Zeiterfassung: Kostenvergleich und ROI-Berechnung
Was darf Zeiterfassung kosten – und was bringt sie?
Das Wichtigste in Kürze
- Zeiterfassungskosten: 0-15€ pro Mitarbeiter/Monat
- Kostenarten: Lizenz, Einrichtung, Schulung, Hardware
- ROI oft nach wenigen Monaten erreicht
- Einsparungen: Überstunden, Verwaltung, Compliance
- Gesamtkosten betrachten, nicht nur Lizenzpreis
Kostenübersicht
Typische Preismodelle
Was Zeiterfassung kostet:
| Modell | Preis | Beispiel |
|---|---|---|
| Kostenlos | 0€ | Excel, einfache Apps |
| Freemium | 0-5€/MA | Basisversion gratis |
| Pro Mitarbeiter | 2-10€/MA/Monat | Cloud-Lösungen |
| Flatrate | 50-500€/Monat | Unbegrenzte Nutzer |
| On-Premise | Einmal + Wartung | Server-Software |
Kostenarten
Was alles anfällt:
- Laufende Kosten – Lizenz/Abo, Hosting, Support
- Einmalige Kosten – Einrichtung, Schulung, Migration
- Hardware – Terminals, Tablets, Leser
- Interne Kosten – Administration, Wartung
- Versteckte Kosten – Anpassungen, Updates, Integration
Transparent und günstig
MyTimeTracker: Ab 2,49€/Mitarbeiter – keine versteckten Kosten.
- Sofort einsatzbereit
- DSGVO-konform
- Keine Einrichtung nötig
Detaillierter Kostenvergleich
Cloud-Lösungen (SaaS)
Typische Kosten:
| Position | Kosten |
|---|---|
| Monatlich pro MA | 2-10€ |
| Einrichtung | 0-500€ |
| Schulung | 0-200€ |
| Hardware | Optional |
| Updates | Inklusive |
On-Premise
Server-Lösungen:
- Lizenz einmalig – 2.000-20.000€
- Server – Hardware oder VM
- Installation – 500-5.000€
- Wartung jährlich – 15-20% der Lizenz
- Updates – Oft extra
Hardware-Terminals
Zusätzliche Kosten:
| Terminal-Art | Kosten |
|---|---|
| Einfaches Terminal | 200-500€ |
| Mit Fingerprint | 400-800€ |
| Tablet-Lösung | 300-600€ |
| Mobile App | Im Abo enthalten |
ROI berechnen
Einsparungspotenziale
Wo Zeiterfassung spart:
| Bereich | Einsparung |
|---|---|
| Überstundenreduktion | 5-15% |
| Verwaltungsaufwand | 2-5h/Monat |
| Fehlerkorrektur | Weniger Nacharbeit |
| Compliance | Bußgelder vermeiden |
| Abrechnung | Schneller, genauer |
ROI-Formel
Einfache Berechnung:
- Einsparungen (jährlich) – Überstundenreduktion
- Zeitersparnis × Stundensatz
- Vermiedene Fehler
- Vermiedene Bußgelder
- Minus Kosten (jährlich) – Lizenzkosten
- Wartung
- Amortisierte Einmalkosten
- = ROI – (Einsparung - Kosten) / Kosten × 100%
Beispielrechnung
Unternehmen mit 20 Mitarbeitern:
| Position | Betrag |
|---|---|
| Zeiterfassung (5€/MA) | 1.200€/Jahr |
| Einrichtung (einmalig) | 200€ |
| Gesamt Jahr 1 | 1.400€ |
| Überstundenersparnis 5% | 3.000€/Jahr |
| Verwaltung (4h×12×30€) | 1.440€/Jahr |
| ROI Jahr 1 | 216% |
Schneller ROI
MyTimeTracker amortisiert sich oft in wenigen Wochen.
