Projektbudget überwachen: Zeit und Kosten im Blick

Projektbudget überwachen: Zeit und Kosten im Blick

Projekte scheitern selten an fehlenden Ideen – aber oft an fehlendem Budget-Überblick. Wer Zeitaufwand und Kosten kontinuierlich trackt, erkennt Probleme früh und kann gegensteuern.

Das Wichtigste in Kürze

• Projektbudget = Zeit × Stundensatz + Sachkosten
• Kontinuierliches Monitoring ist besser als Nachkalkulation
• Abweichungen früh erkennen und kommunizieren
• Zeiterfassung ist die Basis für Budget-Kontrolle
• Earned-Value-Analyse zeigt echten Projektfortschritt

Grundlagen der Budget-Überwachung

Was ist ein Projektbudget?

Definition: Die geplanten Kosten für die Durchführung eines Projekts.

Bestandteile:

Warum ist Überwachung wichtig?

Ohne Überwachung:

• Überraschungen am Projektende
• Keine Möglichkeit gegenzusteuern
• Unzufriedene Kunden/Auftraggeber
• Verluste

Mit Überwachung:

• Frühwarnsystem
• Steuerungsmöglichkeit
• Transparenz für Stakeholder
• Profitabilität sichern

Zeitaufwand als Hauptfaktor

In den meisten Projekten: 70-80% der Kosten sind Personalkosten.

Konsequenz: Wer die Zeit im Griff hat, hat das Budget im Griff.

Budget planen

Bottom-up-Schätzung

Vorgehen:

1. Projekt in Arbeitspakete zerlegen
2. Aufwand pro Arbeitspaket schätzen
3. Stundensatz anwenden
4. Puffer addieren

Beispiel:

Arbeitspaket: Konzeption
- Anforderungsanalyse: 20 Stunden
- Lösungsdesign: 30 Stunden
- Dokumentation: 10 Stunden
= 60 Stunden × 100 €/Std. = 6.000 €

Puffer einplanen

Empfehlung:

• 10-20% Puffer für bekannte Risiken
• 5-10% zusätzlich für Unbekanntes

Puffer kommunizieren: Nicht verstecken, sondern transparent machen.

Meilensteine setzen

Zweck: Zwischenstände prüfen, bevor es zu spät ist.

Beispiel:

Zeitaufwand erfassen

Granularität

Zu grob: „Projekt X: 8 Stunden" – sagt wenig aus.

Besser: „Projekt X / Modul Y / Tätigkeit Z: 2 Stunden"

Empfohlene Ebenen:

• Projekt
• Arbeitspaket/Modul
• Optional: Tätigkeit (Entwicklung, Test, Meeting)

Zeitnah erfassen

Warum:

• Genauere Daten
• Weniger Schätzungen
• Echtzeit-Übersicht

Wie:

• Timer während der Arbeit
• Tägliche Erfassung (nicht wöchentlich)
• Mobile Erfassung

Projektfremde Zeit trennen

Erfassen, aber trennen:

• Interne Meetings
• Administration
• Support/Wartung

Warum: Sonst verfälscht sich das Projektbudget.

Soll-Ist-Vergleich

Was vergleichen?

Einfacher Vergleich

Formel:

Budget-Auslastung = Ist-Kosten / Gesamtbudget × 100%

Beispiel: 25.000 € / 40.000 € = 62,5% verbraucht

Aber: Wie viel ist fertig? Das sagt der einfache Vergleich nicht.

Earned-Value-Analyse

Drei Werte:

• Planned Value (PV): Geplante Kosten bis heute
• Earned Value (EV): Wert der fertiggestellten Arbeit
• Actual Cost (AC): Tatsächliche Kosten bis heute

Kennzahlen:

Schedule Variance (SV) = EV - PV
(Positiv = vor dem Plan, Negativ = hinter dem Plan)

Cost Variance (CV) = EV - AC
(Positiv = unter Budget, Negativ = über Budget)

Schedule Performance Index (SPI) = EV / PV
(>1 = schneller, <1 = langsamer)

Cost Performance Index (CPI) = EV / AC
(>1 = günstiger, <1 = teurer)

