Zeiterfassung mit Lohnabrechnung verbinden
Arbeitszeiten erfassen, exportieren, händisch übertragen – das war gestern. Moderne Zeiterfassung integriert sich direkt mit der Lohnabrechnung und spart Aufwand und Fehler.
Das Wichtigste in Kürze
- Integration spart manuelle Übertragung
- Verschiedene Methoden: Export, API, direkte Anbindung
- DATEV ist in Deutschland Standard
- Datenmapping muss korrekt sein
- Einmal einrichten, dauerhaft profitieren
Warum Integration?
Ohne Integration
Der manuelle Weg:
| Schritt | Problem |
|---|---|
| Zeitdaten erfassen | OK |
| Exportieren | Aufwand |
| Prüfen | Zeitaufwand |
| In Lohnsoftware eingeben | Fehleranfällig |
| Abrechnung | Hoffentlich korrekt |
Mit Integration
Der automatische Weg:
- Zeitdaten erfassen – Im Zeiterfassungssystem
- Automatischer Export – Zum Stichtag
- Import in Lohnsoftware – Per Schnittstelle
- Prüfung – Nur Stichproben
- Abrechnung – Mit korrekten Daten
Vorteile
Was Sie gewinnen:
| Vorteil | Beschreibung |
|---|---|
| Zeitersparnis | Kein manuelles Übertragen |
| Weniger Fehler | Keine Tippfehler |
| Aktualität | Immer neueste Daten |
| Nachvollziehbarkeit | Lückenlose Dokumentation |
| Skalierbarkeit | Auch bei vielen Mitarbeitern |
Nahtlose Integration
MyTimeTracker exportiert in alle gängigen Lohnabrechnungs-Formate.
- Sofort einsatzbereit
- DSGVO-konform
- Keine Einrichtung nötig
Integrationsmethoden
Übersicht
Verschiedene Wege:
| Methode | Beschreibung | Komplexität |
|---|---|---|
| Manueller Export | CSV/Excel herunterladen | Gering |
| Formatierter Export | Für bestimmte Software | Mittel |
| API-Anbindung | Direkter Datenaustausch | Hoch |
| Direkte Integration | Im System eingebaut | Gering |
Manueller Export
Der einfachste Weg:
- Monatsende – Bericht erstellen
- Format wählen – CSV oder Excel
- Download – Datei speichern
- Ggf. anpassen – Spalten, Formatierung
- Import – In Lohnsoftware
Formatierter Export
Für spezielle Software:
| Format | Für |
|---|---|
| DATEV | Steuerberater, DATEV-Software |
| Lexware | Lexware Lohn |
| Sage | Sage HR |
| SAP | SAP HR |
API-Integration
Technische Anbindung:
- Einmalig einrichten – Zugangsdaten, Mapping
- Regelmäßig – Automatischer Abruf
- Oder bei Bedarf – Manuell auslösen
- Ergebnis – Daten in Lohnsoftware
DATEV-Integration
Der Standard in Deutschland
Warum DATEV wichtig ist:
| Fakt | Bedeutung |
|---|---|
| Marktführer | Viele Steuerberater nutzen DATEV |
| Standardformat | Definierte Datenstruktur |
| Akzeptiert | Von Finanzämtern anerkannt |
| Etabliert | Seit Jahrzehnten |
DATEV-Export
So funktioniert's:
- Zeiterfassung – Monatsdaten abschließen
- Export erstellen – DATEV-Format wählen
- An Steuerberater – Per Upload oder E-Mail
- Import – In DATEV-Software
- Verarbeitung – Lohnabrechnung erstellen
Benötigte Daten
Was übertragen wird:
| Feld | Inhalt |
|---|---|
| Personalnummer | Eindeutige Zuordnung |
| Arbeitsstunden | Normalstunden |
| Überstunden | Mehrstunden |
| Zuschläge | Nacht, Sonntag, Feiertag |
| Abwesenheiten | Urlaub, Krankheit |
DATEV-kompatibel
MyTimeTracker exportiert direkt ins DATEV-Format – für Ihren Steuerberater.
- Sofort einsatzbereit
- DSGVO-konform
- Keine Einrichtung nötig
Datenmapping
Was ist Mapping?
