Projektzeiten abrechnen: Vom Tracking zur Kundenrechnung

Projektzeiten erfassen ist nur der halbe Weg. Die Umwandlung in Kundenrechnungen entscheidet, ob sich die Arbeit auch finanziell lohnt.

Das Wichtigste in Kürze

Saubere Erfassung ist Grundlage
Tätigkeitsbeschreibungen für Transparenz
Nicht abrechenbare Zeiten klar definieren
Aufbereitung vor Rechnungsstellung
Dokumentation für Rückfragen

Erfassung als Basis

Was erfassen

Alle relevanten Informationen:

Element	Beispiel
Datum	22.01.2026
Projekt	Webseite Redesign
Tätigkeit	Frontend-Entwicklung
Dauer	3,5 Stunden
Beschreibung	Navigation implementiert

Detailtiefe

Wie genau:

Zu grob – "Projekt ABC - 8 Stunden"
Richtig – "ABC - Konzeption Header - 2h"
"ABC - Programmierung Header - 4h"
"ABC - Testing Header - 2h"
Zu detailliert – "E-Mail gelesen 0:05"
Empfehlung – 15-30 Min Intervalle

Zeitnah erfassen

Nicht aufschieben:

Erfassungszeitpunkt	Qualität
Sofort	Sehr genau
Am Abend	Gut
Am Wochenende	Lückenhaft
Am Monatsende	Unbrauchbar

Projektzeiten sauber erfassen

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Abrechenbare vs. nicht abrechenbare Zeit

Was ist abrechenbar

Typische Kategorien:

Abrechenbar	Beispiele
Kernleistung	Entwicklung, Design, Beratung
Projektbezogene Kommunikation	Abstimmung zum Projekt
Reisezeit (vereinbart)	Je nach Vertrag
Dokumentation	Projektdokumentation

Nicht abrechenbar

Was nicht berechnet wird:

Interne Meetings – Nicht projektbezogen
Akquise – Angebot erstellen
Allgemeine Kommunikation – Smalltalk, Networking
Fehlerbehebung eigener Fehler – Je nach Vertrag
Einarbeitung – In neue Tools
Administrative Tätigkeiten – Buchhaltung, Planung

Klare Regeln

Vorab definieren:

Kategorie	Regel
Meetings	Abrechenbar ab 15 Min
E-Mails	In Zeitblöcken erfassen
Telefonate	Kurze pauschal, lange einzeln
Reise	50% oder laut Vertrag

Aufbereitung für Rechnung

Daten exportieren

Aus Zeiterfassung:

Format	Verwendung
CSV	Weiterverarbeitung
PDF	Anhang zur Rechnung
Excel	Manuelle Bearbeitung
API	Automatischer Import

Zeiten gruppieren

Übersichtlich darstellen:

Nach Tätigkeit – Entwicklung: 45h
Design: 12h
Beratung: 8h
Nach Phase – Konzeption: 15h
Umsetzung: 40h
Testing: 10h
Nach Zeitraum – KW 1: 20h
KW 2: 25h
KW 3: 20h

Rundung

Wie runden:

Methode	Beschreibung
15-Min-Takt	1:07 = 1:15
30-Min-Takt	1:20 = 1:30
Kaufmännisch	Ab 8 Min aufrunden
Vertraglich	Wie vereinbart

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Rechnungsstellung

Bestandteile

Was auf die Rechnung:

Element	Inhalt
Projektreferenz	Name, Nummer
Zeitraum	Abrechnungszeitraum
Stunden	Gesamtstunden
Stundensatz	Vereinbarter Satz
Summe	Stunden × Satz
Anlage	Stundennachweis

Stundennachweis

Als Anlage:

Projekt: ABC Website
Zeitraum: 01.01.-31.01.2026
Tabelle – Datum | Tätigkeit | Stunden
02.01. | Konzept erstellen | 4,0
03.01. | Design Startseite | 6,0
...
Summe: 65 Stunden
Stundensatz: 95 € – Gesamt: 6.175 € netto

Abrechnungsintervalle

Wie oft:

Intervall	Geeignet für
Wöchentlich	Große Projekte
Monatlich	Standard
Nach Meilenstein	Phasenprojekte
Nach Abschluss	Kleine Projekte

Problemfälle

Kunde bestreitet Stunden

Wenn Diskussion:

Situation	Vorgehen
Mehr als geschätzt	Nachweis, Ursachen erklären
Nicht nachvollziehbar	Detaillierten Nachweis liefern
Prinzipieller Streit	Vertrag prüfen, Gespräch

Schlechte Dokumentation

Nachträglich schwierig:

Kalender durchgehen – Termine als Anhaltspunkt
E-Mails prüfen – Zeitstempel nutzen
Kollegen fragen – Gemeinsame Arbeit
Ehrlich sein – Nur dokumentierte Zeit abrechnen

Nachträgliche Korrekturen

Wenn Fehler gefunden:

Situation	Vorgehen
Zu wenig berechnet	Nachberechnen wenn möglich
Zu viel berechnet	Korrektur, Gutschrift
Falsche Zuordnung	Intern korrigieren

Vertragsgestaltung

Wichtige Klauseln

Vorab regeln:

Thema	Regelung
Stundensatz	Fest, nach Rolle, nach Tätigkeit
Rundung	Wie wird gerundet
Abrechnung	Intervall, Fälligkeit
Nachweis	Was gilt als Nachweis
Budget	Deckelung, Warnung

Abweichungen

Wenn mehr als geplant:

Warnung – Bei 80% Budget erreicht
Abstimmung – Vor Überschreitung
Schriftlich – Freigabe dokumentieren
Keine Überraschung – Kunde muss informiert sein

Häufige Fragen

So detailliert wie vertraglich vereinbart oder üblich. Mindestens: Datum, Tätigkeit, Dauer. Besser: Kurze Beschreibung der Aufgabe. Zu detailliert wirkt kleinlich. Faustregel: Der Kunde muss nachvollziehen können, wofür er zahlt.

Rechtlich problematisch. Berechnen Sie nur, was Sie belegen können. Für die Zukunft: Konsequent erfassen. Tipp: Kalender und E-Mails können helfen, Zeiten zu rekonstruieren – aber das sollte die Ausnahme bleiben.

Kommt auf den Vertrag an. Wartezeit durch Kunde (fehlende Zuarbeit) ist oft abrechenbar. Wartezeit durch technische Probleme auf Ihrer Seite nicht. Klare Regelung vorab treffen und Wartezeiten dokumentieren.

Nein, das wäre übertrieben. Erfassen Sie projektbezogene Kommunikation in sinnvollen Blöcken (z.B. '30 Min Abstimmung per E-Mail'). Nicht jede 2-Minuten-Mail einzeln, aber auch nicht unterschlagen.

Gespräch suchen, Nachweise vorlegen, auf Vertrag verweisen. Wenn keine Einigung: Rechtliche Beratung. Für die Zukunft: Regelmäßige Zwischenabrechnungen und transparente Kommunikation bei Budgetänderungen.

Fazit

Projektzeiten abrechnen beginnt bei der sauberen Erfassung. Wer täglich genau dokumentiert, hat am Monatsende keine Probleme mit der Rechnung. Klare Regeln für abrechenbare und nicht abrechenbare Zeit, übersichtliche Stundennachweise und offene Kommunikation bei Abweichungen machen den Unterschied zwischen zufriedenen und unzufriedenen Kunden.

Projektzeiten abrechnen: Vom Tracking zur Kundenrechnung