine Chance, Wissen zu sichern, Beziehungen zu erhalten und aus Feedback zu lernen. Mit klaren Checklisten und definierten Verantwortlichkeiten wird der Austritt für alle Beteiligten professionell und reibungslos gestaltet. Der letzte Eindruck zählt – auch bei Mitarbeitern, die gehen.