Zeiterfassung zum Jahresabschluss: Checkliste

Jahresende bedeutet Aufräumen – auch in der Zeiterfassung. Diese Checkliste hilft, nichts zu vergessen und gut vorbereitet ins neue Jahr zu starten.

Das Wichtigste in Kürze

Resturlaub prüfen und regeln
Überstundenkonten abschließen
Daten archivieren
Neues Jahr vorbereiten
Frühzeitig beginnen (Oktober/November)

Vor dem Jahreswechsel

Zeitplan

Wann was erledigen:

Monat	Aufgabe
Oktober	Übersicht erstellen, informieren
November	Resturlaub einfordern, Überstunden klären
Dezember	Letzte Buchungen prüfen, abschließen
Januar	Archivieren, neues Jahr starten

Übersicht verschaffen

Was zu prüfen ist:

Urlaubskonten – Resturlaub pro Mitarbeiter
Verfallende Tage
Arbeitszeitkonten – Plus-Stunden
Minus-Stunden
Offene Buchungen – Ungeklärte Einträge
Genehmigungen – Offene Freigaben

Jahresabschluss einfach

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Urlaubskonten abschließen

Resturlaub ermitteln

Pro Mitarbeiter prüfen:

Element	Prüfung
Jahresanspruch	Korrekt hinterlegt?
Genommene Tage	Alle erfasst?
Resturlaub	Wie viele Tage offen?
Übertrag möglich	Laut Vertrag/BV?

Urlaubsverfall beachten

Gesetzliche Regelung:

Grundsatz – Urlaub bis 31.03. des Folgejahres
Voraussetzung – AG muss auf Verfall hinweisen
Praxis – Mitarbeiter auffordern
Sonderregelung – Krankheit, Mutterschutz etc.

Übertrag regeln

Möglichkeiten:

Option	Regelung
Gesetzlicher Übertrag	Bis 31.03. nehmen
Vertraglicher Übertrag	Laut Arbeitsvertrag
Verfall	Nach Hinweis zulässig
Auszahlung	Nur bei Ausscheiden

Arbeitszeitkonten abschließen

Plus-Stunden

Überstunden behandeln:

Situation	Möglichkeit
Kleine Plus-Menge	Ins neue Jahr übertragen
Große Plus-Menge	Freizeitausgleich planen
Verfall vereinbart	Dokumentieren
Auszahlung	Bei Vereinbarung

Minus-Stunden

Negative Salden:

Ausgleich möglich – Bis Jahresende aufholen
Übertrag – Ins neue Jahr mitnehmen
Verrechnung – Mit Gehalt (vorsichtig!)
Klärung – Ursache prüfen

Kappungsgrenzen

Wenn maximale Übertragung begrenzt:

Situation	Vorgehen
Übertrag max. 40h	Darüber verfällt oder auszahlen
Kein Übertrag vereinbart	Jedes Jahr auf null
Keine Regelung	Gesetzliche Verjährung

Daten aufräumen

Offene Buchungen

Klären vor Jahresende:

Problem	Lösung
Fehlende Buchungen	Nacherfassen lassen
Ungeklärte Abwesenheiten	Klären und buchen
Fehlerhafte Einträge	Korrigieren
Offene Genehmigungen	Abarbeiten

Stammdaten prüfen

Aktualisieren:

Arbeitszeitmodelle – Änderungen zum 1.1.?
Urlaubsansprüche – Neue Ansprüche eintragen
Kostenstellen – Noch aktuell?
Projekte – Abgeschlossene archivieren
Mitarbeiterdaten – Ein-/Austritte

Sauberer Jahreswechsel

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Archivierung

Was archivieren

Aufbewahrungspflichten:

Dokument	Frist
Arbeitszeitnachweise	2 Jahre (ArbZG)
Lohnrelevante Daten	10 Jahre (HGB)
Projektzeiten	Nach Bedarf
Urlaubsdaten	2-3 Jahre

