Projektstunden auswerten: Reports erstellen

Projektstunden auswerten: Reports erstellen

Projektstunden zu erfassen ist nur der erste Schritt. Der eigentliche Wert entsteht durch die Auswertung: Welche Projekte sind profitabel? Wo geht Zeit verloren? Wer ist ausgelastet? Gute Reports liefern Antworten und ermöglichen fundierte Entscheidungen.

Das Wichtigste in Kürze

• Regelmäßige Auswertungen decken Probleme früh auf
• Standard-Reports für wiederkehrende Fragen einrichten
• Kennzahlen auf Unternehmensebene und Projektebene unterscheiden
• Visualisierungen machen Daten verständlich
• Aus Daten Maßnahmen ableiten ist der entscheidende Schritt

Warum Projektstunden auswerten?

Nutzen für das Unternehmen

• Profitabilität verstehen: Welche Projekte/Kunden sind rentabel?
• Kapazität planen: Wie ausgelastet sind die Teams?
• Angebote verbessern: Realistischere Aufwandsschätzungen
• Kosten kontrollieren: Abweichungen früh erkennen
• Strategische Entscheidungen: Datenbasiert statt Bauchgefühl

Nutzen für Projektleiter

• Projektfortschritt überwachen
• Budget-Einhaltung prüfen
• Engpässe erkennen
• Ressourcen umverteilen

Nutzen für Mitarbeiter

• Eigene Leistung nachvollziehen
• Auslastung transparent machen
• Überstunden dokumentieren

Wichtige Kennzahlen (KPIs)

Auf Projektebene

Auf Unternehmensebene

Auf Mitarbeiterebene

• Gebuchte Stunden pro Woche/Monat
• Verteilung auf Projekte
• Billable vs. Non-Billable
• Überstundenkonto

Standard-Reports einrichten

Wöchentlicher Statusbericht

Zielgruppe: Projektleiter, Team

Inhalt:

• Gebuchte Stunden der Woche
• Verbleibende Budget-Stunden
• Abweichungen zum Plan
• Nächste Meilensteine

Monatlicher Projektbericht

Zielgruppe: Management, Kunde

Inhalt:

• Gesamtstunden des Monats
• Aufschlüsselung nach Tätigkeit
• Budget-Status (inkl. Prognose)
• Wichtige Meilensteine/Deliverables

Quartals-Auswertung

Zielgruppe: Geschäftsführung

Inhalt:

• Projektprofitabilität
• Auslastungsquoten
• Billable Rate Entwicklung
• Vergleich mit Vorquartal/Vorjahr

Mitarbeiter-Übersicht

Zielgruppe: HR, Führungskräfte

Inhalt:

• Auslastung pro Mitarbeiter
• Projektverteilung
• Überstundensituation
• Abwesenheiten

Auswertung erstellen: Schritt für Schritt

Schritt 1: Fragestellung definieren

Bevor Sie Daten ziehen, klären:

• Was will ich wissen?
• Welche Entscheidung soll unterstützt werden?
• Wer ist die Zielgruppe des Reports?

Schritt 2: Daten extrahieren

Aus dem Zeiterfassungssystem:

• Zeitraum festlegen
• Filter setzen (Projekt, Mitarbeiter, Kunde)
• Daten exportieren oder direkt auswerten

Schritt 3: Aufbereiten

Rohdaten in aussagekräftige Form bringen:

• Aggregieren (Summen, Durchschnitte)
• Gruppieren (nach Projekt, Team, Zeitraum)
• Berechnen (Abweichungen, Quoten)

Schritt 4: Visualisieren

Daten verständlich darstellen:

Schritt 5: Interpretieren

Aus Zahlen Erkenntnisse ableiten:

• Was bedeuten die Zahlen?
• Warum sind sie so?
• Was ist zu tun?

Schritt 6: Maßnahmen definieren

Der wichtigste Schritt – aus Daten Handlungen ableiten:

• Korrekturmaßnahmen bei Abweichungen
• Prozessverbesserungen
• Ressourcenanpassungen
• Kommunikation mit Stakeholdern

Typische Auswertungssituationen

Projekt liegt über Budget

Analyse:

• Wo wurden mehr Stunden verbraucht als geplant?
• Welche Tätigkeiten waren aufwändiger?
• Gab es Scope-Änderungen?

Mögliche Maßnahmen:

• Mit dem Kunden sprechen (Nachverhandlung)
• Scope reduzieren
• Effizienz steigern
• Für nächstes Mal: Bessere Schätzung

Mitarbeiter ist überlastet

Analyse:

• Wie verteilen sich die Stunden?
• Welche Projekte beanspruchen die Person?
• Ist die Situation temporär oder strukturell?

Mögliche Maßnahmen:

• Aufgaben umverteilen
• Priorisieren
• Zusätzliche Ressourcen
• Projektzeitpläne anpassen

Projekt ist nicht profitabel

Analyse:

• Stimmt die Preiskalkulation?
• Wurde effizient gearbeitet?
• Gab es unbezahlte Zusatzleistungen?

Mögliche Maßnahmen:

• Stundensatz für Folgeprojekte anpassen
• Scope besser definieren
• Change Requests konsequent berechnen
• Kunde evaluieren (lohnt sich die Zusammenarbeit?)

Tools für die Auswertung

Integrierte Reports

Gute Projektzeiterfassungs-Software bietet:

• Standard-Reports per Klick
• Filtermöglichkeiten
• Export-Funktionen
• Dashboard mit KPIs

Export nach Excel

Für individuelle Auswertungen:

• Daten exportieren (CSV, Excel)
• In Tabellenkalkulation weiterverarbeiten
• Pivot-Tabellen nutzen
• Eigene Diagramme erstellen

BI-Tools

Für fortgeschrittene Analysen:

• Power BI, Tableau oder ähnliche
• Daten aus verschiedenen Quellen kombinieren
• Komplexe Visualisierungen
• Automatisierte Dashboards

Best Practices

Regelmäßigkeit

Auswertungen nicht nur bei Problemen:

• Wöchentlich: Operative Steuerung
• Monatlich: Taktische Überprüfung
• Quartalsweise: Strategische Analyse

Konsistenz

Immer gleiche Methodik:

• Einheitliche Definitionen
• Gleiche Berechnungswege
• Vergleichbare Zeiträume

Actionable Insights

Nicht nur Zahlen, sondern Handlungsimpulse:

• Was bedeutet diese Zahl?
• Was sollen wir tun?
• Wer ist verantwortlich?

Kommunikation

Ergebnisse teilen:

• Team informieren
• Erfolge feiern
• Probleme gemeinsam lösen

Häufige Fragen

Fazit

Die Auswertung von Projektstunden verwandelt Rohdaten in wertvolles Wissen. Regelmäßige Reports nach klarer Methodik liefern die Grundlage für fundierte Entscheidungen – vom operativen Projektmanagement bis zur strategischen Unternehmenssteuerung. Der Schlüssel liegt nicht nur in den Zahlen selbst, sondern in der Fähigkeit, daraus Handlungsimpulse abzuleiten und umzusetzen.