Genehmigungsworkflow in der Zeiterfassung einrichten
Nicht jede Zeitbuchung sollte ungeprüft in die Lohnabrechnung wandern. Genehmigungsworkflows sorgen für Kontrolle, ohne den Alltag zu bremsen.
Das Wichtigste in Kürze
- Workflows sichern Qualität der Zeitdaten
- Mehrstufige Prozesse für komplexe Strukturen
- Balance zwischen Kontrolle und Aufwand
- Automatisierung reduziert manuelle Arbeit
- Eskalation bei Verzögerung wichtig
Warum Genehmigungsworkflows?
Das Problem
Ohne Freigabe:
| Risiko | Auswirkung |
|---|---|
| Falsche Buchungen | Falsche Lohnabrechnung |
| Vergessene Pausen | ArbZG-Verstoß |
| Überhöhte Überstunden | Kosten und Compliance |
| Fehlende Projektzuordnung | Kalkulation falsch |
Die Lösung
Mit strukturiertem Workflow:
- Qualitätssicherung – Fehler früh erkennen
- Compliance – Verstöße verhindern
- Kostensteuerung – Überstunden kontrollieren
- Transparenz – Jeder weiß, woran er ist
- Dokumentation – Wer hat was genehmigt
Wann sinnvoll?
Situationen:
| Situation | Empfehlung |
|---|---|
| Kleine Firma, Vertrauen | Einfacher Workflow |
| Viele Überstunden | Kontrollierter Workflow |
| Projektabrechnung | Projektleiter-Freigabe |
| Sensible Branchen | Mehrstufig |
Workflows einfach einrichten
MyTimeTracker bietet flexible Genehmigungsprozesse für Ihre Anforderungen.
- Sofort einsatzbereit
- DSGVO-konform
- Keine Einrichtung nötig
Workflow-Modelle
Einfacher Workflow
Basis für kleine Teams:
| Schritt | Wer | Was |
|---|---|---|
| 1 | Mitarbeiter | Bucht Zeit |
| 2 | Teamleiter | Prüft und genehmigt |
| 3 | System | Überträgt an Lohn |
Mehrstufiger Workflow
Für größere Strukturen:
- Mitarbeiter bucht
- Teamleiter prüft – Genehmigt → weiter
- Ablehnt → zurück an MA
- Abteilungsleiter (bei Überstunden) – Genehmigt → weiter
- Ablehnt → zurück
- HR/Lohnbuchhaltung – Finale Prüfung → Export
Projektbasierter Workflow
Für Projektarbeit:
| Schritt | Rolle | Prüft |
|---|---|---|
| 1 | Mitarbeiter | Bucht auf Projekt |
| 2 | Projektleiter | Projektzuordnung korrekt? |
| 3 | Disziplinarischer VG | Gesamtzeit ok? |
| 4 | Controlling | Budgetprüfung |
Ausnahme-Workflow
Bei besonderen Fällen:
- Überstunden ab X Stunden – Zusätzliche Genehmigung
- Wochenendarbeit – Vorab-Genehmigung
- Reisezeit – Separate Prüfung
- Korrektur vergangener Monate – HR-Freigabe erforderlich
Rollen im Workflow
Typische Rollen
Wer macht was:
| Rolle | Aufgabe | Berechtigung |
|---|---|---|
| Mitarbeiter | Bucht | Eigene Zeit |
| Teamleiter | Genehmigt | Team-Zeiten |
| HR | Überwacht | Alle Zeiten |
| Lohnbuchhaltung | Exportiert | Genehmigte Daten |
Stellvertreter
Für Abwesenheit:
| Situation | Lösung |
|---|---|
| Teamleiter im Urlaub | Stellvertreter definiert |
| Keine Reaktion | Eskalation nach X Tagen |
| Dringende Freigabe | Alternative Genehmiger |
Matrixstrukturen
Komplexe Organisationen:
- Fachliche Linie – Projektleiter genehmigt
- Disziplinarische Linie – Personalvorgesetzter genehmigt
- Regel – Beide müssen zustimmen
Flexible Rollen und Workflows
MyTimeTracker passt sich Ihrer Unternehmensstruktur an.
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Praktische Umsetzung
Was prüfen?
