Zeiterfassung mit Freigabe-Workflow einrichten
Vier-Augen-Prinzip für Arbeitszeiten – so richten Sie Genehmigungsprozesse ein.
Das Wichtigste in Kürze
- Freigabe-Workflow sichert Datenqualität
- Mehrere Stufen je nach Anforderung
- Automatische Prüfregeln entlasten
- Eskalation bei Verzögerung
- Balance zwischen Kontrolle und Aufwand
Warum Freigabe-Workflows
Nutzen
Was es bringt:
| Vorteil | Erklärung |
|---|---|
| Vier-Augen-Prinzip | Fehler werden erkannt |
| Compliance | Nachvollziehbare Prüfung |
| Datenqualität | Korrekte Buchungen |
| Transparenz | Wer hat freigegeben |
| Steuerung | Überstunden genehmigen |
Wann sinnvoll
Situationen:
- Projektabrechnung – Zeiten müssen stimmen
- Compliance-Anforderungen – Audit-Trail nötig
- Große Teams – Übersicht behalten
- Überstunden-Kontrolle – Genehmigung erforderlich
- Externe Abrechnung – Nachweis für Kunden
Workflows konfigurieren
MyTimeTracker bietet flexible Freigabe-Workflows.
- Sofort einsatzbereit
- DSGVO-konform
- Keine Einrichtung nötig
Workflow-Stufen
Einstufig
Einfachste Variante:
| Rolle | Aktion |
|---|---|
| Mitarbeiter | Erfasst Zeit |
| Vorgesetzter | Gibt frei |
| System | Zur Abrechnung |
Mehrstufig
Komplexere Anforderungen:
- Stufe 1: Mitarbeiter – Erfasst und bestätigt
- Stufe 2: Projektleiter – Prüft Projektzuordnung
- Stufe 3: Teamleiter – Gibt Zeit frei
- Stufe 4: HR/Controlling – Bei Abweichungen
- Automatisch – Wenn alle Stufen OK
Mit Automatik
Regeln definieren:
| Regel | Aktion |
|---|---|
| Keine Abweichungen | Auto-Freigabe |
| Kleine Abweichungen | Eine Stufe |
| Große Abweichungen | Alle Stufen |
| Überstunden | Zusätzliche Freigabe |
Einrichtung
Rollen definieren
Wer macht was:
- Erfasser – Mitarbeiter
- Prüfer Stufe 1 – Direkte Führungskraft
- Prüfer Stufe 2 – Projektleiter, HR
- Administrator – Konfiguration
- Stellvertreter – Bei Abwesenheit
Regeln konfigurieren
Was prüfen:
| Prüfung | Aktion bei Verstoß |
|---|---|
| Überstunden > X | Manuelle Freigabe |
| Fehlende Buchungen | Warnung |
| Unplausible Zeit | Nachfrage |
| Fehlende Projekte | Nachbuchung |
Regeln automatisieren
MyTimeTracker prüft automatisch und eskaliert bei Bedarf.
- Sofort einsatzbereit
- DSGVO-konform
- Keine Einrichtung nötig
Praktische Umsetzung
Tägliche vs. Monatliche Freigabe
Optionen:
| Frequenz | Vor-/Nachteile |
|---|---|
| Täglich | Schnell, aber aufwändig |
| Wöchentlich | Guter Kompromiss |
| Monatlich | Weniger Aufwand, später |
| Bei Bedarf | Nur bei Auffälligkeiten |
Fristen setzen
Zeitrahmen:
- Mitarbeiter – Buchung bis Folgetag 18:00
- Stufe 1 – Freigabe bis +2 Tage
- Eskalation – Nach Fristablauf
- Monatsabschluss – Alle Buchungen bis X.
- Lohnabrechnung – Feste Deadline
Benachrichtigungen
Automatische Meldungen
Wann informieren:
| Ereignis | Empfänger |
|---|---|
| Zur Freigabe vorliegend | Prüfer |
| Frist läuft ab | Prüfer |
| Freigabe erfolgt | Mitarbeiter |
| Ablehnung | Mitarbeiter |
| Eskalation | Nächste Stufe |
Erinnerungen
Konfiguration:
- Offene Freigaben – Täglich morgens
- Frist in X Tagen – Warnung
- Frist abgelaufen – Eskalation
- Monatsabschluss – Countdown
- Stellvertreter – Bei Abwesenheit
Ablehnung und Korrektur
Wenn abgelehnt
Prozess:
| Schritt | Aktion |
|---|---|
| Ablehnung | Mit Begründung |
| Zurück an Mitarbeiter | Zur Korrektur |
| Korrektur | Mitarbeiter passt an |
| Erneut einreichen | Workflow startet neu |
Änderungen nach Freigabe
Wie umgehen:
- Grundsatz – Änderung nur dokumentiert
- Anfrage – MA bittet um Korrektur
- Prüfung – Führungskraft entscheidet
- Durchführung – Mit Begründung
- Audit-Trail – Alte/neue Version sichtbar
Häufige Fragen
Meist reicht eine Stufe (Vorgesetzter). Zwei Stufen bei Projektabrechnung (Projekt + Linie) oder hohen Compliance-Anforderungen. Mehr als zwei Stufen sind selten nötig und verlangsamen den Prozess. Weniger ist oft mehr.
Stellvertreterregelung einrichten: Automatische Umleitung an Vertreter bei Abwesenheit, oder Eskalation an nächsthöhere Ebene nach Fristablauf. Das System sollte nie blockiert werden, weil jemand nicht da ist.
Ja, für Standardfälle sinnvoll. Wenn alle Prüfregeln erfüllt sind (keine Überstunden, vollständig, plausibel), kann das System automatisch freigeben. Nur Abweichungen erfordern dann manuelle Prüfung. Das spart viel Zeit.
Definieren Sie Eskalationsstufen: Nach X Tagen geht die Freigabe an den Vertreter oder die nächste Ebene. Für die Lohnabrechnung sollte es einen harten Stichtag geben, nach dem nicht freigegebene Zeiten im Folgemonat abgerechnet werden.
Das hängt von Ihren Anforderungen ab. Eine Selbstbestätigung ('Ich bestätige die Richtigkeit') ist ein zusätzlicher Qualitätsschritt und macht den Mitarbeiter verantwortlich. Bei automatischer Erfassung (Terminal) ist das weniger relevant als bei manueller Eingabe.
Fazit
Ein Freigabe-Workflow sichert Datenqualität und schafft Transparenz. Halten Sie ihn so schlank wie möglich: Meist reicht eine Stufe, automatische Prüfregeln entlasten, Eskalation verhindert Blockaden. Die Balance zwischen Kontrolle und Aufwand ist entscheidend – zu viel Bürokratie führt zu Frust, zu wenig zu Fehlern. Konfigurieren Sie den Workflow passend zu Ihren Anforderungen.
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