Zeiterfassung am Kiosk-Terminal einrichten
Ein Terminal für alle – so funktioniert der Kiosk-Modus.
Das Wichtigste in Kürze
- Kiosk-Terminal: Ein Gerät für viele Mitarbeiter
- Identifikation per PIN, Karte oder Biometrie
- Standort: Eingang, Umkleide, Pausenraum
- Robuste Hardware für Dauerbetrieb
- Einfache Bedienung ist entscheidend
Was ist ein Kiosk-Terminal?
Definition
Was es ausmacht:
| Merkmal | Bedeutung |
|---|---|
| Gemeinsam genutzt | Mehrere Mitarbeiter ein Gerät |
| Fester Standort | Nicht mobil |
| Identifikation | Jeder meldet sich an |
| Eingeschränkt | Nur Zeiterfassung möglich |
| Dauerbetrieb | Läuft permanent |
Unterschied zu anderen Lösungen
Vergleich:
- Kiosk-Terminal – Ein Gerät, alle nutzen es
- Persönliches Gerät – Jeder hat eigenes Smartphone/PC
- Hardware-Stechuhr – Klassisch mit Karten
- Web-Login – Am eigenen Rechner
- App – Auf privatem oder Firmenhandy
Kiosk-Modus
MyTimeTracker mit integriertem Terminal-Modus.
- Sofort einsatzbereit
- DSGVO-konform
- Keine Einrichtung nötig
Hardwareoptionen
Geeignete Geräte
Was funktioniert:
| Gerät | Eignung |
|---|---|
| Tablet (iPad, Android) | Gut, flexibel |
| Touchscreen-PC | Robust, größerer Bildschirm |
| Industrie-Terminal | Für raue Umgebung |
| Wandmontage-Tablet | Platzsparend |
Anforderungen
Was das Gerät können sollte:
- Dauerbetrieb – Läuft 24/7
- Touchscreen – Einfache Bedienung
- Robustheit – Viele Nutzer
- Stromversorgung – Immer angeschlossen
- Netzwerk – WLAN oder LAN
- Kiosk-Lock – Verhindert andere Nutzung
Identifikation der Mitarbeiter
Methoden
Wie erkennt das System den Nutzer:
| Methode | Vorteile | Nachteile |
|---|---|---|
| PIN | Einfach, kostenlos | Kann vergessen werden |
| RFID-Karte | Schnell | Karten nötig |
| QR-Code | Kein Kontakt | Smartphone nötig |
| Fingerabdruck | Sicher | DSGVO-sensibel |
| Gesichtserkennung | Kontaktlos | Datenschutzbedenken |
Empfehlung
Was meistens funktioniert:
- PIN als Basis – Für alle verfügbar
- Karte als Option – Schneller für Vielnutzer
- QR-Code als Ergänzung – Wer Smartphone hat
- Biometrie – Nur mit Einwilligung
- Kombination – Mehrere Methoden anbieten
Flexible Identifikation
MyTimeTracker: PIN, Karte, QR oder Biometrie.
- Sofort einsatzbereit
- DSGVO-konform
- Keine Einrichtung nötig
Standortwahl
Wo aufstellen
Typische Orte:
| Ort | Vorteile |
|---|---|
| Haupteingang | Jeder muss vorbei |
| Umkleide | Vor/nach Arbeitskleidung |
| Pausenraum | Zentral |
| Abteilungseingang | Bereichsbezogen |
Kriterien
Was beachten:
- Erreichbarkeit – Alle kommen dran
- Stau vermeiden – Nicht zu eng
- Stromversorgung – Steckdose vorhanden
- Netzwerk – WLAN oder LAN
- Sichtbarkeit – Aber nicht störend
- Sicherheit – Vor Diebstahl geschützt
Software einrichten
Kiosk-Modus aktivieren
Typische Schritte:
| Schritt | Aktion |
|---|---|
| 1 | Zeiterfassungs-App installieren |
| 2 | Als Kiosk-Terminal konfigurieren |
| 3 | Mitarbeiter-Identifikation wählen |
| 4 | Kiosk-Lock aktivieren |
| 5 | Autostart einrichten |
Funktionen begrenzen
Was sichtbar sein sollte:
- Stempeln – Kommen/Gehen
- Pause – Pausenbeginn/-ende
- Status – Kurze Bestätigung
- Saldo – Optional: eigene Stunden sehen
- NICHT – Admin-Funktionen
- Andere Mitarbeiter sehen
- Systemeinstellungen
Betrieb und Wartung
Täglicher Betrieb
Was zu tun ist:
| Aufgabe | Häufigkeit |
|---|---|
| Funktionscheck | Täglich |
| Bildschirm reinigen | Wöchentlich |
| Updates prüfen | Monatlich |
| Backup Einstellungen | Bei Änderungen |
Problemlösung
Häufige Probleme:
- Terminal reagiert nicht – Neustart, Stromversorgung prüfen
- Kein Netzwerk – WLAN/LAN prüfen
- Stempeln klappt nicht – Server erreichbar?
- PIN vergessen – Admin kann zurücksetzen
- Bildschirm defekt – Ersatzgerät bereithalten
Datenschutz
Was beachten
DSGVO-Anforderungen:
| Aspekt | Maßnahme |
|---|---|
| Sichtbarkeit | Andere sehen keine Daten |
| Abmeldung | Automatisch nach Stempeln |
| Speicherung | Nur notwendige Daten |
| Biometrie | Nur mit Einwilligung |
Betriebsrat
Mitbestimmung:
- Betriebsvereinbarung – Oft erforderlich
- Standort – Mit BR abstimmen
- Überwachung – Keine versteckte Kontrolle
- Kamera – Keine Aufzeichnung
- Auswertung – Regeln festlegen
Häufige Fragen
iPads sind verbreitet und zuverlässig. Bei Android: Geräte von Samsung oder speziell für Kiosk-Einsatz konzipierte Tablets. Wichtig: Ausreichend Speicher, guter Support, und ein robustes Gehäuse/Halterung für die Wandmontage.
Der Kiosk-Modus sperrt das Gerät auf eine App. Bei iPads: 'Geführter Zugriff' oder MDM-Lösung. Bei Android: Kiosk-App oder MDM. Das Gerät startet automatisch in die Zeiterfassungs-App und lässt sich nicht verlassen.
Schnelle Identifikation (RFID/QR) reduziert Wartezeit. Bei Stoßzeiten: Zweites Terminal oder gestaffelte Schichtzeiten. Pro Terminal rechnet man mit 15-20 Stempelvorgängen pro Minute bei RFID, weniger bei PIN-Eingabe.
Für Cloud-Lösungen: Ja, aber gute Systeme puffern bei kurzen Ausfällen. Für On-Premise: Nur internes Netzwerk nötig. Offline-Fähigkeit ist ein wichtiges Feature bei der Auswahl.
Mehrere Terminals verteilen, schnelle Identifikation (Karte statt PIN), Schichten zeitversetzt enden lassen. Manche Systeme erlauben auch nachträgliches Stempeln per App, wenn das Terminal überlastet war.
Fazit
Ein Kiosk-Terminal für Zeiterfassung ist ideal, wenn viele Mitarbeiter an einem Ort arbeiten und keine persönlichen Geräte nutzen. Die Hardware muss robust und dauerbetriebstauglich sein. Die Identifikation per PIN ist einfach, Karten oder QR-Codes beschleunigen den Vorgang. Der Standort sollte zentral und gut erreichbar sein, ohne Stau zu verursachen. Software-seitig sorgt der Kiosk-Modus dafür, dass das Gerät nur für Zeiterfassung genutzt wird.
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