Beispiel:

Abweichungen erkennen

Warnsignale

Budget-Warnung bei:

• Verbrauch > Fortschritt (CPI < 1)
• Abweichung > 10% vom Plan
• Puffer bereits angegriffen
• Steigende Tendenz der Abweichung

Ursachen analysieren

Häufige Gründe für Mehraufwand:

• Scope Creep (Umfang wächst)
• Unterschätzte Komplexität
• Fehlende Ressourcen
• Qualitätsprobleme (Nacharbeit)
• Änderungswünsche

Früh kommunizieren

Wann: Sobald absehbar, dass Budget nicht reicht.

Wie:

• Sachlich, nicht schuldzuweisend
• Mit Analyse der Ursachen
• Mit Lösungsvorschlägen

Gegenmaßnahmen

Optionen bei drohender Überschreitung

Scope-Management

Change Request: Jede Änderung des Umfangs schriftlich festhalten.

Bewertung:

• Aufwand der Änderung
• Auswirkung auf Budget und Termine
• Entscheidung durch Auftraggeber

Effizienz steigern

Möglichkeiten:

• Automatisierung
• Wiederverwendung
• Weniger Meetings
• Fokussiertes Arbeiten

Aber: Realistische Erwartungen – 50% schneller wird es selten.

Reporting

Regelmäßige Reports

Empfohlene Frequenz:

• Kleine Projekte: Wöchentlich
• Große Projekte: Wöchentlich + Monatsreport

Report-Inhalt

Essentiell:

• Aktueller Stand (% fertig)
• Budget verbraucht vs. geplant
• Prognose bis Projektende
• Risiken und Maßnahmen

Beispiel-Format:

Projektstatus: [Projekt X] - KW 12

Fertigstellung: 50% (geplant: 60%)
Budget: 25.000 € von 40.000 € verbraucht
Prognose Ende: 48.000 € (+20%)

Risiken:
- Schnittstelle Y dauert länger als geplant
- Ressource Z ab KW 14 nicht verfügbar

Maßnahmen:
- Priorisierung Schnittstelle Y
- Externe Unterstützung prüfen

Ampelsystem

Tools und Systeme

Anforderungen

☐ Projektzeiterfassung ☐ Budget-Definition pro Projekt ☐ Soll-Ist-Vergleich ☐ Prognose-Funktionen ☐ Reports und Dashboards ☐ Alerts bei Grenzwerten

Integration

Idealerweise verbunden mit:

• Zeiterfassung (Ist-Stunden)
• Lohnbuchhaltung (Ist-Kosten)
• Projektmanagement (Fortschritt)
• Fakturierung (Abrechnung)

Dashboard

Wichtige Elemente:

• Budget-Auslastung (Balken)
• Trend (Linie über Zeit)
• Ampelstatus
• Prognose Projektende

Nachkalkulation

Am Projektende

Analyse:

• Geplant vs. tatsächlich (Budget, Zeit)
• Ursachen für Abweichungen
• Lessons Learned

Für zukünftige Projekte

Nutzen:

• Bessere Schätzungen
• Realistischere Puffer
• Identifizierte Risiken

Beispiel-Analyse

Projekt: Website-Relaunch

Geplant:     Ist:       Abweichung:
400 Std.     480 Std.   +20%
40.000 €     48.000 €   +20%

Ursachen:
- Konzeption: +15% (mehr Abstimmung als erwartet)
- Design: +5% (zusätzliche Varianten)
- Entwicklung: +30% (Schnittstellen-Probleme)
- Test: +10% (Nacharbeit)

Learnings:
- Schnittstellen früher spezifizieren
- Abstimmungsaufwand höher ansetzen
- Puffer auf 25% erhöhen

Häufige Fragen zur Budget-Überwachung

Fazit

Budget-Überwachung ist kein einmaliger Akt, sondern ein kontinuierlicher Prozess. Mit konsequenter Zeiterfassung, regelmäßigem Soll-Ist-Vergleich und frühzeitiger Kommunikation behalten Sie die Kosten im Griff – und liefern profitable Projekte.