Zeiterfassung: Anforderungen kleiner vs. großer Unternehmen
Gleiche Pflicht, unterschiedliche Umsetzung – was brauchen Sie wirklich?
Das Wichtigste in Kürze
- Zeiterfassungspflicht gilt für alle Unternehmensgrößen
- Komplexität wächst mit Unternehmensgröße
- Kleine Unternehmen brauchen einfache Lösungen
- Große Unternehmen brauchen Integration und Skalierung
- Wachstum einplanen bei der Auswahl
Unterschiedliche Anforderungen
Klein (1-20 Mitarbeiter)
Typische Situation:
| Merkmal | Ausprägung |
|---|---|
| Struktur | Flach, alle kennen sich |
| Prozesse | Informell, flexibel |
| IT | Minimal, oft keine IT-Abteilung |
| Budget | Begrenzt |
| Priorität | Einfachheit |
Mittel (20-250 Mitarbeiter)
Typische Situation:
- Struktur – Abteilungen, Hierarchien
- Prozesse – Teilweise formalisiert
- IT – Vorhanden, begrenzte Ressourcen
- Anforderungen – Mehr als Basis, weniger als Konzern
- Budget – Abwägung Kosten/Nutzen
Groß (250+ Mitarbeiter)
Typische Situation:
| Merkmal | Ausprägung |
|---|---|
| Struktur | Komplex, viele Abteilungen |
| Prozesse | Formalisiert, standardisiert |
| IT | Eigene Abteilung, ERP-Systeme |
| Integration | Mit vielen Systemen nötig |
| Compliance | Strenge Anforderungen |
Für jede Größe
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Anforderungen im Detail
Kleine Unternehmen
Was wichtig ist:
| Anforderung | Warum |
|---|---|
| Einfache Bedienung | Keine Schulung nötig |
| Schnelle Einrichtung | Sofort starten |
| Günstiger Preis | Budget begrenzt |
| Wenig Administration | Keine Zeit für Pflege |
| Flexibilität | Anpassung an Arbeitsweise |
Mittelstand
Was dazukommt:
- Auswertungen – Reports für Management
- Rechteverwaltung – Wer sieht was
- Workflows – Genehmigungen
- Schnittstellen – Lohnabrechnung
- Support – Schnelle Hilfe bei Problemen
- Skalierung – Wachstum möglich
Konzerne
Was entscheidend ist:
| Anforderung | Warum |
|---|---|
| ERP-Integration | SAP, Oracle etc. |
| Mandantenfähigkeit | Mehrere Gesellschaften |
| Komplexe Rechte | Viele Rollen |
| Audit-Trail | Compliance |
| SLA-Garantien | Verfügbarkeit |
| On-Premise-Option | Datenschutz |
Mitwachsen
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Funktionsvergleich
Basis vs. Enterprise
Was wo nötig:
| Funktion | Klein | Mittel | Groß |
|---|---|---|---|
| Zeit erfassen | ✓ | ✓ | ✓ |
| Auswertungen | Einfach | Standard | Umfangreich |
| Workflows | Optional | Ja | Komplex |
| Integration | Minimal | Lohn | ERP-Suite |
| Rechteverwaltung | Einfach | Mittel | Komplex |
| Support | E-Mail/Tel | Dediziert |
Komplexität
Wachsende Anforderungen:
- Klein – Basis-Erfassung reicht
- Wenig Konfiguration
- Schneller Start
- Mittel – Mehr Konfiguration
- Prozesse abbilden
- Integration wichtig
- Groß – Komplexe Prozesse
- Viele Integrationen
- Projekt-Einführung
Kosten
Unterschiedliche Strukturen
Kostenmodelle:
| Größe | Typisches Modell |
|---|---|
| Klein | Pro User, flexibel |
| Mittel | Staffelpreise |
| Groß | Verhandelte Volumenpreise |
Gesamtkosten
Was einrechnen:
- Kleine Unternehmen – Software: 3-5€/User/Monat
- Einführung: Minimal
- Administration: Gering
- Gesamt: Überschaubar
- Mittelstand – Software: 5-10€/User/Monat
- Einführung: Moderat
- Administration: Teil-Stelle
- Gesamt: Mittleres Investment
- Konzern – Software: Verhandlungssache
- Einführung: Projekt
- Administration: Stellen
- Gesamt: Signifikantes Budget
Auswahl nach Größe
Für kleine Unternehmen
Worauf achten:
| Kriterium | Empfehlung |
|---|---|
| Sofort nutzbar | Ohne Berater starten |
| Monatlich kündbar | Flexibel bleiben |
| Alles inklusive | Keine versteckten Kosten |
| Mobile App | Für Flexibilität |
| Support | Erreichbar bei Fragen |
Für mittelständische Unternehmen
Worauf achten:
- Skalierbarkeit – Wachstum möglich?
- Schnittstellen – Lohn, ggf. ERP
- Workflows – Genehmigungen abbildbar?
- Referenzen – Ähnliche Unternehmen?
- Support – Reaktionszeiten?
- Zukunft – Anbieter stabil?
Für Konzerne
Worauf achten:
| Kriterium | Empfehlung |
|---|---|
| Enterprise-tauglich | Nachweisbare Referenzen |
| Integration | APIs, Standard-Connectoren |
| Sicherheit | Zertifizierungen |
| Verfügbarkeit | SLAs vereinbaren |
| Support | Dedizierter Ansprechpartner |
Häufige Fragen
Ja, die Pflicht zur Zeiterfassung gilt für alle Arbeitgeber – auch für sehr kleine Betriebe. Die gute Nachricht: Für kleine Unternehmen gibt es einfache, günstige Lösungen. Der Aufwand muss nicht groß sein.
Wenn Ihre aktuelle Lösung die Anforderungen nicht mehr erfüllt: Zu viele manuelle Prozesse, fehlende Auswertungen, keine Integration möglich, System wird zu langsam. Planen Sie den Wechsel, wenn Sie wachsen – nicht erst, wenn es brennt.
Meist ja. Enterprise-Lösungen sind für Konzern-Anforderungen gebaut (Mandanten, komplexe Strukturen, SAP-Integration). Der Mittelstand braucht das selten – und zahlt für ungenutzten Funktionsumfang. Mittelstands-Lösungen sind oft passender und günstiger.
Bei guten Anbietern ja. Achten Sie bei der Auswahl auf Exportmöglichkeiten und fragen Sie, wie eine Migration aussehen würde. Manche Anbieter bieten verschiedene Produktstufen, dann ist der Upgrade einfach.
Für kleine Unternehmen: 2-5€/User/Monat. Mittelstand: 5-10€/User/Monat (mit mehr Funktionen). Konzern: Verhandlungssache, aber pro Kopf oft günstiger wegen Volumen. Dazu kommen ggf. Einführungskosten und Hardware.
Fazit
Die Anforderungen an Zeiterfassung unterscheiden sich stark je nach Unternehmensgröße. Kleine Unternehmen brauchen einfache, günstige Lösungen ohne großen Administrationsaufwand. Der Mittelstand benötigt Workflows, Auswertungen und Integration mit der Lohnabrechnung. Konzerne haben komplexe Anforderungen an Integration, Compliance und Skalierung. Die richtige Lösung ist die, die zu Ihrer aktuellen Situation passt – aber auch Wachstum ermöglicht.
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