Zeiterfassung offline: Ohne Internet arbeiten
Kein Netz? Kein Problem – wenn die Zeiterfassung offline funktioniert.
Das Wichtigste in Kürze
- Offline-Fähigkeit ist für viele Branchen wichtig
- Lokale Speicherung, spätere Synchronisation
- Nicht alle Systeme können das
- Konflikte bei Synchronisation möglich
- Prüfen vor der Auswahl
Wann Offline-Funktion wichtig ist
Typische Szenarien
Wo kein Internet:
| Situation | Branche |
|---|---|
| Baustelle | Bau, Handwerk |
| Keller/Tunnel | Technik, Wartung |
| Ländliche Gebiete | Außendienst |
| Im Ausland | Reisende |
| Produktionshalle | Industrie (manchmal) |
Folgen ohne Offline
Wenn es nicht geht:
- Keine Buchung möglich – Später nachbuchen (ungenau)
- Fehlermeldung – Frustration
- Workaround – Papier, dann übertragen
- Lücken – Unvollständige Daten
- Compliance-Risiko – Dokumentationspflicht nicht erfüllt
Auch offline stempeln
MyTimeTracker funktioniert auch ohne Internet – Daten werden später synchronisiert.
- Sofort einsatzbereit
- DSGVO-konform
- Keine Einrichtung nötig
Wie Offline-Funktionalität funktioniert
Technisches Prinzip
So funktioniert es:
| Schritt | Beschreibung |
|---|---|
| Buchung lokal | Auf Gerät gespeichert |
| Warteschlange | Buchungen gesammelt |
| Verbindung | Internet wieder verfügbar |
| Synchronisation | Daten werden übertragen |
| Bestätigung | Erfolgreich synchronisiert |
Datenspeicherung
Wo die Daten liegen:
- Smartphone – Im App-Speicher
- Tablet – Im App-Speicher
- Terminal – Lokaler Speicher
- Browser – IndexedDB, localStorage
- Desktop-App – Lokale Datenbank
Synchronisation
Automatisch vs. Manuell
Optionen:
| Methode | Beschreibung |
|---|---|
| Automatisch | Bei Verbindung sofort |
| Manuell | Nutzer startet Sync |
| Zeitgesteuert | Zu festen Zeiten |
| Hybrid | Auto + manuelle Option |
Konfliktbehandlung
Was bei Problemen:
- Doppelte Buchungen – Erkennen und zusammenführen
- Unterschiedliche Zeiten – Neuere gewinnt (meist)
- Gelöschte Einträge – Lokal vs. Server
- Geänderte Einträge – Konflikt anzeigen
- Admin-Entscheidung – Bei Unklarheit
Zuverlässige Synchronisation
MyTimeTracker synchronisiert automatisch – ohne Datenverlust.
- Sofort einsatzbereit
- DSGVO-konform
- Keine Einrichtung nötig
Anforderungen prüfen
Bei der Auswahl
Was fragen:
| Frage | Warum wichtig |
|---|---|
| Offline-fähig? | Grundvoraussetzung |
| Wie lange? | Tage ohne Sync? |
| Funktionsumfang | Alles offline oder nur Stempeln? |
| Speichergröße | Wie viele Buchungen? |
| Sync-Verhalten | Automatisch, zuverlässig? |
Funktionsumfang offline
Was geht, was nicht:
- Funktioniert offline – Kommen/Gehen stempeln
- Pause buchen
- Projekt wählen (aus Cache)
- Notizen hinzufügen
- Eingeschränkt – Neue Projekte anlegen
- Auswertungen
- Genehmigungen
- Nicht offline – Echtzeitübersicht
- Team-Kalender
- Administration
Praxis-Tipps
Vorbereitung
Bevor offline:
| Maßnahme | Warum |
|---|---|
| Projektliste aktualisieren | Offline verfügbar |
| App-Updates | Vor dem Einsatz |
| Akku laden | Gerät muss laufen |
| Speicher prüfen | Genug Platz? |
Während Offline
Best Practices:
- Regelmäßig buchen – Nicht alles am Ende
- Korrekt zuordnen – Projekte aus Cache
- Sync-Status prüfen – Warteschlange beobachten
- Bei Problemen – Notizen machen
Nach Wiederverbindung
Kontrolle:
| Schritt | Aktion |
|---|---|
| Sync starten | Manuell oder warten |
| Status prüfen | Alle synchronisiert? |
| Fehler beheben | Konflikte lösen |
| Bestätigen | Alles korrekt? |
Alternativen
Wenn offline nicht möglich
Optionen:
| Alternative | Eignung |
|---|---|
| Papier-Backup | Notlösung |
| SMS/Anruf | Minimal-Erfassung |
| Lokale App | Ohne Cloud |
| Später nachbuchen | Ungenau |
Verbesserung der Konnektivität
Manchmal möglich:
- WLAN einrichten – Auf Baustelle etc.
- Mobilfunk-Verstärker – In Gebäuden
- Offline-Terminal – Mit späterem Upload
- Andere Provider – Netzabdeckung prüfen
Häufige Fragen
Das hängt vom System ab. Gute Apps speichern Hunderte Buchungen lokal. Theoretisch wochenlang, praktisch sollten Sie regelmäßig synchronisieren (täglich oder alle paar Tage). Je länger offline, desto größer das Risiko von Konflikten bei der Synchronisation.
Bei guten Systemen: Die Daten bleiben lokal gespeichert, bis der Sync erfolgreich ist. Sie gehen nicht verloren. Konflikte werden angezeigt und können manuell gelöst werden. Bei schlechten Systemen: Datenverlust möglich – daher vorher prüfen!
Nein. Viele reine Web-Apps brauchen ständig Internet. Native Apps (iOS, Android) können meist offline arbeiten, aber nicht alle. Prüfen Sie das explizit vor der Auswahl. 'Cloud-basiert' heißt nicht automatisch 'offline-fähig'.
Theoretisch: Offline-Buchungen lassen sich schwerer kontrollieren. Praktisch: Die Buchungen werden mit Zeitstempel gespeichert und beim Sync geprüft. Manipulationen sind erkennbar. GPS-Stempel (wenn aktiviert) erhöhen die Sicherheit. Vertrauen bleibt wichtiger als Technik.
Meistens nicht – aber nice to have. Auch im Büro kann das Internet ausfallen. Wenn Ihre Mitarbeiter alle am Schreibtisch sitzen und das WLAN stabil ist: kein Must-have. Bei Außendienst, Baustellen, Events: unverzichtbar.
Fazit
Offline-Fähigkeit ist für viele Branchen keine Spielerei, sondern Notwendigkeit: Baustellen, Außendienst, Events brauchen Zeiterfassung auch ohne Internet. Gute Systeme speichern Buchungen lokal und synchronisieren später automatisch. Vor der Auswahl prüfen: Funktioniert es wirklich offline? Wie verhält es sich bei der Synchronisation? Konflikte müssen lösbar sein, Daten dürfen nicht verloren gehen.
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