Projektzeit-Schätzung: Aufwand richtig einschätzen
Zu optimistisch geschätzt? So werden Ihre Projektschätzungen realistischer.
Das Wichtigste in Kürze
- Schätzungen sind immer unsicher – Bandbreiten angeben
- Historische Daten als Referenz nutzen
- Team einbeziehen (Wisdom of Crowds)
- Optimismus-Bias bewusst korrigieren
- Puffer für Unvorhergesehenes einplanen
Warum Schätzungen schwer sind
Typische Probleme
Was schiefgeht:
| Problem | Auswirkung |
|---|---|
| Optimismus-Bias | Systematisch zu niedrig |
| Unbekannte Faktoren | Nicht eingeplant |
| Scope Creep | Anforderungen wachsen |
| Komplexität unterschätzt | Mehr Aufwand als gedacht |
| Abhängigkeiten vergessen | Verzögerungen |
Planungsfehlschluss
Warum wir falsch liegen:
- Best-Case-Denken – Alles läuft glatt
- Erfahrung ignoriert – Es war immer mehr
- Einmaligkeit betont – "Dieses Mal ist anders"
- Details übersehen – Aufwand für Kleinigkeiten
- Zeitdruck – Wunsch vs. Realität
Schätzungen verbessern
MyTimeTracker liefert historische Daten für bessere Schätzungen.
- Sofort einsatzbereit
- DSGVO-konform
- Keine Einrichtung nötig
Schätzmethoden
Expertenurteil
Erfahrung nutzen:
| Vorteil | Nachteil |
|---|---|
| Schnell | Subjektiv |
| Erfahrungsbasiert | Einzelmeinung |
| Keine Daten nötig | Optimismus-Bias |
| Intuitiv | Schwer nachvollziehbar |
Analogieschätzung
Vergleich mit Ähnlichem:
- Referenzprojekt finden – Ähnlich in Umfang/Art
- Aufwand übertragen – War X Stunden
- Anpassen – Unterschiede berücksichtigen
- Validieren – Passt der Vergleich?
- Dokumentieren – Warum diese Referenz
Drei-Punkt-Schätzung (PERT)
Bandbreite angeben:
| Schätzung | Beschreibung |
|---|---|
| Optimistisch (O) | Wenn alles glatt läuft |
| Wahrscheinlich (M) | Normalfall |
| Pessimistisch (P) | Bei Problemen |
| Ergebnis | (O + 4×M + P) / 6 |
Planning Poker
Im Team schätzen:
- Aufgabe vorstellen – Alle verstehen
- Individuell schätzen – Verdeckt, unabhängig
- Aufdecken – Gleichzeitig zeigen
- Diskutieren – Extreme begründen
- Neu schätzen – Bis Konsens
- Ergebnis festhalten – Begründung dokumentieren
Historische Daten nutzen
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Schätzgenauigkeit verbessern
Aufgaben zerlegen
Kleinere Einheiten:
| Größe | Schätzbarkeit |
|---|---|
| Große Aufgabe | Schwer schätzbar |
| Mittlere Aufgabe | Besser |
| Kleine Aufgabe | Gut schätzbar |
| Richtwert | Max. 1-2 Tage |
Historische Daten nutzen
Aus der Vergangenheit lernen:
- Vergangene Projekte – Geplant vs. tatsächlich
- Schätzfaktor ermitteln – z.B. immer 1,3x mehr
- Nach Aufgabentyp – Unterschiede erkennen
- Nach Schätzer – Wer schätzt wie
- Datenbank aufbauen – Für künftige Schätzungen
Bias korrigieren
Systematische Fehler ausgleichen:
| Bias | Korrektur |
|---|---|
| Optimismus | Faktor 1,2-1,5 |
| Ankereffekt | Unabhängig schätzen |
| Gruppendenken | Anonyme Schätzung erst |
| Bestätigungsfehler | Gegenargumente suchen |
Unsicherheit kommunizieren
Bandbreiten statt Punktschätzung
Ehrlich sein:
| Statt | Besser |
|---|---|
| "5 Tage" | "4-7 Tage" |
| "100 Stunden" | "80-130 Stunden" |
| "Bis Freitag fertig" | "Freitag wahrscheinlich, Montag sicher" |
Konfidenzintervalle
Wahrscheinlichkeiten:
- 50% Konfidenz – 40-60 Stunden
- 80% Konfidenz – 30-80 Stunden
- 95% Konfidenz – 20-100 Stunden
- Bedeutung – Je sicherer, desto breiter
Puffer planen
Arten von Puffern
Was einplanen:
| Puffer | Zweck |
|---|---|
| Projektpuffer | Allgemeine Reserve |
| Aufgabenpuffer | Pro Arbeitspaket |
| Risikopuffer | Für bekannte Risiken |
| Managementreserve | Für Unbekanntes |
Puffergröße bestimmen
Richtwerte:
- Bekannte Aufgaben – 10-15%
- Neue Technologie – 30-50%
- Erstmaliges Projekt – 50-100%
- Externe Abhängigkeiten – 20-30%
- Insgesamt – Nicht einfach addieren
Häufige Fragen
Das hängt vom Projektstand ab. Früh im Projekt sind ±50% normal. Nach detaillierter Planung sollten ±15-20% möglich sein. Wichtiger als Genauigkeit ist, dass Sie die Unsicherheit kommunizieren und mit Bandbreiten arbeiten.
Weder noch – realistisch. Zu optimistisch führt zu Stress und Überstunden, zu pessimistisch zu verlorenen Aufträgen. Die Drei-Punkt-Schätzung hilft, beide Extreme zu berücksichtigen und einen realistischen Mittelwert zu finden.
Bleiben Sie bei Ihrer Einschätzung, aber bieten Sie Alternativen: Was kann mit weniger Aufwand erreicht werden? Welche Funktionen sind verzichtbar? Wo sind Risiken, die der Kunde übernehmen kann? Nie unter Wert verkaufen – das führt zu Problemen.
Führen Sie konsequent Nachkalkulationen durch: Geplant vs. tatsächlich, für jede Aufgabe. Analysieren Sie: Wo lagen wir daneben? Warum? Bauen Sie eine Datenbank auf. Mit der Zeit werden Ihre Schätzfaktoren genauer.
Die Personen, die die Arbeit auch machen. Sie haben das beste Verständnis für den tatsächlichen Aufwand. Führungskräfte neigen zu Optimismus. Im Idealfall schätzt ein Team gemeinsam (Planning Poker) – das gleicht individuelle Verzerrungen aus.
Fazit
Gute Aufwandsschätzung ist eine Fähigkeit, die sich entwickeln lässt. Nutzen Sie strukturierte Methoden wie Drei-Punkt-Schätzung oder Planning Poker, zerlegen Sie große Aufgaben, und lernen Sie aus historischen Daten. Kommunizieren Sie Unsicherheit mit Bandbreiten statt Punktschätzungen. Und planen Sie Puffer ein – Unvorhergesehenes passiert immer. Die beste Schätzung ist die, deren Unsicherheit ehrlich kommuniziert wird.
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