Mehrarbeit und Überstunden korrekt erfassen

Mehr gearbeitet als vereinbart? So dokumentieren Sie Mehrarbeit rechtssicher.

Das Wichtigste in Kürze

Mehrarbeit: Über gesetzliche Höchstarbeitszeit hinaus
Überstunden: Über vertragliche Arbeitszeit hinaus
Korrekte Erfassung schützt beide Seiten
Dokumentation für Vergütungs-/Freizeitansprüche
Unterschiedliche rechtliche Konsequenzen

Mehrarbeit vs. Überstunden

Definitionen

Wichtiger Unterschied:

Begriff	Definition
Überstunden	Über vertragliche Arbeitszeit
Mehrarbeit	Über gesetzliche Höchstarbeitszeit
Beispiel	Vertrag: 35h, gearbeitet 42h = 7 Überstunden
Mehrarbeit-Beispiel	Gearbeitet 50h/Woche = Mehrarbeit

Warum der Unterschied wichtig ist

Rechtliche Folgen:

Überstunden – Vertragsfrage
Vergütung nach Vertrag/TV
Freizeitausgleich möglich
Mehrarbeit – Ordnungswidrigkeit möglich
ArbZG-Verstoß
Bußgelder für Arbeitgeber
Kombination – Beides kann zusammen auftreten

Überstunden im Blick

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Erfassungspflicht

Was dokumentiert werden muss

Nach aktuellem Recht:

Aspekt	Anforderung
Arbeitsbeginn	Dokumentieren
Arbeitsende	Dokumentieren
Dauer	Berechnen
Über 8h	Zwingend nach ArbZG
Überstunden	Für Vergütungsanspruch

Wie erfassen

Methoden:

Automatisch – System erkennt Überschreitung
Separate Kennzeichnung – Überstunden markieren
Genehmigungspflichtig – Freigabe durch Vorgesetzten
Grund dokumentieren – Warum Überstunden nötig
Ausgleich planen – Vergütung oder Freizeit

Praktische Umsetzung

Tägliche Erfassung

Was buchen:

Buchung	Beispiel
Arbeitsbeginn	08:00
Arbeitsende	18:30
Pause	30 Min.
Arbeitszeit	10h
Überstunden	2h (bei 8h Soll)

Monatliche Übersicht

Was auswerten:

Soll-Stunden – Vertragliche Arbeitszeit
Ist-Stunden – Tatsächlich gearbeitet
Differenz – Plus oder Minus
Kumuliert – Saldo Arbeitszeitkonto
Ausgleich – Geplant/erfolgt

Automatische Berechnung

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Arbeitszeitkonto

Überstunden sammeln

Wie funktioniert es:

Funktion	Beschreibung
Plus-Stunden	Guthaben bei Mehrarbeit
Minus-Stunden	Bei weniger Arbeit
Ausgleich	Freizeit oder Auszahlung
Grenzen	Ober- und Untergrenzen
Verfallsregeln	Wann verfallen Stunden

Grenzen setzen

Typische Regelungen:

Obergrenze Plus – z.B. max. +50h
Untergrenze Minus – z.B. max. -20h
Ausgleichsfrist – z.B. innerhalb 6 Monaten
Warnung – Bei Annäherung an Grenze
Eskalation – Pflichtausgleich anordnen

Vergütung oder Freizeitausgleich

Optionen

Was möglich ist:

Option	Beschreibung
Freizeitausgleich	1:1 oder mit Zuschlag
Auszahlung	Stundenlohn oder mit Zuschlag
Verfall	Bei Nichtregelung möglich
Pauschalierung	Pauschal abgegolten (mit Grenzen)

Zuschläge

Wann zusätzlich:

Tarifvertrag – Oft 25% Zuschlag
Arbeitsvertrag – Individuelle Regelung
Nacht – Zusätzlich 25% (steuerfrei)
Sonntag – Zusätzlich 50% (steuerfrei)
Feiertag – Zusätzlich 125% (steuerfrei)

Rechtliche Grenzen

Höchstarbeitszeit

Was gilt:

