Zeiterfassung im Agenturgeschäft: Best Practices
In Agenturen ist Zeit das Produkt – und die Zeiterfassung der Schlüssel zur Rentabilität.
Das Wichtigste in Kürze
- Zeit ist die Basis der Abrechnung
- Abrechenbare vs. nicht-abrechenbare Stunden trennen
- Projektrentabilität messen
- Ressourcenplanung verbessern
- Team-Auslastung optimieren
Warum Zeiterfassung zentral ist
Das Agenturmodell
Wie Agenturen Geld verdienen:
| Element | Beschreibung |
|---|---|
| Input | Arbeitszeit der Mitarbeiter |
| Output | Kreative Leistung |
| Abrechnung | Nach Stunden oder Pauschale |
| Gewinn | Wenn Umsatz > Kosten |
Die Herausforderung
Was Agenturen schwer macht:
- Unsichtbare Zeit – Wohin fließt die Arbeit?
- Falsche Schätzungen – Projekte dauern länger
- Nicht-abrechenbar – Viel interne Zeit
- Auslastung – Zu wenig oder zu viel
- Rentabilität – Manche Kunden kosten mehr
Agentur-Zeiterfassung
MyTimeTracker wurde für projektbasiertes Arbeiten entwickelt.
- Sofort einsatzbereit
- DSGVO-konform
- Keine Einrichtung nötig
Erfassungsstruktur
Was erfassen
Für jede Buchung:
| Feld | Beispiel |
|---|---|
| Kunde | Kunde XY GmbH |
| Projekt | Website Relaunch |
| Phase/Task | Konzept, Design, Dev |
| Beschreibung | Was genau gemacht |
| Dauer | Stunden/Minuten |
| Abrechenbar | Ja/Nein |
Kategorisierung
Typische Aufgabentypen:
- Strategie – Konzept, Analyse, Beratung
- Kreation – Design, Text, Ideen
- Produktion – Umsetzung, Reinzeichnung
- Management – Koordination, Status
- Abstimmung – Meetings, Calls, Feedback
- Korrektur – Änderungen, Revisionen
- Pitch/Akquise – Neugeschäft (nicht abrechenbar)
Granularität
Wie detailliert:
| Level | Beispiel |
|---|---|
| Grob | Projekt: 8h |
| Mittel | Phase: Konzept 3h, Design 5h |
| Fein | Task: Wireframes 2h, Mockups 3h |
| Sehr fein | Feature: Header 0.5h, Navigation 1h |
Abrechenbar vs. nicht-abrechenbar
Definition
Was wohin gehört:
| Abrechenbar | Nicht-abrechenbar |
|---|---|
| Kundenaufträge | Pitches |
| Briefings | Akquise |
| Konzepte | Interne Meetings |
| Produktion | Weiterbildung |
| Kundenmeetings | Admin |
| Korrekturen (vertraglich) | Eigenmarketing |
Verhältnis messen
Die wichtige Kennzahl:
- Berechnung – Abrechenbar / Gesamt × 100
- Ziel – 60-75% je nach Agentur
- Zu niedrig – Nicht profitabel
- Zu hoch – Keine Entwicklung, kein Pitch
- Tracking – Pro Mitarbeiter, Team, Agentur
Analyse
Was tun mit den Daten:
| Wert | Interpretation |
|---|---|
| <50% | Problem – zu viel Intern |
| 50-60% | Verbesserungspotenzial |
| 60-70% | Gesund |
| 70-80% | Sehr gut |
| >80% | Prüfen – wird Pitch vernachlässigt? |
Abrechenbarkeit im Blick
MyTimeTracker zeigt Ihre Quote auf einen Blick.
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Projektrentabilität
Vorkalkulation
Vor dem Projekt:
| Element | Schätzung |
|---|---|
| Budget | Was zahlt der Kunde |
| Stunden | Wie viele geschätzt |
| Wer | Welche Rollen |
| Stundensatz | Pro Rolle |
| Marge | Geplanter Gewinn |
Nachkalkulation
Nach dem Projekt:
- Ist-Stunden – Tatsächlicher Aufwand
- Ist-Kosten – Stunden × interne Sätze
- Umsatz – Was der Kunde gezahlt hat
- Gewinn/Verlust – Umsatz - Ist-Kosten
- Learnings – Warum Abweichung?
