Projektzeiterfassung: Nachkalkulation und Analyse
Projekt abgeschlossen – aber war es rentabel? Nachkalkulation gibt Antworten.
Das Wichtigste in Kürze
- Nachkalkulation vergleicht Plan mit Ist
- Zeigt Rentabilität und Abweichungen
- Grundlage für bessere zukünftige Kalkulationen
- Nur möglich mit vollständiger Zeiterfassung
- Regelmäßig durchführen, nicht nur am Ende
Was ist Nachkalkulation
Definition
Plan vs. Ist:
| Element | Beschreibung |
|---|---|
| Vorkalkulation | Geschätzte Zeit/Kosten |
| Ist-Werte | Tatsächlich angefallen |
| Abweichung | Differenz |
| Analyse | Warum Abweichung |
Warum wichtig
Nutzen der Nachkalkulation:
- Rentabilität – Hat das Projekt Gewinn gebracht?
- Lernen – Für künftige Kalkulationen
- Verantwortung – Wer hat wie viel verbraucht
- Preisgestaltung – Stimmen unsere Preise?
- Prozessoptimierung – Wo dauert es zu lange?
Projektzeiten auswerten
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Voraussetzungen
Vollständige Zeiterfassung
Was nötig ist:
| Anforderung | Beschreibung |
|---|---|
| Alle Zeiten erfasst | Lückenlos |
| Projektzuordnung | Korrekt zugewiesen |
| Phasen/Aufgaben | Detailliert genug |
| Mitarbeiter | Wer hat gearbeitet |
Vorkalkulation vorhanden
Vergleichsbasis:
- Geschätzte Stunden – Pro Phase/Aufgabe
- Stundensätze – Pro Mitarbeitergruppe
- Budgets – Pro Bereich
- Zeitrahmen – Geplante Dauer
- Annahmen – Was wurde angenommen
Kostenstellen
Für vollständiges Bild:
| Element | Erfassung |
|---|---|
| Personalkosten | Stunden × Stundensatz |
| Fremdleistungen | Externe Kosten |
| Material | Wenn relevant |
| Reisekosten | Wenn angefallen |
Durchführung
Daten sammeln
Was auswerten:
| Datenquelle | Inhalt |
|---|---|
| Zeiterfassung | Ist-Stunden |
| Vorkalkulation | Plan-Stunden |
| Buchhaltung | Fremdkosten |
| CRM | Umsatz/Rechnung |
Soll-Ist-Vergleich
Wie vergleichen:
- Gesamt – Plan vs. Ist gesamt
- Pro Phase – Konzept, Umsetzung, Test
- Pro Aufgabentyp – Entwicklung, Design, PM
- Pro Mitarbeiter – Wer hat wie viel
- Zeitlich – Verlauf über Projektdauer
Abweichungen analysieren
Warum Differenz:
| Abweichung | Mögliche Ursachen |
|---|---|
| Mehr Stunden | Unterschätzt, Scope Creep, Probleme |
| Weniger Stunden | Überschätzt, effizient, Abkürzungen |
| Andere Verteilung | Andere Phasen als geplant |
Projektanalyse leicht gemacht
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Kennzahlen
Rentabilität
Was rechnen:
| Kennzahl | Formel |
|---|---|
| Deckungsbeitrag | Umsatz - variable Kosten |
| Gewinn | Umsatz - alle Kosten |
| Marge | Gewinn / Umsatz × 100 |
| Stundensatz effektiv | Umsatz / Ist-Stunden |
Zeit-Kennzahlen
Was auswerten:
- Abweichung absolut – Ist-Stunden - Plan-Stunden
- Abweichung relativ – (Ist - Plan) / Plan × 100%
- Effizienz – Plan / Ist × 100%
- Produktivität – Output / Ist-Stunden
- Overhead – Nicht-produktive Zeit
Trend-Analyse
Über mehrere Projekte:
| Analyse | Erkenntnis |
|---|---|
| Durchschnitt | Typische Abweichung |
| Trend | Werden wir besser/schlechter |
| Projekttyp | Welche Projekte laufen gut |
| Team | Welches Team kalkuliert gut |
Lernen für die Zukunft
Kalkulations-Anpassung
Was ändern:
| Erkenntnis | Anpassung |
|---|---|
| Regelmäßig unterschätzt | Puffer erhöhen |
| Phase X immer mehr | Phase X höher kalkulieren |