Wie archivieren

Ordnungsgemäß:

Revisionssicher – Unveränderbar speichern
Zugreifbar – Bei Prüfung verfügbar
Vollständig – Alle relevanten Daten
Dokumentiert – Was wurde wann archiviert

Datenschutz

DSGVO beachten:

Aspekt	Maßnahme
Zweckbindung	Nur für Archivzweck
Zugriff	Nur berechtigte Personen
Löschung	Nach Ablauf der Frist

Neues Jahr vorbereiten

System konfigurieren

Zum 1.1. bereit:

Element	Konfiguration
Feiertage	Neue Jahr eintragen
Arbeitstage	Kalender aktualisieren
Urlaubsansprüche	Neue Kontingente
Übertragswerte	Eintragen

Mitarbeiter informieren

Was kommunizieren:

Übertragene Werte – Urlaub, Überstunden
Neue Regelungen – Falls Änderungen
Fristen – Übertragener Urlaub bis...
Ansprechpartner – Bei Fragen

Berichte erstellen

Jahresabschluss-Dokumentation:

Bericht	Inhalt
Jahresübersicht	Alle Mitarbeiter, Salden
Überstunden-Bericht	Entwicklung über Jahr
Urlaubs-Bericht	Genommen, Rest, Verfall
Audit-Trail	Änderungen des Jahres

Checkliste Jahresabschluss

Oktober/November

Vorbereitung:

Resturlaub-Übersicht erstellen
Mitarbeiter informieren
Überstundenkonten prüfen
Regelungen klären (Übertrag, Verfall)

Dezember

Abschluss:

[ ] Letzte Buchungen prüfen
[ ] Offene Genehmigungen abarbeiten
[ ] Fehler korrigieren
[ ] Übertragswerte berechnen
[ ] Feiertage neues Jahr eintragen
[ ] Backup erstellen

Januar

Start ins neue Jahr:

Übertragswerte eintragen
Neue Urlaubsansprüche buchen
Archivierung durchführen
Mitarbeiter über neue Salden informieren
System auf Funktion prüfen

Häufige Fragen

Grundsätzlich verfällt Urlaub, wenn er nicht bis zum 31.03. des Folgejahres genommen wird. Aber: Der Arbeitgeber muss aktiv auf den Verfall hinweisen und die Urlaubsnahme ermöglichen. Ohne diesen Hinweis verfällt nichts.

Nur wenn das vertraglich oder per Betriebsvereinbarung geregelt ist. Ohne Regelung gelten die normalen Verjährungsfristen. Wichtig: Dokumentieren Sie Verfallsregelungen und weisen Sie Mitarbeiter darauf hin.

Mindestens 2 Jahre nach ArbZG. Für lohnrelevante Daten gelten die handels- und steuerrechtlichen Fristen von 10 Jahren. Bewahren Sie im Zweifel länger auf – löschen können Sie später immer noch.

Resturlaub muss genommen oder ausgezahlt werden. Überstunden werden nach Vereinbarung behandelt. Alle Daten archivieren und dokumentieren. Den Austritt im System abschließen, aber Daten aufbewahren.

Oktober oder spätestens November. So haben Sie und Ihre Mitarbeiter genug Zeit, Resturlaub zu planen, Überstunden abzubauen und offene Punkte zu klären. Im Dezember ist oft wenig Zeit wegen Feiertagen und Urlaub.

Fazit

Der Jahresabschluss in der Zeiterfassung ist planbar – wenn Sie rechtzeitig beginnen. Urlaubskonten, Überstunden, Archivierung und die Vorbereitung des neuen Jahres brauchen Zeit und Aufmerksamkeit. Mit einer strukturierten Checkliste und frühem Start vermeiden Sie Jahresend-Stress und starten sauber ins neue Jahr.

Zeiterfassung zum Jahresabschluss: Checkliste