Beispiel
Konkret:
| Element | Plan | Ist |
|---|---|---|
| Budget | 10.000 € | 10.000 € |
| Stunden | 80h | 120h |
| Interner Satz | 80 €/h | 80 €/h |
| Kosten | 6.400 € | 9.600 € |
| Gewinn | 3.600 € | 400 € |
Kundenabrechnung
Stundennachweis
Was der Kunde bekommt:
| Element | Inhalt |
|---|---|
| Datum | Wann gearbeitet |
| Mitarbeiter | Optional (oder Rolle) |
| Aufgabe | Was gemacht |
| Dauer | Stunden |
| Summe | Gesamtstunden |
Detaillevel
Wie viel zeigen:
- Minimal – Nur Gesamtstunden pro Monat
- Standard – Nach Phase aufgeschlüsselt
- Detailliert – Tageweise mit Beschreibung
- Sehr detailliert – Jede Buchung einzeln
- Empfehlung – Standard (Phase + Beschreibung)
Budget-Tracking
Kunden auf dem Laufenden halten:
| Zeitpunkt | Information |
|---|---|
| Start | Budget kommunizieren |
| 50% | Zwischenstand |
| 75% | Warnung |
| 90% | Abstimmung nötig |
| 100% | Budget erschöpft |
Team-Auslastung
Messen
Was die Daten zeigen:
| Kennzahl | Berechnung |
|---|---|
| Auslastung | Gebuchte Zeit / verfügbare Zeit |
| Verfügbar | Arbeitszeit - Urlaub - Krank |
| Ziel | 80-90% Auslastung |
| Überlasten | >100% = Überstunden |
Auswerten
Pro Mitarbeiter, Team, Agentur:
- Unterauslastung – <70% - Wohin mit der Zeit?
- Optimal – 80-90% - Puffer für Unerwartetes
- Vollauslastung – 90-100% - Wenig Spielraum
- Überlastung – >100% - Überstunden, Burnout-Risiko
- Planung – Kapazität für neue Projekte?
Ressourcenplanung
Auf Basis der Daten:
| Situation | Maßnahme |
|---|---|
| Unterauslastung | Mehr Projekte akquirieren |
| Überlastung | Projekte verschieben, Freelancer |
| Ungleich | Aufgaben umverteilen |
| Dauerhaft | Personal anpassen |
Häufige Fragen
So detailliert wie nötig, so wenig wie möglich. Minimum: Kunde, Projekt, Phase (Konzept/Design/Produktion), Dauer. Beschreibung für Kundennachweis hilfreich. Zu kleinteilig (jeder Klick) frustriert und kostet mehr Zeit als es bringt. 15-30 Minuten-Blöcke sind für die meisten Agenturen passend.
Unbedingt erfassen! Nur so wissen Sie, ob das Pauschalangebot rentabel war. Nach Projektende: Nachkalkulation. Wenn Sie regelmäßig draufzahlen, müssen Sie die Pauschalen anpassen oder präziser kalkulieren. Die Zeiterfassung liefert die Daten für bessere Schätzungen.
60-75% je nach Agenturtyp. Strategieagenturen eher niedriger (mehr Pitch), Produktionsagenturen höher. Unter 50% ist kritisch – zu viel Zeit fließt in nicht bezahlte Arbeit. Über 80% kann bedeuten, dass Pitches, Weiterbildung oder Akquise vernachlässigt werden.
Täglich ist besser. Wöchentliche Erfassung führt zu Schätzungen und Ungenauigkeiten – wer weiß schon am Freitag, was er am Montag genau gemacht hat? Timer-Funktion für Echtzeit-Erfassung oder tägliches Nachtragen (5 Minuten am Feierabend) sind Best Practices.
Transparenz: Erklären, warum es wichtig ist (Projektrentabilität, faire Abrechnung). Einfachheit: Das Tool muss schnell und intuitiv sein. Kultur: Führungskräfte machen es vor. Konsequenz: Fehlende Einträge nachfordern. Feedback: Zeigen, was mit den Daten passiert (z.B. Projektauswertungen). Kein Mikromanagement: Es geht nicht um Kontrolle.
Fazit
Für Agenturen ist Zeiterfassung kein administratives Übel, sondern Kerngeschäft. Sie zeigt, wo die Zeit hinfließt (abrechenbar vs. nicht-abrechenbar), ob Projekte rentabel sind (Nachkalkulation), wie das Team ausgelastet ist (Ressourcenplanung). Ohne diese Daten fliegen Sie blind – mit ihnen können Sie fundiert entscheiden. Die Investition in ein gutes System und eine Erfassungskultur zahlt sich schnell aus.
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