Checkliste für Genehmiger:
| Prüfpunkt | Frage |
|---|---|
| Vollständigkeit | Alle Tage erfasst? |
| Plausibilität | Zeiten realistisch? |
| Pausen | Gesetzliche Pausen eingehalten? |
| Überstunden | Berechtigt, notwendig? |
| Projektzuordnung | Korrekte Zuordnung? |
Fristen setzen
Zeitrahmen definieren:
| Phase | Empfehlung |
|---|---|
| Buchung | Täglich oder wöchentlich |
| Einreichung | Bis Ende der Woche |
| Genehmigung | 2-3 Arbeitstage |
| Eskalation | Nach 5 Tagen |
Eskalation
Wenn nichts passiert:
- Erinnerung – Nach 2 Tagen automatisch
- Dringend – Nach 4 Tagen mit CC an HR
- Stellvertreter – Nach 5 Tagen automatisch
- Auto-Genehmigung – Optional nach X Tagen
Automatisierung
Regeln definieren
Was automatisieren:
| Regel | Automatisierung |
|---|---|
| Keine Überstunden | Auto-Genehmigung |
| Unter X Stunden | Vereinfachter Prozess |
| Standard-Woche | Keine Prüfung nötig |
| Abweichungen | Workflow triggern |
Benachrichtigungen
Alle informiert:
- Mitarbeiter – Zur Einreichung erinnern
- Genehmigt/Abgelehnt
- Korrektur erforderlich
- Genehmiger – Neue Einreichung
- Erinnerung fällig
- Eskalation droht
- HR – Übersicht offene Genehmigungen
Integration
Mit anderen Systemen:
| System | Integration |
|---|---|
| Lohnbuchhaltung | Export nur genehmigter Daten |
| Projektcontrolling | Freigegebene Projektzeiten |
| Kalendersystem | Abwesenheiten berücksichtigen |
Best Practices
Nicht übertreiben
Balance finden:
| Zu wenig Kontrolle | Zu viel Kontrolle |
|---|---|
| Fehler bleiben | Mitarbeiter genervt |
| Compliance-Risiko | Hoher Aufwand |
| Kostenüberraschungen | Prozess zu langsam |
Klare Kommunikation
Was Mitarbeiter wissen müssen:
- Warum gibt es den Workflow?
- Wie funktioniert er?
- Was wird geprüft?
- Wie lange dauert es?
- Was bei Ablehnung?
Kontinuierliche Optimierung
Workflow verbessern:
| Metrik | Optimieren |
|---|---|
| Durchlaufzeit | Zu lang? Prozess vereinfachen |
| Ablehnungsquote | Hoch? Schulung, Regeln prüfen |
| Eskalationen | Viele? Fristen, Stellvertreter |
| Feedback | Regelmäßig einholen |
Häufige Fragen
Nicht unbedingt. Sie können unterscheiden: Standard-Arbeitszeiten automatisch genehmigen, Abweichungen (Überstunden, Wochenende, Korrektur) durch Workflow. Das spart Aufwand ohne Kontrolle zu verlieren.
Dafür gibt es Eskalation: Automatische Erinnerungen, dann Stellvertreter einschalten, notfalls nächste Hierarchiestufe. Manche Systeme erlauben auch Auto-Genehmigung nach Fristablauf – mit Vorsicht einsetzen.
Sollten sie. Bei Ablehnung ist ein Kommentar-Pflichtfeld sinnvoll. Mitarbeiter können dann gezielt korrigieren statt raten zu müssen. Das beschleunigt den Prozess.
So wenig wie nötig. Jede Stufe kostet Zeit. Für die meisten Unternehmen reicht Teamleiter + HR-Übersicht. Nur bei besonderen Fällen (Überstunden, Projekte) zusätzliche Stufen.
Ja, das ist empfehlenswert. Buchungen in der Vergangenheit (z.B. mehr als 1 Woche zurück) sollten einen strengeren Workflow haben – etwa HR-Genehmigung erforderlich. Das verhindert Manipulation.
Fazit
Genehmigungsworkflows bringen Struktur in die Zeiterfassung ohne zu viel Bürokratie. Der Schlüssel: Balance zwischen Kontrolle und Aufwand. Automatisieren Sie das Normale, prüfen Sie die Ausnahmen, und vergessen Sie Eskalation und Stellvertreter nicht. Ein guter Workflow wird nach kurzer Zeit zum selbstverständlichen Teil des Arbeitsalltags.
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