Zeiterfassung bei Betriebsprüfung und Zollkontrolle

Wenn der Zoll die Arbeitszeiten prüft – was Sie wissen und vorlegen müssen.

Das Wichtigste in Kürze

Finanzkontrolle Schwarzarbeit (FKS) prüft Arbeitszeitdokumentation
Bestimmte Branchen haben erhöhte Prüfpflichten
MiLoG-Dokumentation muss 2 Jahre aufbewahrt werden
Bei Verstößen drohen Bußgelder bis 500.000€
Gute Zeiterfassung ist beste Vorbereitung

Rechtlicher Hinweis

Dieser Artikel dient ausschließlich der allgemeinen Information und stellt keine Rechtsberatung dar. Für verbindliche Auskünfte wenden Sie sich bitte an einen Fachanwalt für Arbeitsrecht.

Wer prüft was

Die Finanzkontrolle Schwarzarbeit (FKS)

Zuständigkeit:

Behörde	Prüfbereich
FKS (Zoll)	Mindestlohn, Schwarzarbeit
Gewerbeaufsicht	Arbeitszeitgesetz
Berufsgenossenschaft	Unfallverhütung
Finanzamt	Lohnsteuer

Was geprüft wird

Prüfungsinhalte:

Mindestlohn – Wird er gezahlt?
Arbeitszeit – Stimmen die Stunden?
Dokumentation – Ist alles erfasst?
Scheinselbstständigkeit – Wirklich selbstständig?
Illegale Beschäftigung – Arbeitserlaubnis vorhanden?
Sozialversicherung – Korrekt abgeführt?

Prüfungssicher dokumentieren

MyTimeTracker erfüllt alle Dokumentationspflichten.

Sofort einsatzbereit
DSGVO-konform
Keine Einrichtung nötig

Kostenlos testen

Branchen mit erhöhter Prüfpflicht

MiLoG-Branchen

Besondere Dokumentation:

Branche	Prüfpflicht
Baugewerbe	Erhöht
Gastronomie	Erhöht
Personenbeförderung	Erhöht
Spedition/Transport	Erhöht
Gebäudereinigung	Erhöht
Forstwirtschaft	Erhöht
Fleischwirtschaft	Erhöht
Prostitution	Erhöht

Dokumentationspflicht

Was diese Branchen erfassen müssen:

Wer – Minijobber, kurzfristig Beschäftigte
Was – Beginn der Arbeitszeit
Ende der Arbeitszeit
Dauer der Arbeitszeit
Wann – Spätestens 7 Tage nach Arbeitstag
Aufbewahrung – 2 Jahre
Bereithalten – Für Kontrolle

Ablauf einer Prüfung

Wie es abläuft

Typischer Verlauf:

Phase	Was passiert
Ankündigung	Oft ohne Vorwarnung
Kontrolle vor Ort	Betrieb wird besucht
Dokumentenprüfung	Unterlagen anfordern
Befragung	Mitarbeiter befragen
Auswertung	Ergebnisse analysieren
Bescheid	Bußgeld oder Entwarnung

Was vorgelegt werden muss

Unterlagen:

Zeiterfassung – Alle Arbeitszeitdaten
Arbeitsverträge – Arbeitszeitvereinbarung
Lohnabrechnungen – Stundenlohn nachweisen
Personalunterlagen – Identitätsnachweise
Schichtpläne – Geplante Arbeitszeiten
Überstundendokumentation – Mehrarbeit belegen

Immer vorbereitet

MyTimeTracker: Alle Daten auf Knopfdruck.

Sofort einsatzbereit
DSGVO-konform
Keine Einrichtung nötig

14 Tage kostenlos testen

Was bei Verstößen droht

Bußgelder

Konsequenzen:

Verstoß	Bußgeld
Keine Dokumentation	Bis 30.000€
Mindestlohn unterschritten	Bis 500.000€
Schwarzarbeit	Bis 500.000€
Scheinselbstständigkeit	Sozialabgaben nachzahlen

Weitere Folgen

Neben Bußgeld:

Nachzahlung – Sozialversicherung, Steuern
Ausschluss – Von öffentlichen Aufträgen
Strafverfahren – Bei Vorsatz
Reputation – Imageschaden
Prüfungsintensivierung – Häufigere Kontrollen

Richtig vorbereiten

Checkliste

Was immer bereit sein sollte:

Dokument	Status
Zeiterfassung vollständig	☐
Arbeitsverträge griffbereit	☐
Lohnabrechnungen sortiert	☐
Personalausweise kopiert	☐
Schichtpläne archiviert	☐

Best Practices

Empfehlungen:

Digitale Zeiterfassung – Schneller Export möglich
Klare Ablage – Wissen wo was ist
Regelmäßige Kontrolle – Selbst prüfen vor Prüfung
Schulung – Mitarbeiter informieren
Ansprechpartner – Wer spricht mit Prüfern
Anwalt – Bei Bedarf hinzuziehen

Rechte und Pflichten

Ihre Pflichten

Was Sie müssen:

Pflicht	Inhalt
Mitwirkung	Unterlagen vorlegen
Zutritt	Prüfer reinlassen
Auskunft	Fragen beantworten
Bereithalten	Dokumente vor Ort

Ihre Rechte

Was Sie dürfen:

Ausweis verlangen – Prüfer muss sich ausweisen
Anwalt hinzuziehen – Keine Pflicht allein auszusagen
Protokoll – Alles dokumentieren lassen
Kopien behalten – Von beschlagnahmten Dokumenten
Beschwerde – Bei Fehlverhalten

Häufige Fragen

Ja, die FKS darf ohne Ankündigung Kontrollen durchführen. Das ist sogar üblich, um Manipulationen zu verhindern. Sie müssen sich aber ausweisen und ihre Befugnisse nennen.

Nicht unbedingt Sie persönlich, aber ein Verantwortlicher muss Zugang zu den Unterlagen gewähren. Es empfiehlt sich, eine Person zu benennen, die bei Prüfungen kompetent Auskunft geben kann.

Das kann als Ordnungswidrigkeit gewertet werden. Bei Verdacht auf Mindestlohnunterschreitung wird angenommen, dass die Lücken zu Ihren Lasten gehen. Vervollständigen Sie Ihre Dokumentation umgehend.

Nach MiLoG: 2 Jahre. Nach Steuerrecht: 6 bis 10 Jahre für Lohnunterlagen. Die längere Frist gilt im Zweifel. Digitale Archivierung macht das einfach.

Ja, Sie können Einspruch einlegen. Fristen beachten und ggf. einen Anwalt hinzuziehen. Oft lässt sich durch gute Argumentation und Nachlieferung von Dokumentation das Bußgeld reduzieren.

Fazit

Betriebsprüfungen durch den Zoll (FKS) sind in bestimmten Branchen häufig und können ohne Vorwarnung erfolgen. Die beste Vorbereitung ist eine lückenlose, digitale Zeiterfassung, die alle Dokumentationspflichten erfüllt. Bei Verstößen drohen empfindliche Bußgelder. Bereiten Sie sich vor: Wissen Sie, wo Ihre Unterlagen sind, wer bei Prüfungen Auskunft gibt, und prüfen Sie selbst regelmäßig die Vollständigkeit Ihrer Dokumentation.

Zeiterfassung bei Betriebsprüfung und Zollkontrolle