Betriebsvereinbarung Zeiterfassung: Muster und Tipps

Betriebsvereinbarung Zeiterfassung: Muster und Tipps

Die Einführung eines Zeiterfassungssystems unterliegt der Mitbestimmung des Betriebsrats. Eine gut ausgearbeitete Betriebsvereinbarung regelt alle wichtigen Aspekte und schafft Rechtssicherheit für Arbeitgeber und Beschäftigte.

Das Wichtigste in Kürze

• Die Einführung von Zeiterfassung unterliegt der Mitbestimmung nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG
• Eine Betriebsvereinbarung sollte Erfassungsmethode, Datenschutz und Arbeitszeitkonten regeln
• Die DSGVO-Anforderungen müssen berücksichtigt werden
• Die Vereinbarung kann durch Kündigung beendet werden – Nachwirkung ist zu regeln
• Flexibilität für künftige Anpassungen sollte eingeplant werden

Rechtsgrundlage: Mitbestimmung des Betriebsrats

Mitbestimmungsrechte

Der Betriebsrat hat bei der Zeiterfassung mehrere Mitbestimmungsrechte:

• § 87 Abs. 1 Nr. 2 BetrVG: Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit
• § 87 Abs. 1 Nr. 3 BetrVG: Vorübergehende Verkürzung oder Verlängerung der Arbeitszeit
• § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG: Technische Einrichtungen zur Überwachung

Ohne Zustimmung des Betriebsrats kann kein Zeiterfassungssystem eingeführt werden.

Form der Vereinbarung

Die Betriebsvereinbarung muss schriftlich abgeschlossen werden (§ 77 Abs. 2 BetrVG). Sie ist von Arbeitgeber und Betriebsrat zu unterzeichnen und im Betrieb auszulegen oder digital zugänglich zu machen.

Muster-Betriebsvereinbarung

Präambel

Betriebsvereinbarung über die Erfassung der Arbeitszeit

Zwischen der [Firmenname] (nachfolgend „Arbeitgeber") und dem Betriebsrat der [Firmenname] (nachfolgend „Betriebsrat")

wird folgende Betriebsvereinbarung geschlossen:

Präambel

Diese Betriebsvereinbarung regelt die Erfassung der Arbeitszeit im Unternehmen. Sie dient der Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben zur Arbeitszeiterfassung, dem Schutz der Beschäftigten vor Überlastung und der transparenten Dokumentation der geleisteten Arbeitszeit.

Geltungsbereich

§ 1 Geltungsbereich

(1) Diese Betriebsvereinbarung gilt für alle Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer des Unternehmens, einschließlich Teilzeitbeschäftigte, befristet Beschäftigte und Auszubildende.

(2) Ausgenommen sind leitende Angestellte im Sinne des § 5 Abs. 3 BetrVG, für die gesonderte Regelungen gelten.

(3) Für Leiharbeitnehmerinnen und Leiharbeitnehmer gilt diese Vereinbarung entsprechend während ihres Einsatzes im Unternehmen.

Zeiterfassungssystem

§ 2 Zeiterfassungssystem

(1) Die Erfassung der Arbeitszeit erfolgt über das System [Systemname]. Das System ermöglicht die Erfassung per:

• Stationäres Terminal
• Webbasierte Anwendung
• Mobile App

(2) Der Arbeitgeber stellt die erforderliche Hard- und Software zur Verfügung und trägt die Kosten.

(3) Änderungen am Zeiterfassungssystem oder der Erfassungsmethode bedürfen der Zustimmung des Betriebsrats.

Erfassungspflichten

§ 3 Erfassung der Arbeitszeit

(1) Die Beschäftigten erfassen täglich:

• Beginn der Arbeitszeit
• Ende der Arbeitszeit
• Beginn und Ende von Pausenzeiten

(2) Die Erfassung hat zeitnah zu erfolgen, spätestens am nächsten Arbeitstag.

(3) Bei technischen Störungen sind die Arbeitszeiten nachträglich, spätestens innerhalb von drei Arbeitstagen, manuell zu erfassen.

(4) Dienstgänge, Dienstreisen und Außentermine sind ebenfalls zu erfassen.

Arbeitszeitkonto

§ 4 Arbeitszeitkonto

(1) Für alle Beschäftigten wird ein Arbeitszeitkonto geführt. Das Konto weist die Differenz zwischen Soll- und Ist-Arbeitszeit aus.

(2) Das Arbeitszeitkonto darf folgende Grenzen nicht über- bzw. unterschreiten:

• Obergrenze: +[X] Stunden
• Untergrenze: -[X] Stunden

(3) Bei Erreichen der Obergrenzen ist ein Ausgleich durch Freizeit anzustreben. Bei Unterschreitung der Untergrenze ist die Arbeitszeit entsprechend zu leisten.

(4) Der Ausgleichszeitraum beträgt [6/12] Monate. Am Ende des Ausgleichszeitraums nicht ausgeglichene Stunden werden [gestrichen/übertragen/ausbezahlt] – nach vorheriger Abstimmung mit dem Vorgesetzten.