Zuordnung der Daten:
| Zeiterfassung | Lohnsoftware |
|---|---|
| "Mitarbeiter-ID" | "Personalnummer" |
| "Arbeitsstunden" | "Sollstunden" |
| "Mehrstunden" | "Überstunden" |
| "Nachtarbeit" | "Zuschlag Nacht" |
Typische Herausforderungen
Was schiefgehen kann:
- Unterschiedliche Feldnamen – "Überstunden" vs. "Mehrarbeit"
- Unterschiedliche Formate – Dezimal vs. Stunden:Minuten
- Fehlende Felder – Nicht alle Daten vorhanden
- Unterschiedliche Logik – Zuschlagsberechnung
Lösung
Korrekt konfigurieren:
| Schritt | Beschreibung |
|---|---|
| Felder analysieren | Was braucht die Lohnsoftware? |
| Zuordnung festlegen | Welches Feld wohin? |
| Formate anpassen | Dezimal, Datum etc. |
| Testen | Mit Beispieldaten |
| Dokumentieren | Für Wiederholbarkeit |
Zuschläge und Sonderfälle
Zuschlagsarten
Was übertragen werden kann:
| Zuschlag | Typischer Satz |
|---|---|
| Nachtarbeit | 25% |
| Sonntagsarbeit | 50% |
| Feiertagsarbeit | 100-150% |
| Überstunden | 25-50% |
| Schichtzulage | Variiert |
Automatische Berechnung
Im Zeiterfassungssystem:
- Zeiterfassung erkennt – Nacht: 22:00-6:00
- Sonntag: Ganzer Tag
- Feiertag: Aus Kalender
- Berechnung – Stunden × Zuschlag
- Export – Mit Zuschlagsinfo
Implementierung
Vorbereitung
Was Sie brauchen:
| Vorbereitung | Beschreibung |
|---|---|
| Anforderungen | Was muss übertragen werden? |
| Schnittstelle | Welche bietet die Lohnsoftware? |
| Testdaten | Zum Ausprobieren |
| Ansprechpartner | IT, Steuerberater |
Einrichtung
Schritt für Schritt:
- Schnittstelle wählen – Export-Format festlegen
- Mapping konfigurieren – Felder zuordnen
- Testlauf – Mit wenigen Mitarbeitern
- Prüfung – Korrektheit sicherstellen
- Rollout – Für alle aktivieren
- Dokumentation – Prozess beschreiben
Regelmäßiger Ablauf
Nach Einrichtung:
| Schritt | Wann |
|---|---|
| Daten prüfen | Vor Export |
| Export erstellen | Zum Stichtag |
| Übertragen | An Lohnsoftware/Steuerberater |
| Bestätigung | Dass Import geklappt hat |
| Dokumentieren | Für Nachvollziehbarkeit |
Häufige Fragen
Die meisten Steuerberater in Deutschland arbeiten mit DATEV und brauchen einen DATEV-Export. Fragen Sie konkret nach: 'Welches Format brauchen Sie für den Import?' Die gängigen Formate sind DATEV, CSV oder spezifische Software-Formate.
Ja, moderne Zeiterfassungssysteme erkennen Nacht-, Sonntags- und Feiertagsarbeit automatisch und berechnen die Zuschlagsstunden. Diese können dann zusammen mit den Normalstunden exportiert werden.
Prüfen Sie das Mapping: Stimmen die Feldbezeichnungen? Ist das Datumsformat korrekt? Sind alle Pflichtfelder gefüllt? Testen Sie mit einem einzelnen Mitarbeiter, bevor Sie den kompletten Export machen.
Typischerweise monatlich zur Lohnabrechnung. Bei Bedarf auch häufiger für Zwischenstände. Die Zeiterfassung sollte aber laufend geführt werden – der Export ist nur der Übertragungsschritt.
Nicht unbedingt. Für viele kleine und mittlere Unternehmen reicht ein regelmäßiger Export im richtigen Format. API-Integration lohnt sich bei sehr vielen Mitarbeitern oder wenn Echtzeit-Daten benötigt werden.
Fazit
Die Integration von Zeiterfassung und Lohnabrechnung spart Zeit und reduziert Fehler. Der richtige Weg hängt von Ihrer Lohnsoftware ab: DATEV-Export für den Steuerberater, spezifische Formate für Lexware oder Sage, oder API-Integration für größere Setups. Einmal korrekt eingerichtet, läuft der monatliche Prozess fast von selbst.
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