Regelung	Grenze
Tägliche Arbeitszeit	Max. 10h
Wöchentliche Arbeitszeit	Durchschnitt 48h
Ausgleichszeitraum	6 Monate (TV bis 12)
Ruhezeit	Min. 11h zwischen Schichten

ArbZG-Verstoß

Wenn Grenzen überschritten:

Bußgeld – Bis 30.000€ pro Verstoß
Ordnungswidrigkeit – Arbeitgeber haftet
Straftat – Bei Vorsatz möglich
Arbeitsrecht – Weigerungsrecht MA

Sonderfälle

Dienstreisen

Was gilt:

Situation	Arbeitszeit?
Reisen während Arbeitszeit	Ja
Reisen außerhalb	Kommt drauf an
Arbeit im Zug/Flugzeug	Ja
Passive Reisezeit	Streitig

Bereitschaftsdienst

Erfassung:

Vollständig Arbeitszeit – Seit EuGH/BAG
Erfassung – Beginn bis Ende
Vergütung – Kann reduziert sein (TV)
Überstunden – Zählt zur Gesamtzeit
Ruhezeit – Danach erforderlich

Kontrolle und Transparenz

Für Arbeitnehmer

Was wichtig ist:

Aspekt	Tipp
Eigene Aufzeichnung	Parallel führen
Regelmäßig prüfen	Saldo kontrollieren
Abweichungen melden	Zeitnah reklamieren
Nachweise aufbewahren	Für 3 Jahre

Für Arbeitgeber

Was beachten:

System bereitstellen – Einfach, zuverlässig
Regeln definieren – Klar kommunizieren
Genehmigungsprozess – Wer ordnet Überstunden an
Monitoring – Grenzen überwachen
Ausgleich sicherstellen – Proaktiv planen

Häufige Fragen

Nur wenn vertraglich oder tariflich geregelt. Ohne Regelung kann der Arbeitgeber keine Überstunden anordnen, außer in echten Notfällen. Wenn eine Überstundenregelung existiert, müssen Sie zumutbare Überstunden leisten – aber immer im Rahmen des ArbZG.

Überstunden, die Sie nicht nachweisen können, sind schwer durchzusetzen. Die Beweislast liegt bei Ihnen. Daher: Immer erfassen, auch wenn der Arbeitgeber kein System hat. Eigene Aufzeichnungen (mit Datum, Dauer, Tätigkeit) können vor Gericht helfen.

Nur begrenzt. Klauseln wie 'alle Überstunden sind mit dem Gehalt abgegolten' sind unwirksam, wenn sie uferlos sind. Wirksam sind Klauseln mit konkreter Stundenangabe (z.B. 'bis zu 10 Überstunden/Monat') bei angemessener Grundvergütung.

Die reguläre Verjährungsfrist beträgt 3 Jahre. Aber: Arbeitsverträge und Tarifverträge haben oft kürzere Ausschlussfristen (z.B. 3-6 Monate). Prüfen Sie Ihren Vertrag und machen Sie Ansprüche rechtzeitig geltend.

Das hängt von der Vereinbarung ab. Wenn der Vertrag 'Freizeitausgleich' vorsieht, kann der Arbeitgeber Auszahlung verweigern. Ohne Regelung haben Sie Wahlrecht. Bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses müssen nicht genommene Stunden meist ausbezahlt werden.

Fazit

Überstunden und Mehrarbeit korrekt zu erfassen ist wichtig für Vergütungsansprüche, Gesundheitsschutz und Compliance. Der Unterschied zwischen Überstunden (vertragliche Überschreitung) und Mehrarbeit (gesetzliche Überschreitung) hat rechtliche Konsequenzen. Ein gutes Zeiterfassungssystem erkennt Überstunden automatisch, warnt bei Grenzüberschreitungen und bildet die Basis für fairen Ausgleich. Im Zweifel: Immer dokumentieren, auch mit eigenen Aufzeichnungen.

Mehrarbeit und Überstunden korrekt erfassen