Überstunden erfassen: Richtig dokumentieren

Überstunden erfassen: Richtig dokumentieren

Überstunden müssen dokumentiert werden – nicht nur wegen der Zeiterfassungspflicht, sondern auch um Ansprüche nachzuweisen. Eine lückenlose Erfassung schützt Arbeitnehmer und Arbeitgeber gleichermaßen.

Das Wichtigste in Kürze

• Überstunden sind Arbeitszeiten über die vereinbarte Regelarbeitszeit hinaus
• Die Erfassung ist Pflicht des Arbeitgebers, aber auch im Interesse des Arbeitnehmers
• Dokumentation muss zeitnah und vollständig erfolgen
• Ohne Nachweis sind Überstundenansprüche schwer durchsetzbar
• Digitale Systeme erleichtern die Erfassung und den Nachweis

Was sind Überstunden?

Definition

Überstunden entstehen, wenn Mitarbeiter länger arbeiten als vertraglich vereinbart.

Beispiel:

• Vertragliche Arbeitszeit: 40 Stunden/Woche
• Tatsächlich gearbeitet: 45 Stunden/Woche
• Überstunden: 5 Stunden

Abgrenzung: Überstunden vs. Mehrarbeit

In der Praxis werden die Begriffe oft synonym verwendet.

Wann entstehen Überstunden?

Typische Situationen:

• Projektdruck/Deadlines
• Personalmangel
• Saisonale Spitzen
• Notfälle
• Kundentermine außerhalb der Regelzeit
• Vertretung abwesender Kollegen

Warum ist Erfassung wichtig?

Rechtliche Gründe

Für den Arbeitgeber:

• Erfüllung der Zeiterfassungspflicht
• Nachweis bei Behördenprüfungen
• Einhaltung des Arbeitszeitgesetzes
• Beweissicherung bei Streitigkeiten

Für den Arbeitnehmer:

• Nachweis für Vergütungsansprüche
• Beleg für Freizeitausgleich
• Dokumentation für Arbeitszeugnis
• Schutz vor unbezahlter Mehrarbeit

Praktische Gründe

• Kapazitätsplanung
• Personaleinsatz optimieren
• Kosten kontrollieren
• Überlastung erkennen

Was muss erfasst werden?

Pflichtangaben

Empfohlene Zusatzangaben

• Grund für Überstunden: Projektabschluss, Kundentermin
• Anordnung durch: Name des Vorgesetzten
• Genehmigung: Vorab oder nachträglich
• Art der Kompensation: Auszahlung, Freizeitausgleich

Besondere Überstundenarten

Zuschlagsrelevant:

• Nachtarbeit (23:00-06:00 Uhr)
• Sonntagsarbeit
• Feiertagsarbeit

Separate Erfassung empfohlen, da höhere Zuschläge.

Methoden der Erfassung

Manuelle Erfassung

Papier-Stundenzettel:

• Einfach und kostengünstig
• Fehleranfällig
• Aufwendige Auswertung
• Manipulierbar

Excel-Tabelle:

• Automatische Berechnung möglich
• Versionscontrolle schwierig
• Kein Zugriffsschutz
• Bei vielen Mitarbeitern unübersichtlich

Digitale Erfassung

Zeiterfassungssoftware:

• Automatische Berechnung
• Unveränderliches Protokoll
• Echtzeit-Übersicht
• Auswertungen und Reports
• Integration mit Lohnbuchhaltung

Vorteile:

• Zeitsparend
• Rechtssicher
• Transparent
• Nachvollziehbar

Schritt-für-Schritt: Überstunden erfassen

1. Arbeitsbeginn dokumentieren

• Zeitstempel beim Einstempeln
• Tatsächlicher Arbeitsbeginn, nicht geplanter

2. Arbeitsende dokumentieren

• Zeitstempel beim Ausstempeln
• Tatsächliches Ende der Arbeit

3. Pausen abziehen

• Gesetzliche Pausenzeiten berücksichtigen
• Tatsächliche Pausen erfassen

4. Sollzeit vergleichen

• Vertraglich vereinbarte Arbeitszeit
• Differenz = Überstunden (oder Minusstunden)

5. Überstunden kategorisieren

• Angeordnet vs. geduldet
• Zuschlagsrelevant vs. normal
• Freizeitausgleich vs. Auszahlung

6. Genehmigung einholen

• Vorab: Antrag auf Überstunden
• Nachträglich: Bestätigung durch Vorgesetzten

Nachweis von Überstunden

Beweislast

Grundsatz: Der Arbeitnehmer muss nachweisen:

1. Dass Überstunden geleistet wurden
2. Wann und wie lange
3. Dass sie angeordnet/geduldet/notwendig waren

Was ist ein gültiger Nachweis?