- Sofort einsatzbereit
- DSGVO-konform
- Keine Einrichtung nötig
Kostenfallen vermeiden
Versteckte Kosten
Worauf achten:
| Kostenfalle | Vermeidung |
|---|---|
| Support kostenpflichtig | Vorher prüfen |
| Updates extra | Inklusive wählen |
| Pro-Funktion-Preise | Gesamtpaket rechnen |
| Mindestlaufzeit | Flexibilität sichern |
| Export-Gebühren | Dateneigentum prüfen |
Bei der Auswahl
Was fragen:
- Alle Kosten? – Lizenz, Setup, Support, Updates
- Skalierung? – Preis bei mehr Mitarbeitern
- Mindestlaufzeit? – Kündigungsfrist
- Hardware nötig? – Oder reicht Software
- Integration? – Kosten für Schnittstellen
Kostenlos vs. Bezahlt
Kostenlose Lösungen
Was sie können:
| Pro | Contra |
|---|---|
| Kein Budget nötig | Eingeschränkte Funktionen |
| Schneller Start | Oft kein Support |
| Gut zum Testen | Datenschutz fraglich |
| Keine Weiterentwicklung |
Wann sich Bezahlen lohnt
Investition sinnvoll bei:
- >5 Mitarbeiter – Aufwand ohne Tool zu hoch
- Compliance wichtig – Zuverlässige Dokumentation
- Integration nötig – Lohn, ERP, Projekte
- Support gewünscht – Bei Problemen Hilfe
- Langfristig – Investition in Zukunft
Entscheidungshilfe
Nach Unternehmensgröße
Empfehlung:
| Größe | Empfehlung | Budget/MA/Monat |
|---|---|---|
| 1-5 MA | Einfach, günstig | 0-3€ |
| 6-20 MA | Cloud-Lösung | 3-5€ |
| 21-100 MA | Professionell | 4-7€ |
| 100+ MA | Enterprise | 5-10€ |
Gesamtkosten vergleichen
Richtig vergleichen:
| Was vergleichen | Nicht nur |
|---|---|
| Gesamtkosten 3 Jahre | Monatspreis |
| Alle Funktionen | Basisversion |
| Mit Hardware | Nur Software |
| Mit Schulung | Selbst einrichten |
| Mit Support | Nur Lizenz |
Häufige Fragen
Ja, oft besonders. Der relative Aufwand für manuelle Erfassung ist bei kleinen Teams höher. Günstige Cloud-Lösungen ab 2-3€/Mitarbeiter/Monat amortisieren sich schnell durch Zeitersparnis und bessere Übersicht. Plus: Die Zeiterfassungspflicht gilt auch für kleine Unternehmen.
Teure Lösungen bieten oft: mehr Funktionen, besseren Support, Enterprise-Features (SSO, API, Compliance), höhere Sicherheit, Customizing-Möglichkeiten. Ob sich das lohnt, hängt von Ihren Anforderungen ab. Für die meisten KMU reichen günstigere Lösungen vollkommen aus.
Formel: (Aktuelle Überstunden - Erwartete Überstunden nach Einführung) × Stundensatz × 12 Monate. Erfahrungswert: 5-15% Reduktion durch bessere Transparenz. Beispiel: 200 Überstunden/Monat × 10% × 25€ = 500€/Monat Einsparung.
Kurzfristig: Cloud (keine Investition). Langfristig: kommt drauf an. On-Premise rechnet sich ab ca. 50 Nutzern und 5+ Jahren. Aber: Versteckte Kosten bei On-Premise (Server, Wartung, Updates, IT-Personal) nicht vergessen. Cloud ist für KMU meist die bessere Wahl.
Ja. Softwarekosten sind Betriebsausgaben und voll absetzbar. Hardware kann abgeschrieben werden. Die effektiven Kosten sind also niedriger als der Bruttopreis. Bei der Kalkulation den Steuervorteil berücksichtigen.
Fazit
Zeiterfassung kostet zwischen 0 und 15€ pro Mitarbeiter und Monat – je nach Lösung und Anforderungen. Der ROI ist durch Überstundenreduktion, Verwaltungsvereinfachung und Compliance-Sicherheit oft nach wenigen Monaten erreicht. Bei der Auswahl Gesamtkosten vergleichen, nicht nur den Monatspreis. Für die meisten Unternehmen sind Cloud-Lösungen im Bereich 3-5€/MA die beste Wahl.
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