Projektzeit nachträglich erfassen: Tipps

Projektzeit nachträglich erfassen: Tipps

Es passiert selbst den Besten: Der Tag war hektisch, und die Zeiterfassung ist auf der Strecke geblieben. Nachträgliches Erfassen von Projektzeiten ist möglich – aber mit Herausforderungen verbunden. Dieser Artikel zeigt, wie Sie vergessene Zeiten möglichst genau rekonstruieren.

Das Wichtigste in Kürze

• Sofortige Erfassung ist immer besser als Nachbuchung
• Digitale Spuren helfen bei der Rekonstruktion
• Ehrliche Schätzung ist besser als aufgeblähte Zeiten
• Nachbuchungen sollten als solche erkennbar sein
• Regelmäßige Erfassung verhindert das Problem

Das Problem mit Nachbuchungen

Warum Echtzeit-Erfassung besser ist

Typische Probleme

Zeitverlust:

• Wartezeiten werden vergessen
• Kurze Unterbrechungen nicht erfasst
• Meetings länger als gedacht

Ungenauigkeit:

• Was war nochmal um 14 Uhr?
• Wie lange hat das Telefonat gedauert?
• War das Montag oder Dienstag?

Digitale Spuren nutzen

E-Mail-Postfach

Ihr Posteingang ist ein Protokoll:

• Wann wurde an welchem Thema geschrieben?
• Antwortzeiten zeigen Arbeitsintervalle
• Sent-Items dokumentieren Ihre Aktivität

Tipp: Sortieren Sie nach „Gesendet am" für den betreffenden Tag.

Kalender

Der Kalender zeigt:

• Meetings und deren Dauer
• Reisezeiten (wenn eingetragen)
• Deadlines und Termine

Aber Achtung: Kalendereinträge sind Soll, nicht Ist. Das Meeting kann kürzer oder länger gewesen sein.

Browser-Verlauf

Der Browser-Verlauf zeigt:

• Welche Seiten wann besucht wurden
• Recherche-Aktivitäten
• Tool-Nutzung (Projektmanagement, etc.)

Commit-History (für Entwickler)

Git-Commits dokumentieren:

• Wann wurde Code eingecheckt?
• An welchem Feature wurde gearbeitet?
• Wie lange zwischen den Commits?

Chat-Verlauf

Slack, Teams & Co. zeigen:

• Kommunikationszeiten
• Themen und Projekte
• Meeting-Einladungen und Calls

Schritt-für-Schritt: Zeit rekonstruieren

Schritt 1: Zeitrahmen festlegen

Bestimmen Sie den Zeitraum:

• Welcher Tag oder welche Tage?
• Arbeitszeit-Start und -Ende des Tages
• Bereits erfasste Zeiten abziehen

Schritt 2: Feste Termine eintragen

Beginnen Sie mit den sicheren Punkten:

• Kalender-Termine (ggf. anpassen)
• Feste Meetings
• Bekannte Calls

Schritt 3: Digitale Spuren auswerten

Durchsuchen Sie:

• E-Mail-Postfach des Tages
• Browser-Verlauf
• Chat-Nachrichten
• Commit-History
• Dokumenten-Änderungsdaten

Schritt 4: Lücken füllen

Für die verbleibenden Zeiten:

• Was war das Hauptthema des Tages?
• Welche Projekte waren aktiv?
• Realistische Zeitverteilung schätzen

Schritt 5: Plausibilität prüfen

Kontrollieren Sie:

• Ergibt die Summe einen realistischen Arbeitstag?
• Passen die Zeiten zu den Ergebnissen?
• Keine doppelten Buchungen?

Tipps für ehrliche Schätzungen

Nicht aufrunden

Schlecht:

• 35 Minuten → 1 Stunde buchen
• 2,5 Stunden → 3 Stunden buchen

Besser:

• Auf 15-Minuten-Intervalle runden (35 min → 30 oder 45 min)
• Im Zweifel eher weniger als mehr

Unterbrechungen berücksichtigen

Realistische Einschätzung:

• 4 Stunden am Thema ≠ 4 Stunden produktive Arbeit
• Kaffeepausen, Toilettengänge, kurze Unterbrechungen
• Faustregel: 10-15% Abzug bei langen Blöcken

Bei Unsicherheit: Notieren

Kennzeichnen Sie geschätzte Buchungen:

• „(geschätzt)" in der Beschreibung
• Interner Kommentar „Nachbuchung"
• Flag in der Software (wenn verfügbar)

Nachbuchungsregeln im Unternehmen

Fristen definieren

Empfohlene Regelung:

Dokumentationspflicht

Bei Nachbuchungen sollte dokumentiert werden:

• Datum der Nachbuchung
• Zeitraum der nachgebuchten Leistung
• Grund für die späte Erfassung

Grenzen setzen

Klare Regeln verhindern Missbrauch:

• Maximale Nachbuchungsfrist (z.B. 5 Arbeitstage)
• Begründungspflicht ab bestimmter Frist
• Keine Nachbuchung bei Abrechnungsschluss

Strategien zur Vermeidung

Timer nutzen

Die effektivste Methode:

• Bei Arbeitsbeginn Timer starten
• Bei Wechsel: Timer stoppen, neuen starten
• Automatische Erfassung der Ist-Zeiten

Erinnerungen einrichten

Automatische Reminder:

• Tägliche Erinnerung (z.B. 17 Uhr)
• Wöchentliche Zusammenfassung
• Warnung bei fehlenden Buchungen

Routine etablieren

Zeiterfassung als Gewohnheit:

• Fester Zeitpunkt (z.B. vor Feierabend)
• Morgens den Vortag prüfen
• Freitags die Woche abschließen

Mobile Erfassung

Zeiterfassung von überall:

• App auf dem Smartphone
• Schnelle Buchung unterwegs
• Auch bei Kundenterminen

Sonderfälle

Krankheitstag vergessen

Wenn Sie vergessen haben, Krankheit einzutragen:

• Nachtragen mit Datum der Krankmeldung
• Verweis auf AU-Bescheinigung
• HR/Vorgesetzte informieren

Urlaub nicht gebucht

Urlaub sollte vorab geplant sein, aber wenn vergessen:

• Schnellstmöglich nachtragen
• Mit genehmigtem Urlaubsantrag verknüpfen

Projektzeit ohne Projekt

Wenn das Projekt in der Software fehlt:

• Zunächst auf Sammelkonto buchen
• Projekt anlegen lassen
• Dann umbuchen

Für Führungskräfte: Nachbuchungen managen

Transparenz schaffen

• Nachbuchungsquote monitoren
• Häufige Nachbucher identifizieren
• Ursachen analysieren

Unterstützung statt Strafe

• Bei häufigen Nachbuchungen: Gespräch suchen
• Tooling verbessern
• Schulung anbieten

Prozesse optimieren

Wenn viele Nachbuchungen:

• Ist das Tool zu kompliziert?
• Fehlen Erinnerungen?
• Ist die Projektstruktur unklar?

Häufige Fragen

Fazit

Nachträgliches Erfassen von Projektzeiten ist manchmal unvermeidlich, aber immer mit Ungenauigkeiten verbunden. Nutzen Sie digitale Spuren zur Rekonstruktion, schätzen Sie ehrlich und kennzeichnen Sie Nachbuchungen entsprechend. Langfristig ist die beste Strategie jedoch, Zeiterfassung zur Routine zu machen – mit Timern, Erinnerungen und einer Software, die den Prozess einfach macht.