Personalakte: Arbeitszeitdokumentation richtig führen
Welche Arbeitszeitdaten gehören in die Personalakte? Und wie lange aufbewahren?
Das Wichtigste in Kürze
- Arbeitszeitnachweise 2 Jahre aufbewahren (ArbZG)
- Lohnrelevante Daten 10 Jahre (HGB)
- Datenschutz beachten (DSGVO)
- Mitarbeiter haben Einsichtsrecht
- Digitale Aufbewahrung zulässig
Was gehört zur Dokumentation
Pflichtdokumentation
Was das Gesetz verlangt:
| Dokument | Rechtsgrundlage |
|---|---|
| Überstunden >8h | § 16 ArbZG |
| Sonntagsarbeit | § 16 ArbZG |
| Feiertagsarbeit | § 16 ArbZG |
| Nachtarbeit (wenn relevant) | ArbZG |
| Pausenzeiten | Nachweis Einhaltung |
Erweiterte Dokumentation
Was sinnvoll ist:
- Vollständige Arbeitszeiten – Beginn, Ende, Pausen
- Abwesenheiten – Urlaub, Krankheit, Sonderurlaub
- Überstundenkonten – Auf- und Abbau
- Genehmigungen – Überstunden, Urlaub
- Änderungen – Korrekturen mit Grund
Was nicht zur Arbeitszeit gehört
Trennung beachten:
| Daten | Wo dokumentieren |
|---|---|
| Leistungsbewertung | Separate Akte |
| Abmahnungen | Personalakte, nicht Zeiterfassung |
| Krankheitsgrund | Nicht erfassen |
| Private Termine | Nicht dokumentieren |
Rechtssichere Dokumentation
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- Keine Einrichtung nötig
Aufbewahrungsfristen
Gesetzliche Fristen
Was wie lange:
| Dokument | Frist | Grundlage |
|---|---|---|
| Arbeitszeitnachweise | 2 Jahre | § 16 ArbZG |
| Lohnunterlagen | 10 Jahre | §§ 147 AO, 257 HGB |
| Urlaubsunterlagen | 3 Jahre | Verjährung |
| Arbeitsverträge | 10 Jahre nach Ende | HGB, BGB |
Praktische Umsetzung
Fristberechnung:
- Arbeitszeitnachweise – 2 Jahre ab Ende Kalenderjahr
- Lohnunterlagen – 10 Jahre ab Ende Kalenderjahr
- Bei Rechtsstreit – Bis Abschluss aufbewahren
- Im Zweifel – Länger aufbewahren
Nach Ablauf der Frist
Was tun:
| Situation | Maßnahme |
|---|---|
| Frist abgelaufen | Vernichten |
| Kein Streit | Löschen erlaubt |
| Laufender Streit | Weiter aufbewahren |
| Freiwillig länger | Zulässig |
Datenschutz
DSGVO-Anforderungen
Was beachten:
| Anforderung | Umsetzung |
|---|---|
| Zweckbindung | Nur für Arbeitszeit nutzen |
| Datenminimierung | Nur Nötiges erfassen |
| Speicherbegrenzung | Nach Frist löschen |
| Zugang | Nur Berechtigte |
| Transparenz | Mitarbeiter informieren |
Mitarbeiterrechte
Was Mitarbeiter dürfen:
- Auskunft – Welche Daten gespeichert?
- Einsicht – Daten einsehen
- Berichtigung – Fehler korrigieren lassen
- Löschung – Nach Fristablauf
- Kopie – Der eigenen Daten
Zugriffskontrolle
Wer darf was sehen:
| Rolle | Zugriff |
|---|---|
| Mitarbeiter | Eigene Daten |
| Führungskraft | Team-Übersicht (eingeschränkt) |
| HR | Alle Mitarbeiter |
| Betriebsrat | Nach Vereinbarung |
| Extern | Nur bei Berechtigung (Prüfer) |
DSGVO-konforme Zeiterfassung
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Digitale Aufbewahrung
Anforderungen
Was erfüllt sein muss:
| Anforderung | Bedeutung |
|---|---|
| Unveränderbar | Nachträgliche Änderung erkennbar |
| Vollständig | Alle Daten erhalten |
| Lesbar | Auch nach Jahren |
| Verfügbar | Bei Prüfung abrufbar |
| Gesichert | Backup vorhanden |
Revisionssicherheit
Was das bedeutet:
- Protokollierung – Wer hat wann was geändert
- Versionierung – Ursprung nachvollziehbar
- Archivierung – Langfristig lesbar
- Zugriffsschutz – Keine unbefugte Änderung
- Prüfbarkeit – Bei Audit verfügbar
Cloud vs. Lokal
Beide Varianten möglich:
| Aspekt | Cloud | Lokal |
|---|---|---|
| Verfügbarkeit | Hoch | Selbst verantwortlich |
| Backup | Automatisch | Selbst organisieren |
| Datenschutz | Anbieter prüfen | Eigene Kontrolle |
| Kosten | Laufend | Anfangsinvestition |
Organisation
Ordnungsstruktur
Wie organisieren:
- Pro Mitarbeiter – Eigener Ordner/Bereich
- Chronologisch – Nach Jahr/Monat
- Thematisch – Arbeitszeit, Urlaub, etc.