Korrekturen und Änderungen

§ 5 Korrekturen

(1) Korrekturen an bereits erfassten Zeiten sind möglich und werden im System protokolliert.

(2) Korrekturen durch Beschäftigte bedürfen der Genehmigung durch den unmittelbaren Vorgesetzten.

(3) Das System dokumentiert den Ursprungswert, den neuen Wert, das Änderungsdatum und den Grund der Korrektur.

(4) Eine Korrektur ohne Zustimmung der Beschäftigten ist nur bei offensichtlichen Eingabefehlern oder auf deren Antrag zulässig.

Datenschutz

§ 6 Datenschutz

(1) Die Verarbeitung der Arbeitszeitdaten erfolgt ausschließlich zur:

• Einhaltung der gesetzlichen Dokumentationspflichten
• Lohn- und Gehaltsabrechnung
• Personalplanung

(2) Eine Nutzung zu anderen Zwecken, insbesondere zur Leistungs- oder Verhaltenskontrolle, ist ausgeschlossen.

(3) Zugriff auf die Daten haben:

• Die Beschäftigten selbst (auf eigene Daten)
• Die unmittelbaren Vorgesetzten (auf Daten ihrer Mitarbeiter)
• Die Personalabteilung
• Der Betriebsrat (in anonymisierter/aggregierter Form)

(4) Die Daten werden nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gelöscht.

(5) GPS-Daten werden [nicht erhoben / nur bei expliziter Zustimmung und nur während der Arbeitszeit erhoben].

Auswertungen und Berichte

§ 7 Auswertungen

(1) Das System erstellt automatisierte Auswertungen:

• Monatliche Übersicht für jeden Beschäftigten
• Quartalsberichte für Abteilungen (anonymisiert)
• Jahresstatistik (anonymisiert)

(2) Personenbezogene Auswertungen erfolgen nur für berechtigte Zwecke nach Absatz 6.

(3) Der Betriebsrat erhält auf Anfrage anonymisierte Auswertungen zur Wahrnehmung seiner Aufgaben.

Rechte der Beschäftigten

§ 8 Rechte der Beschäftigten

(1) Jeder Beschäftigte hat jederzeit Zugang zu seinen eigenen Arbeitszeitdaten.

(2) Auf Wunsch wird eine monatliche Übersicht in schriftlicher oder elektronischer Form bereitgestellt.

(3) Bei Unstimmigkeiten kann der Beschäftigte sich an den Betriebsrat wenden.

(4) Beschwerden über die Zeiterfassung werden zeitnah geprüft und beantwortet.

Schulung und Support

§ 9 Schulung und Support

(1) Alle Beschäftigten werden vor Einführung des Systems geschult.

(2) Neue Mitarbeiter werden im Rahmen des Onboardings eingewiesen.

(3) Bei technischen Problemen steht ein Support zur Verfügung unter [Kontaktdaten].

Schlussbestimmungen

§ 10 Schlussbestimmungen

(1) Diese Betriebsvereinbarung tritt am [Datum] in Kraft.

(2) Sie kann mit einer Frist von drei Monaten zum Monatsende gekündigt werden.

(3) Im Falle der Kündigung gilt die Vereinbarung nach, bis eine neue Regelung getroffen ist, längstens jedoch für [12] Monate.

(4) Änderungen und Ergänzungen bedürfen der Schriftform.

(5) Sollten einzelne Bestimmungen unwirksam sein, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt.

[Ort], den [Datum]

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Arbeitgeber Betriebsrat

Tipps für die Verhandlung

Interessen des Betriebsrats

Der Betriebsrat achtet typischerweise auf:

• Keine Leistungskontrolle durch die Zeiterfassung
• Datenschutz und Zweckbindung
• Transparenz für die Beschäftigten
• Faire Regelungen bei Überschreitung von Grenzen
• Einspruchsmöglichkeiten bei Streitigkeiten

Interessen des Arbeitgebers

Der Arbeitgeber hat Interesse an:

• Rechtssicherer Erfüllung der Dokumentationspflicht
• Effizienter Administration
• Flexibilität für betriebliche Erfordernisse
• Klaren Verantwortlichkeiten
• Integration in bestehende Systeme

Kompromissfindung

Erfolgreiche Betriebsvereinbarungen entstehen durch:

• Frühzeitige Einbindung des Betriebsrats
• Offene Kommunikation über Ziele
• Berücksichtigung beider Interessen
• Pilotphase vor endgültiger Einführung
• Evaluationsklausel für Nachbesserungen

Häufige Fragen

Fazit

Eine sorgfältig ausgearbeitete Betriebsvereinbarung zur Zeiterfassung schafft Rechtssicherheit und klare Verhältnisse für alle Beteiligten. Sie sollte die Interessen von Arbeitgeber und Beschäftigten ausgewogen berücksichtigen und ausreichend Flexibilität für künftige Anpassungen bieten. Die frühzeitige Einbindung des Betriebsrats ist der Schlüssel zu einer erfolgreichen Umsetzung.