Zeiterfassung für Freelancer und Selbständige
Keine Pflicht, aber trotzdem sinnvoll – warum Freelancer ihre Zeit erfassen sollten.
Das Wichtigste in Kürze
- Keine gesetzliche Pflicht für Selbständige
- Aber: Wirtschaftlich sehr sinnvoll
- Grundlage für Abrechnung nach Stunden
- Kalkulation und Nachkalkulation ermöglichen
- Einfache Tools reichen oft
Warum Zeiterfassung für Selbständige
Keine Pflicht, aber...
Was das Gesetz sagt:
| Regelung | Gilt für Selbständige? |
|---|---|
| Arbeitszeitgesetz | Nein |
| Zeiterfassungspflicht | Nein |
| Aber: Steuerrecht | Aufzeichnungspflichten |
| Vertragsrecht | Nachweis bei Stundenabrechnung |
Warum es sich trotzdem lohnt
Vorteile:
- Abrechnung – Nachweis gegenüber Kunden
- Kalkulation – Weiß ich, wie lange Aufgaben dauern?
- Stundensatz – Verdiene ich genug?
- Produktivität – Wo geht die Zeit hin?
- Steuern – Betriebsausgaben nachweisen
Zeit im Griff
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Abrechnung nach Stunden
Kundennachweis
Was erfassen:
| Element | Warum wichtig |
|---|---|
| Datum | Wann gearbeitet |
| Dauer | Wie lange |
| Tätigkeit | Was gemacht |
| Projekt | Zuordnung |
| Ergebnis | Optional, aber hilfreich |
Transparenz schafft Vertrauen
Gegenüber Kunden:
- Detaillierte Aufstellung – Kunde sieht, wofür er zahlt
- Nachvollziehbarkeit – Keine Diskussionen
- Vertrauen – Professioneller Eindruck
- Nachfragen – Können beantwortet werden
- Folgeaufträge – Zufriedene Kunden kommen wieder
Festpreis vs. Stundensatz
Auch bei Festpreis:
| Modell | Zeiterfassung sinnvoll? |
|---|---|
| Stundensatz | Unbedingt, ist Abrechnungsgrundlage |
| Festpreis | Ja, für Nachkalkulation |
| Retainer | Ja, um Stundenverbrauch zu tracken |
| Projektpauschale | Ja, für künftige Kalkulation |
Stundensatz kalkulieren
Mit Zeitdaten
Was Zeiterfassung zeigt:
| Erkenntnis | Nutzen |
|---|---|
| Tatsächlicher Aufwand | Kalkulation verbessern |
| Nicht-fakturierbare Zeit | In Stundensatz einrechnen |
| Produktivität | Optimierungspotenzial |
| Projektdauer | Realistische Angebote |
Nicht-fakturierbare Zeit
Was oft vergessen wird:
- Akquise – Angebote, Pitches
- Administration – Buchhaltung, E-Mails
- Weiterbildung – Skills pflegen
- Marketing – Website, Social Media
- Reisezeit – Oft nicht abrechenbar
- Leerlauf – Zwischen Projekten
Projekte tracken
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Tools für Freelancer
Was das Tool können sollte
Anforderungen:
| Funktion | Wichtigkeit |
|---|---|
| Einfachheit | Unverzichtbar |
| Projektbasiert | Sehr wichtig |
| Reports | Für Rechnungen |
| Mobil | Oft unterwegs |
| Günstig | Budget begrenzt |
Optionen
Möglichkeiten:
- Spezialisierte Software – Cloud-basierte Zeiterfassung
- Rechnungssoftware – Mit integrierter Zeiterfassung
- Projektmanagement – Asana, Trello mit Timer
- Excel/Tabelle – Kostenlos, aber manuell
- Timer-Apps – Einfach, für unterwegs
Kosten-Nutzen
Was sich lohnt:
| Lösung | Kosten | Für wen |
|---|---|---|
| Kostenlose Apps | 0€ | Einstieg |
| Günstige SaaS | 5-15€/Monat | Die meisten |
| Profi-Tools | 20-50€/Monat | Komplexe Projekte |
Praktische Umsetzung
Workflow
Wie integrieren:
| Schritt | Umsetzung |
|---|---|
| Start | Timer starten bei Arbeitsbeginn |
| Wechsel | Bei neuem Projekt umbuchen |
| Pause | Timer stoppen |
| Ende | Tagesabschluss prüfen |
| Woche | Reports für Rechnung |
Disziplin
Was hilft:
- Gewohnheit – Immer starten, nie später
- Timer sichtbar – Erinnert ans Tracken
- Wochenabschluss – Fester Termin zum Prüfen
- Rechnungsverknüpfung – Direkt aus Zeiten generieren
- Retrospektive – Monatlich analysieren
Steuerliche Aspekte
Aufzeichnungspflichten
Was das Finanzamt interessiert:
| Nachweis | Relevanz |
|---|---|
| Betriebsausgaben | Arbeitszimmer, Fahrten |
| Umsatzsteuer | Bei Teilleistungen |
| Gewinnermittlung | Aufwand dokumentieren |
| Reisekosten | Zeitnachweis hilfreich |
Professionelle Dokumentation
Was empfehlenswert ist:
- Projektliste – Was, für wen, wann
- Stundennachweis – Gegenüber Kunden
- Rechnungen – Mit Zeitbezug
- Verträge – Stundensatz dokumentiert
- Auswertungen – Für Steuererklärung
Häufige Fragen
Gesetzlich: nein. Das Arbeitszeitgesetz gilt nicht für Selbständige. Aber: Bei Stundenabrechnung erwarten Kunden Nachweise. Für die eigene Kalkulation ist Zeiterfassung Gold wert. Und für Steuern kann Dokumentation helfen. Also: Nicht Pflicht, aber sehr empfehlenswert.
Abhängig vom Zweck. Für Kundennachweis: Tätigkeitsart + Dauer + Datum reicht meist. Für eigene Optimierung: Detaillierter, um Zeitfresser zu erkennen. Minutengenau ist selten nötig – 15-Minuten-Schritte sind praktikabel. Hauptsache: Konsistent erfassen.
Kommt auf Ihre Bedürfnisse an. Wenige Projekte: Einfache Timer-App oder Excel. Viele Kunden/Projekte: Spezialisierte Software mit Projektstruktur und Reporting. Integration mit Rechnungssoftware spart Zeit. Testen Sie kostenlos, bevor Sie sich festlegen.
Unbedingt! Festpreis bedeutet nicht, dass die Zeit egal ist. Nur mit Tracking wissen Sie: War der Preis angemessen? Wie lange dauern solche Projekte wirklich? Für die nächste Kalkulation sind das wertvolle Daten. Nachkalkulation ist der Schlüssel zu besseren Preisen.
Auch erfassen! Nur so sehen Sie, wie viel Zeit in Akquise, Admin und Weiterbildung fließt. Diese Zeit muss in Ihren Stundensatz eingepreist werden. Typisch: 30-50% der Arbeitszeit ist nicht direkt abrechenbar. Das müssen Sie bei der Kalkulation berücksichtigen.
Fazit
Für Freelancer ist Zeiterfassung keine Pflicht, aber eine kluge Entscheidung: Sie ermöglicht transparente Kundenabrechnung, realistische Kalkulation und bessere Stundensätze. Auch bei Festpreisen lohnt sich das Tracking für die Nachkalkulation. Einfache, günstige Tools reichen für die meisten Freelancer aus. Der Aufwand ist gering, der Nutzen groß.
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