- Zugriffsberechtigt – Wer darf was sehen
Papier und Digital
Hybride Systeme:
| Situation | Empfehlung |
|---|---|
| Alles digital | Ideal, weniger Aufwand |
| Papierbelege | Einscannen, Original aufbewahren |
| Unterschriften | Digital oder eingescannt |
| Prüfungen | Ausdrucke auf Anfrage |
Vernichtung
Wenn Frist abgelaufen:
| Medium | Vernichtung |
|---|---|
| Papier | Schredder (Stufe P-4 oder höher) |
| Digital | Sichere Löschung |
| Backup | Auch dort löschen |
| Protokollieren | Vernichtung dokumentieren |
Sonderfälle
Bei Kündigung
Was beachten:
| Zeitpunkt | Maßnahme |
|---|---|
| Bei Kündigung | Alle Daten sichern |
| Bis Fristablauf | Aufbewahren |
| Zeugnis | Arbeitszeiten ggf. relevant |
| Rechtsstreit | Nicht löschen |
Bei Betriebsübergang
Dokumentation geht mit:
- Personalakten – Gehen auf Erwerber über
- Arbeitszeitdaten – Übergabe erforderlich
- Datenschutz – Information der Mitarbeiter
- Fristen – Laufen weiter
Bei Betriebsprüfung
Vorbereitung:
| Vorbereitung | Maßnahme |
|---|---|
| Zugriff | Daten schnell verfügbar |
| Format | Prüfertauglich (PDF, Excel) |
| Vollständigkeit | Alle Zeiträume vorhanden |
| Ansprechpartner | Wer erklärt die Daten |
Häufige Fragen
Arbeitszeitnachweise: mindestens 2 Jahre (ArbZG). Lohnrelevante Daten: 10 Jahre (HGB). Bei laufenden Rechtsstreitigkeiten oder Prüfungen: bis zum Abschluss. Im Zweifel länger aufbewahren – zu langes Aufbewahren ist weniger problematisch als zu frühes Löschen.
Ja, digitale Aufbewahrung ist zulässig, wenn sie die Anforderungen erfüllt: unveränderbar, vollständig, lesbar, verfügbar. Das System sollte revisionssicher sein (Änderungen protokolliert). Bei einer Prüfung müssen Sie die Daten bereitstellen können – als Export, Ausdruck oder Einsicht am Bildschirm.
Der Mitarbeiter selbst hat Einsichtsrecht in alle seine Daten. Die Führungskraft darf die Daten ihres Teams sehen, soweit für die Aufgabenerfüllung nötig. HR und Lohnbuchhaltung brauchen Zugriff für ihre Aufgaben. Der Betriebsrat hat Informationsrechte nach BetrVG. Externe nur bei Berechtigung (z.B. Prüfer).
Bei Prüfung können Sie die Einhaltung des ArbZG nicht nachweisen – Bußgeldrisiko. Bei Rechtsstreitigkeiten (z.B. Überstundenforderung) fehlt der Nachweis. Im Zweifel wird zugunsten des Arbeitnehmers entschieden. Besser: Fristen einhalten und erst nach Ablauf löschen.
Ja, auf Anfrage. Nach DSGVO hat jeder ein Recht auf Auskunft und Kopie seiner Daten. Das umfasst auch Arbeitszeitdaten. Die Auskunft muss unverzüglich, spätestens innerhalb eines Monats erfolgen. Erste Kopie kostenlos, weitere können berechnet werden.
Fazit
Die Arbeitszeitdokumentation in der Personalakte erfordert Sorgfalt: richtige Inhalte, Einhaltung der Fristen, Datenschutz und sichere Aufbewahrung. Digitale Systeme machen vieles einfacher – wenn sie revisionssicher sind. Mitarbeiter haben Rechte auf Einsicht und Auskunft. Nach Ablauf der Fristen: vernichten. Die Dokumentation schützt beide Seiten – bei Prüfungen und bei Streitigkeiten.
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