Starke Nachweise:

• Zeiterfassungsdaten (idealerweise digital)
• Unterschriebene Stundenzettel
• E-Mails mit Anordnung/Genehmigung
• Protokolle/Tickets/Projektdokumentation

Schwächere Nachweise:

• Eigene Aufzeichnungen ohne Bestätigung
• Zeugenaussagen
• Indizien (z.B. gesendete E-Mails nachts)

Aufbewahrungsfristen

Sonderfälle

Überstunden im Homeoffice

Herausforderung: Keine physische Anwesenheitskontrolle.

Lösung:

• Digitale Zeiterfassung
• Aktivitätsprotokolle (Login-Zeiten)
• Selbstdokumentation mit Bestätigung
• Projektbezogene Zeiterfassung

Vertrauensarbeitszeit

Situation: Keine tägliche Zeiterfassung vereinbart.

Aber: Überstunden müssen trotzdem erfasst werden, um Ansprüche zu sichern.

Empfehlung: Eigene Dokumentation führen, regelmäßig mit Vorgesetztem abstimmen.

Reisezeit

Frage: Ist Reisezeit Überstunde?

Antwort: Kommt darauf an:

• Reisezeit während Arbeitszeit: Arbeitszeit
• Reisezeit außerhalb: Je nach Vereinbarung
• Arbeiten während Reise: Arbeitszeit

Rufbereitschaft

Erfassung:

• Rufbereitschaft selbst: Keine Arbeitszeit
• Tatsächlicher Einsatz: Arbeitszeit/Überstunden
• Reaktionszeit: Je nach Rechtsprechung

Überstunden genehmigen

Vorab-Genehmigung

Prozess:

1. Mitarbeiter stellt Antrag
2. Vorgesetzter genehmigt
3. Überstunden werden geleistet
4. Erfassung erfolgt

Vorteil: Klare Anordnung, keine Diskussion über Notwendigkeit.

Nachträgliche Genehmigung

Prozess:

1. Überstunden werden geleistet
2. Erfassung erfolgt
3. Vorgesetzter bestätigt nachträglich

Risiko: Überstunden könnten abgelehnt werden.

Duldung

Situation: Arbeitgeber weiß von Überstunden und schreitet nicht ein.

Rechtlich: Geduldete Überstunden sind wie angeordnete zu behandeln.

Dokumentation: Schriftliche Bestätigung anfordern.

Auswertung und Kontrolle

Regelmäßige Reports

Empfohlene Auswertungen:

• Wöchentliche Überstundenübersicht
• Monatliche Zusammenfassung pro Mitarbeiter
• Vergleich Abteilungen
• Trend über Zeit

Kennzahlen

Warnsignale

Handlungsbedarf bei:

• Dauerhafte Überstunden einzelner Mitarbeiter
• Steigende Überstundentrends
• Überstunden ohne erkennbaren Grund
• Fehlende Genehmigungen

Digitale Hilfsmittel

Anforderungen an Software

Muss-Funktionen: ☐ Automatische Berechnung von Überstunden ☐ Unterscheidung Soll/Ist ☐ Genehmigungsworkflow ☐ Auswertungen und Export ☐ Unveränderliches Protokoll

Kann-Funktionen: ☐ Mobile Erfassung ☐ Integration Lohnbuchhaltung ☐ Zuschlagsberechnung ☐ Warnungen bei Grenzwerten

Vorteile der Automatisierung

Häufige Fragen zur Überstundenerfassung

Fazit

Überstunden richtig zu erfassen ist Pflicht und Schutz zugleich. Eine lückenlose Dokumentation sichert Ansprüche, schafft Transparenz und hilft, Überlastung zu erkennen. Digitale Lösungen machen die Erfassung einfach, zuverlässig und rechtssicher.