Tätigkeitsbeschreibung in der Zeiterfassung

Tätigkeitsbeschreibung in der Zeiterfassung

Eine gute Tätigkeitsbeschreibung macht den Unterschied zwischen nutzlosen Daten und wertvollen Informationen. Wer weiß, woran gearbeitet wurde, kann besser planen, fair abrechnen und aus Projekten lernen. Dieser Artikel zeigt, wie Sie Tätigkeiten sinnvoll dokumentieren.

Das Wichtigste in Kürze

• Tätigkeitsbeschreibungen dokumentieren, was in der gebuchten Zeit gemacht wurde
• Sie dienen der Abrechnung, Nachvollziehbarkeit und Projektanalyse
• Gute Beschreibungen sind kurz, aussagekräftig und konkret
• Einheitliche Regeln im Team sorgen für Konsistenz
• Die Beschreibung sollte zeitnah erfolgen

Warum Tätigkeitsbeschreibungen wichtig sind

Für die Abrechnung

Bei Kundenprojekten ist die Tätigkeitsbeschreibung oft Teil der Rechnung:

• Kunden sehen, wofür sie bezahlen
• Nachvollziehbarkeit der Leistungen
• Grundlage für Stundennachweise
• Basis für billable Hours

Für die Projektanalyse

Gute Beschreibungen ermöglichen:

• Zeitverteilung pro Tätigkeit analysieren
• Engpässe identifizieren
• Realistische Schätzungen für zukünftige Projekte
• Projektzeit-Auswertungen

Für die Nachvollziehbarkeit

Wochen oder Monate später:

• Was wurde wann gemacht?
• Wer hat was bearbeitet?
• Wo sind Probleme aufgetreten?

Grundregeln für gute Beschreibungen

Die 5-W-Regel

Eine gute Beschreibung beantwortet:

• Was wurde gemacht? (Hauptaktivität)
• Woran wurde gearbeitet? (Objekt/Feature)
• Wie wurde es gemacht? (Methode/Ansatz) – optional
• Warum wurde es gemacht? (Anlass) – bei Bedarf
• Welches Ergebnis wurde erzielt? – optional

Kurz und prägnant

Zu lang:

„Ich habe heute den ganzen Tag daran gearbeitet, die Startseite der Website zu überarbeiten, weil der Kunde gesagt hat, dass sie nicht mehr modern genug aussieht, und dabei habe ich verschiedene Designvarianten ausprobiert."

Besser:

„Startseite Redesign: 3 Entwurfsvarianten erstellt"

Konkret statt vage

Schlecht:

„Am Projekt gearbeitet"

Besser:

„API-Schnittstelle für Kundendatenimport implementiert"

Formulierungsbeispiele nach Branche

IT und Softwareentwicklung

Agenturen und Kreativ

Beratung und Consulting

Handwerk und Bau

Strukturierte Beschreibungen

Mit Präfix

Einheitliche Präfixe erleichtern die Auswertung:

• [MEETING] Kickoff-Call mit Kunde
• [DEV] Datenbankschema erweitert
• [REVIEW] Code-Review Zahlungsmodul
• [DOC] Benutzerhandbuch aktualisiert
• [BUG] Ticket #456 behoben

Mit Referenzen

Verknüpfung zu Tickets/Aufgaben:

• „PROJ-123: Suchfunktion implementiert"
• „Ticket #456: Fehlerbehebung Login"
• „Feature REQ-78: Erste Umsetzung"

Mit Ergebnis

Wenn möglich, das Ergebnis dokumentieren:

• „API-Tests: 45 von 47 Tests grün"
• „Konzept Startseite: Vom Kunden freigegeben"
• „Bugfix: Problem gelöst, deployed auf Staging"

Regeln im Team etablieren

Verbindliche Guidelines

Definieren Sie im Team:

Beispiel-Richtlinie

Tätigkeitsbeschreibung:

1. Jede Buchung erhält eine Beschreibung (Pflichtfeld)
2. Mindestens: Tätigkeit + Objekt (z.B. „Meeting Projekt X")
3. Bei Kundenprojekten: Ticket-/Aufgaben-ID wenn vorhanden
4. Keine Romane – kurz und prägnant
5. Verständlich für Dritte (nicht nur Insider-Begriffe)

Schulung und Beispiele

Neue Mitarbeiter brauchen:

• Erklärung des Systems
• Gute Beispiele zum Orientieren
• Feedback zu ersten Buchungen
• Ansprechpartner bei Fragen

Häufige Fehler vermeiden

Zu ungenau

Problem: „Gearbeitet" oder „Diverses"

Lösung: Immer konkret benennen, was gemacht wurde.

Zu spät erfasst

Problem: Am Freitag für die ganze Woche erfassen

Lösung: Täglich oder nach jeder Tätigkeit erfassen. Details gehen sonst verloren.

Inkonsistent

Problem: Mal ausführlich, mal gar nicht

Lösung: Feste Regeln, die für alle gelten.

Abkürzungen ohne Kontext

Problem: „FE-Dev für API-Int"

Lösung: Verständlich für alle schreiben oder Abkürzungsliste pflegen.

Nur für sich selbst

Problem: Beschreibung, die nur der Autor versteht

Lösung: So schreiben, dass auch Kollegen und Kunden es verstehen.

Technische Umsetzung

Pflichtfeld einrichten

In der Zeiterfassungssoftware:

• Beschreibungsfeld als Pflichtfeld definieren
• Mindestzeichenanzahl festlegen
• Speichern ohne Beschreibung blockieren

Vorlagen und Textbausteine

Für wiederkehrende Tätigkeiten:

• Vordefinierte Textbausteine anbieten
• Dropdown mit häufigen Tätigkeiten
• Auto-Vervollständigung aktivieren

Integration mit Projekttools

Verknüpfung mit:

• Ticketsystemen (Jira, Asana, etc.)
• Projektmanagement-Tools
• CRM-Systemen

Datenschutz beachten

Keine sensiblen Daten

In Beschreibungen nicht:

• Personennamen (außer nötig)
• Gesundheitsdaten
• Vertrauliche Kundeninfos
• Gehälter oder Konditionen

Recht auf Auskunft

Mitarbeiter haben Recht auf Einsicht in ihre eigenen Daten – auch die Tätigkeitsbeschreibungen.

Löschfristen

Tätigkeitsbeschreibungen unterliegen den allgemeinen Aufbewahrungsfristen.

Häufige Fragen

Fazit

Gute Tätigkeitsbeschreibungen sind kein Selbstzweck, sondern schaffen Mehrwert: für die Abrechnung, für die Projektanalyse und für die Nachvollziehbarkeit. Mit klaren Regeln, konkreten Formulierungen und zeitnaher Erfassung werden aus Zeitdaten wertvolle Informationen. Investieren Sie ein paar Sekunden mehr pro Buchung – es zahlt sich aus.