| Mitarbeiter Y braucht länger | In Kalkulation berücksichtigen |
| Unvorhergesehenes | Risikoaufschlag einplanen |
Prozesse verbessern
Wo optimieren:
- Wo Zeitfresser – Identifizieren, abstellen
- Wo reibungslos – Beibehalten, dokumentieren
- Schnittstellen – Übergaben verbessern
- Kommunikation – Weniger Schleifen
- Tools – Effizienter arbeiten
Dokumentation
Was festhalten:
| Element | Dokumentieren |
|---|---|
| Abweichungen | Größe und Gründe |
| Learnings | Was mitnehmen |
| Empfehlungen | Für nächstes Mal |
| Benchmarks | Richtwerte |
Wann durchführen
Zeitpunkte
Nicht nur am Ende:
| Zeitpunkt | Zweck |
|---|---|
| Projektende | Vollständige Nachkalkulation |
| Meilensteine | Zwischenstand |
| Bei Abweichung | Sofort reagieren |
| Regelmäßig | Monatlich bei längeren Projekten |
Laufende Kontrolle
Nicht bis zum Ende warten:
- Wöchentlich – Verbrauchte vs. geplante Stunden
- Bei Meilensteinen – Phase abgeschlossen - Vergleich
- Bei Warnsignalen – Budget-Überschreitung droht
- Projektende – Vollständige Analyse
Häufige Fehler
Was schiefgeht
Typische Probleme:
| Fehler | Folge |
|---|---|
| Unvollständige Zeiten | Kein echtes Bild |
| Keine Vorkalkulation | Kein Vergleich möglich |
| Nur am Ende | Zu spät zum Reagieren |
| Keine Konsequenzen | Keine Verbesserung |
Wie vermeiden
Lösungen:
- Zeiterfassung durchsetzen – Alle erfassen vollständig
- Vorkalkulation dokumentieren – Schriftlich, detailliert
- Regelmäßig prüfen – Nicht nur am Ende
- Ergebnisse nutzen – In zukünftige Kalkulationen
- Kultur – Abweichung ist okay, daraus lernen
Häufige Fragen
Je detaillierter, desto besser die Erkenntnisse. Mindestens: Projekt und Mitarbeiter. Besser: zusätzlich Phase/Aufgabentyp. Ideal: konkrete Aufgaben. Aber: Der Aufwand muss vertretbar sein. Für viele Zwecke reicht Projekt + Phase.
Große Abweichungen sind Lerngelegenheiten. Analysieren Sie: War die Kalkulation unrealistisch? Gab es Scope Creep? Unvorhergesehene Probleme? Ineffiziente Arbeit? Die Ursache bestimmt die Maßnahme. Nicht beschuldigen, sondern verstehen.
Für wichtige und größere Projekte: ja. Für kleine Standardprojekte kann eine vereinfachte Auswertung reichen oder Sie fassen mehrere zusammen. Der Aufwand sollte im Verhältnis zum Nutzen stehen. Große Projekte: detailliert. Kleine: stichprobenartig.
Entweder: Alle Stunden mit individuellem Stundensatz bewerten. Oder: Durchschnittlicher Team-Stundensatz. Die erste Methode ist genauer, die zweite einfacher. Für grobe Analyse reicht oft der Durchschnitt, für exakte Projektkalkulation besser individuell.
Ja, aber konstruktiv. Ziel ist Lernen, nicht Schuldzuweisung. Teilen Sie die Erkenntnisse, fragen Sie nach Gründen für Abweichungen, sammeln Sie Verbesserungsvorschläge. Das Team weiß oft, warum es länger gedauert hat, und hat Ideen zur Verbesserung.
Fazit
Nachkalkulation zeigt, ob Projekte rentabel waren, und liefert Daten für bessere zukünftige Kalkulationen. Voraussetzung ist vollständige Zeiterfassung und eine dokumentierte Vorkalkulation. Nicht nur am Projektende auswerten, sondern auch zwischendurch – um rechtzeitig gegenzusteuern. Die wichtigsten Kennzahlen: Abweichung der Stunden, effektiver Stundensatz, Marge. Aus Abweichungen lernen statt sie zu verstecken.
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