Zeiterfassung: Reporting und Dashboards nutzen
Daten allein reichen nicht – erst gute Reports machen sie wertvoll.
Das Wichtigste in Kürze
- Reports verwandeln Daten in Entscheidungen
- Dashboards für schnellen Überblick
- Verschiedene Reports für verschiedene Rollen
- Automatisierung spart Zeit
- Datenqualität ist Voraussetzung
Warum Reporting wichtig ist
Nutzen von Reports
Was es bringt:
| Nutzen | Beispiel |
|---|---|
| Überblick | Wo stehen wir |
| Früherkennung | Probleme rechtzeitig sehen |
| Entscheidungen | Datenbasiert handeln |
| Nachweis | Für Audits, Kunden |
| Optimierung | Verbesserungen identifizieren |
Ohne vs. Mit Reporting
Unterschied:
- Daten vorhanden – Aber nicht genutzt
- Bauchgefühl – Entscheidungen ohne Basis
- Überraschungen – Probleme zu spät erkannt
- Ineffizienz – Keine Verbesserung
- Transparenz – Jeder sieht Status
- Faktenbasiert – Entscheidungen fundiert
- Proaktiv – Trends erkennen
- Kontinuierlich besser – Aus Daten lernen
Aussagekräftige Reports
MyTimeTracker bietet fertige Reports und individuelle Auswertungen.
- Sofort einsatzbereit
- DSGVO-konform
- Keine Einrichtung nötig
Wichtige Kennzahlen
Für HR/Personalleitung
Relevante KPIs:
| Kennzahl | Was sie zeigt |
|---|---|
| Durchschnittliche Arbeitszeit | Auslastung |
| Überstundensaldo | Belastung |
| Abwesenheitsquote | Krankenstand etc. |
| Fluktuation | In Verbindung mit Arbeitszeit |
Für Projektleitung
Projekt-KPIs:
- Stunden pro Projekt – Ressourcenverbrauch
- Budget vs. Ist – Kostenentwicklung
- Produktivität – Output pro Stunde
- Abrechenbare Quote – Fakturierbare Zeit
- Forecast – Erwartetes Ergebnis
Für Geschäftsführung
Top-Level:
| Kennzahl | Bedeutung |
|---|---|
| Personalkosten | Größter Kostenfaktor |
| Auslastung gesamt | Kapazitätsnutzung |
| Überstundenentwicklung | Risiko |
| Kosten pro Projekt | Rentabilität |
KPIs auf einen Blick
MyTimeTracker-Dashboards zeigen die wichtigsten Kennzahlen.
- Sofort einsatzbereit
- DSGVO-konform
- Keine Einrichtung nötig
Dashboard-Arten
Übersichts-Dashboard
Für schnellen Check:
| Element | Inhalt |
|---|---|
| Aktuelle Anwesenheit | Wer ist da |
| Heute gebucht | Vollständigkeit |
| Offene Freigaben | Handlungsbedarf |
| Auffälligkeiten | Warnungen |
Detail-Dashboards
Für tiefere Analyse:
- Mitarbeiter-Dashboard – Individuelle Übersicht
- Projekt-Dashboard – Projektstatus
- Abteilungs-Dashboard – Team-Überblick
- Trend-Dashboard – Entwicklung über Zeit
- Compliance-Dashboard – ArbZG-Einhaltung
Report-Typen
Standard-Reports
Typische Auswertungen:
| Report | Frequenz |
|---|---|
| Monatsarbeitszeit | Monatlich |
| Überstundenauswertung | Wöchentlich/Monatlich |
| Projektzeiten | Nach Bedarf |
| Abwesenheitsübersicht | Monatlich |
| ArbZG-Nachweis | Bei Bedarf |
Ad-hoc-Reports
Individuelle Abfragen:
- Filtermöglichkeiten – Zeitraum, Person, Projekt
- Gruppierung – Nach Team, Kostenstelle
- Export – Excel, PDF
- Speichern – Für Wiederverwendung
- Teilen – Mit anderen
Automatisierung
Automatischer Versand
Einrichten:
| Einstellung | Beispiel |
|---|---|
| Empfänger | Führungskräfte |
| Frequenz | Wöchentlich montags |
| Report | Überstundenübersicht |
| Format | PDF per E-Mail |
Schwellenwert-Alerts
Warnungen:
- Überstunden > 20h – Warnung an FK
- Buchung fehlt > 2 Tage – Erinnerung an MA
- ArbZG-Verstoß – Sofortige Meldung
- Budget > 80% – Warnung an PL
- Krankenstand > X% – Report an HR
Best Practices
Was funktioniert
Empfehlungen:
| Praxis | Warum |
|---|---|
| Weniger ist mehr | Fokus auf Wichtiges |
| Regelmäßigkeit | Routine aufbauen |
| Actionable | Reports müssen zu Handlung führen |
| Zielgruppengerecht | Nicht alle brauchen alles |
Was vermeiden
Fallstricke:
- Zu viele Kennzahlen – Verliert den Fokus
- Nie anschauen – Dann weglassen
- Falsche Empfänger – Wer braucht was
- Schlechte Datenqualität – Garbage in, garbage out
- Keine Konsequenzen – Wenn nichts folgt, sinnlos
Häufige Fragen
Mindestens: Monatsarbeitszeit pro Mitarbeiter (für Lohnabrechnung), Überstundenübersicht (für Compliance und Belastung), Projektzeiten (wenn projektbasiert gearbeitet wird). Alles andere nach Bedarf. Lieber wenige Reports, die genutzt werden, als viele, die niemand anschaut.
Das hängt von der Dynamik ab. Überstunden und ArbZG: Mindestens wöchentlich. Projektstatus: Wöchentlich oder bei Meilensteinen. Monatszahlen: Monatlich. Dashboards können jederzeit eingesehen werden – aber ein fester Rhythmus hilft, am Ball zu bleiben.
Ja, das ist empfehlenswert. Mitarbeiter sollten Zugriff auf ihre eigenen Arbeitszeiten, Überstundensaldo und Urlaubskonto haben. Das fördert Eigenverantwortung und reduziert Nachfragen. Welche Reports für wen sichtbar sind, lässt sich konfigurieren.
Reports sind nur so gut wie die Eingabedaten. Schaffen Sie Anreize für vollständige Erfassung (Erinnerungen, Freigabe-Workflow). Reports zu fehlenden Buchungen können helfen, die Datenqualität zu verbessern. Unvollständige Daten kennzeichnen, nicht ignorieren.
Die meisten Systeme bieten Excel- und PDF-Export. Für weitergehende Analysen: API-Schnittstelle zu BI-Tools (Power BI, Tableau). CSV-Export für eigene Auswertungen. Achten Sie auf offene Formate, um nicht vom Anbieter abhängig zu sein.
Fazit
Gutes Reporting macht Zeiterfassungsdaten erst wertvoll. Definieren Sie die relevanten Kennzahlen für jede Zielgruppe, richten Sie Dashboards für den schnellen Überblick ein, und automatisieren Sie regelmäßige Reports. Weniger ist mehr: Fokus auf Kennzahlen, die zu Handlungen führen. Die Datenqualität ist Voraussetzung – ohne vollständige Erfassung sind Reports wertlos.
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