Zeiterfassung: Audit-Vorbereitung und Dokumentation

Zeiterfassung: Audit-Vorbereitung und Dokumentation

Wenn der Prüfer kommt – so sind Ihre Zeitdaten bereit für jede Kontrolle.

Das Wichtigste in Kürze

• Behörden und Wirtschaftsprüfer prüfen Arbeitszeitdokumentation
• Vollständige Aufzeichnungen sind Pflicht
• Gute Vorbereitung reduziert Stress
• Digitale Systeme erleichtern Audits
• Proaktive Dokumentation zahlt sich aus

Wer prüft was

Prüfinstanzen

Diese Stellen können prüfen:

Prüfungsanlässe

Wann wird geprüft:

• Routineprüfung – Regelmäßige Kontrollen
• Anlassprüfung – Nach Beschwerden
• Branchenprüfung – Schwerpunktaktionen
• Betriebsprüfung – Alle paar Jahre
• Unfallermittlung – Nach Arbeitsunfällen

Was dokumentiert sein muss

Gesetzliche Pflichten

Mindestanforderungen:

Empfohlene Zusatzinformationen

Was darüber hinaus sinnvoll ist:

• Pausenzeiten konkret – Wann, wie lange
• Projektzeiten – Zuordnung
• Abwesenheitsarten – Urlaub, Krank etc.
• Genehmigungen – Überstunden, Urlaubsanträge
• Änderungen – Wer hat wann was geändert

Dokumentenstruktur

Ordnung schaffen

Systematische Ablage:

Aufbewahrungsfristen

Wie lange aufheben:

• Zeitnachweise ArbZG – 2 Jahre
• Lohnunterlagen – 6 Jahre
• Buchungsbelege – 10 Jahre
• Arbeitsverträge – 10 Jahre nach Ende
• Sonderfälle – Bei Streit: länger

Prüfungsvorbereitung

Checkliste vor Audit

Was prüfen:

Typische Prüfungsfragen

Womit rechnen:

• Wie erfassen Ihre MA die Zeit? – System beschreiben
• Wer kontrolliert die Erfassung? – Verantwortlichkeiten
• Wie werden Überstunden genehmigt? – Prozess erklären
• Wo werden Daten gespeichert? – System, Backup
• Wie lange bewahren Sie auf? – Fristen kennen

Während der Prüfung

Verhalten

Richtig reagieren:

Export und Bereitstellung

Daten liefern:

• Format – Excel, CSV, PDF
• Umfang – Wie angefordert
• Zeitraum – Nicht mehr als nötig
• Übersicht – Zusammenfassung beifügen
• Erläuterung – Bei Bedarf erklären

Nach der Prüfung

Ergebnis verarbeiten

Was tun:

Verbesserungen umsetzen

Aus Prüfung lernen:

• Schwachstellen – Identifizieren und beheben
• Prozesse – Anpassen wenn nötig
• Schulungen – MA sensibilisieren
• Dokumentation – Verbessern
• Nächste Prüfung – Besser vorbereitet sein

Häufige Fragen

Fazit

Audit-Vorbereitung beginnt nicht bei der Ankündigung, sondern im täglichen Betrieb: Lückenlose Aufzeichnung, systematische Ablage, bekannte Aufbewahrungsfristen. Digitale Zeiterfassungssysteme erleichtern Prüfungen erheblich durch schnelle Exports und vollständige Daten. Wenn Prüfer kommen: sachlich bleiben, ehrlich antworten, nicht mehr herausgeben als nötig. Aus jeder Prüfung lernen und Prozesse verbessern.