Zeiterfassung: Excel vs. Software im Vergleich
Die Tabellenkalkulation ist beliebt – aber ist sie auch geeignet?
Das Wichtigste in Kürze
- Excel für sehr kleine Teams und einfache Anforderungen
- Software für Wachstum, Compliance und Auswertungen
- Versteckter Aufwand bei Excel oft unterschätzt
- Rechtssicherheit mit Excel schwieriger
- Umstieg meist einfacher als gedacht
Der Klassiker: Excel
Was für Excel spricht
Vorteile:
| Vorteil | Erklärung |
|---|---|
| Kostenlos* | Wenn Office vorhanden |
| Bekannt | Viele können es bedienen |
| Flexibel | Kann angepasst werden |
| Keine Einführung | Sofort nutzbar |
| Offline | Ohne Internet |
*Lizenzkosten für Office nicht eingerechnet
Die Grenzen von Excel
Was problematisch ist:
- Skalierung – Ab 5-10 MA unübersichtlich
- Fehleranfällig – Tippfehler, Formel-Probleme
- Kein Workflow – Keine Genehmigungen
- Manipulation – Leicht änderbar, kein Audit-Trail
- Keine Automatisierung – Alles manuell
- Kein Zugriff – Wo liegt die Datei?
Mehr als Excel kann
MyTimeTracker: Professionell, einfach, bezahlbar.
- Sofort einsatzbereit
- DSGVO-konform
- Keine Einrichtung nötig
Zeiterfassungssoftware
Was Software bietet
Vorteile:
| Vorteil | Erklärung |
|---|---|
| Workflows | Genehmigungen, Freigaben |
| Auswertungen | Automatische Reports |
| Zugriff | Von überall, jedes Gerät |
| Rechtssicher | Audit-Trail, Unveränderbarkeit |
| Integrationen | Lohn, ERP, Kalender |
| Support | Hilfe bei Problemen |
Nachteile von Software
Was dagegen spricht:
- Kosten – Monatliche Gebühren
- Einführung – System muss eingerichtet werden
- Schulung – Mitarbeiter lernen neues Tool
- Abhängigkeit – Vom Anbieter
- Internet – Oft Voraussetzung
- Datenschutz – Cloud-Bedenken (prüfen!)
Direkter Vergleich
Funktionen
Feature-Vergleich:
| Funktion | Excel | Software |
|---|---|---|
| Zeiterfassung | ✓ (manuell) | ✓ (automatisiert) |
| Projektzuordnung | ✓ (aufwändig) | ✓ (einfach) |
| Auswertungen | ✓ (selbst bauen) | ✓ (vorgefertigt) |
| Mobile Erfassung | ✗ | ✓ |
| Genehmigungen | ✗ | ✓ |
| Schnittstellen | ✗ | ✓ |
| Audit-Trail | ✗ | ✓ |
Kosten
Ehrlicher Vergleich:
- Excel – Lizenz: ~100€/Jahr (Office)
- Erstellung Vorlage: X Stunden
- Pflege: Laufend
- Fehlerkorrektur: Laufend
- Versteckte Kosten: Hoch
- Software – Lizenz: ~3-8€/User/Monat
- Einführung: Einmalig
- Pflege: Keine
- Support: Inklusive
- Fazit – Gesamtkosten oft ähnlich
Faire Preise
MyTimeTracker ab 2,49€/User/Monat.
- Sofort einsatzbereit
- DSGVO-konform
- Keine Einrichtung nötig
Rechtliche Aspekte
Nachweispflicht
Anforderungen:
| Anforderung | Excel | Software |
|---|---|---|
| Dokumentation | Möglich | Automatisch |
| Unveränderbarkeit | Nein | Ja |
| Nachvollziehbarkeit | Schwierig | Gegeben |
| Aufbewahrung | Manuell | Automatisch |
| Bei Prüfung | Aufwändig | Einfach |
Compliance
Risikobewertung:
- Excel – Manipulation möglich
- Keine Versionshistorie
- Kein Audit-Trail
- Backup unsicher
- Bei Streit: Schwierig
- Software – Änderungen protokolliert
- Historie verfügbar
- Audit-Trail vorhanden
- Automatische Backups
- Bei Streit: Belegbar
Entscheidungshilfe
Wann Excel reicht
Geeignet für:
| Kriterium | Excel OK wenn... |
|---|---|
| Teamgröße | 1-3 Personen |
| Komplexität | Nur Arbeitszeit, keine Projekte |
| Anforderungen | Keine Genehmigungen |
| Compliance | Keine strengen Vorgaben |
| Technik | Jemand pflegt die Tabelle |
Wann Software besser ist
Empfohlen bei:
- Wachstum – Ab 5 Mitarbeitern
- Projekte – Zuordnung nötig
- Abrechnung – Kundenabrechnung
- Compliance – Prüfungssicherheit
- Workflow – Genehmigungen nötig
- Auswertungen – Regelmäßige Reports
- Remote – Verteiltes Team
Migration
Von Excel zu Software
Wie der Umstieg gelingt:
| Schritt | Aktion |
|---|---|
| 1. Daten exportieren | Excel als CSV |
| 2. Import | In neue Software |
| 3. Parallel | 2-4 Wochen beide nutzen |
| 4. Schulung | Team einweisen |
| 5. Umstellung | Excel archivieren |
Häufige Fragen
Grundsätzlich ja, aber es ist riskant. Excel erfüllt formal die Dokumentationspflicht, hat aber Schwächen bei Manipulationssicherheit und Nachvollziehbarkeit. Bei Streitigkeiten oder Prüfungen ist eine professionelle Lösung besser aufgestellt.
Der reine Umstieg ist meist kostenlos oder günstig – viele Anbieter helfen beim Datenimport. Die laufenden Kosten für Software liegen oft bei 3-8€ pro User pro Monat. Der zeitliche Aufwand für den Umstieg: Einige Stunden bis wenige Tage.
Meist nicht nötig. Gute Software bietet mehr Funktionen als jede Excel-Vorlage. Ihre historischen Daten können Sie importieren oder archivieren. Das Excel-Format für Export ist aber oft weiterhin möglich.
Seriöse Anbieter ermöglichen jederzeit den Export Ihrer Daten (z.B. als CSV oder Excel). Wählen Sie einen Anbieter, der Datenportabilität garantiert. Im Notfall kommen Sie an Ihre Daten.
Nur wenn Sie bereits Office haben. Eine Office-Lizenz kostet ca. 100€/Jahr. Dazu kommt die Zeit für Erstellung und Pflege der Tabelle, Fehlerkorrektur und manuelle Auswertungen. Die 'versteckten Kosten' von Excel sind oft höher als Software-Lizenzen.
Fazit
Excel kann für sehr kleine Teams mit einfachen Anforderungen funktionieren. Sobald Sie wachsen, Projekte abrechnen, Genehmigungen brauchen oder rechtssicher dokumentieren wollen, stößt Excel an Grenzen. Die versteckten Kosten (Zeit, Fehler, Compliance-Risiko) machen Software oft günstiger als gedacht. Der Umstieg ist meist einfacher als befürchtet – und die Vorteile (Automatisierung, Auswertungen, Rechtssicherheit) überwiegen schnell.
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