Zeiterfassungspflicht: Wer ist ausgenommen?

Die Pflicht gilt für fast alle – aber nicht für jeden.

Das Wichtigste in Kürze

Grundsätzlich gilt Zeiterfassungspflicht für alle Arbeitnehmer
Leitende Angestellte können ausgenommen sein
Kleinbetriebe haben Erleichterungen
Vertrauensarbeitszeit ist weiterhin möglich
Ausnahmen sind eng begrenzt

Rechtlicher Hinweis

Dieser Artikel dient ausschließlich der allgemeinen Information und stellt keine Rechtsberatung dar. Für verbindliche Auskünfte wenden Sie sich bitte an einen Fachanwalt für Arbeitsrecht.

Grundsatz: Pflicht für alle

Die Ausgangslage

Was gilt:

Aspekt	Regelung
BAG-Urteil 2022	Arbeitgeber müssen Arbeitszeit erfassen
Geltungsbereich	Alle Arbeitnehmer
Ausnahmen	Sehr begrenzt
Arbeitszeitgesetz	Anwendungsbereich beachten

Warum so umfassend

Hintergrund:

EuGH-Urteil 2019 – Arbeitnehmerschutz
Arbeitszeit messen – Sonst kein Schutz möglich
Überstunden – Müssen dokumentiert werden
Ruhezeiten – Einhaltung prüfbar
Beweisverfügbarkeit – Bei Streitigkeiten

Compliant bleiben

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Mögliche Ausnahmen

Leitende Angestellte

Was gilt:

Aspekt	Regelung
Definition	§ 5 Abs. 3 BetrVG
Kennzeichen	Selbstständige Einstellung/Entlassung
Kennzeichen	Generalvollmacht/Prokura
Kennzeichen	Erheblicher Entscheidungsspielraum
ArbZG	Gilt nicht für sie (§ 18)

Wer ist wirklich leitend

Nicht jeder Titel reicht:

Ja wenn – Selbstständig einstellen/entlassen darf
Prokura oder Generalvollmacht hat
Erheblichen Entscheidungsspielraum hat
Nein wenn – Nur Titel ohne echte Befugnisse
Weisungsgebunden in wichtigen Fragen
Kein eigener Verantwortungsbereich
Grauzone – Im Zweifel: eher nicht leitend

Kleinbetriebe

Mögliche Erleichterungen:

Betriebsgröße	Erwartung
Unter 10 MA	Möglicherweise vereinfacht
10-50 MA	Volle Pflicht
Über 50 MA	Volle Pflicht
Gesetzgebung	Abwarten, was kommt

Was KEINE Ausnahme ist

Vertrauensarbeitszeit

Klare Aussage:

Aspekt	Realität
Ist erlaubt	Ja, weiterhin
Befreit von Erfassung	Nein!
Was sich ändert	Zeiteinteilung flexibel, Erfassung trotzdem
Missverständnis	„Vertrauen" heißt nicht „keine Dokumentation"

Branchen und Tätigkeiten

Keine pauschalen Ausnahmen:

Kreativberufe – Müssen erfassen
Wissensarbeiter – Müssen erfassen
IT-Branche – Muss erfassen
Start-ups – Müssen erfassen
Remote Work – Muss erfassen
Projektarbeit – Muss erfassen

Arbeitsmodelle

Auch hier keine Befreiung:

Modell	Zeiterfassungspflicht
Homeoffice	Ja
Mobiles Arbeiten	Ja
Gleitzeit	Ja
4-Tage-Woche	Ja
Teilzeit	Ja

Auch für flexible Modelle

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Besondere Personengruppen

Minijobber

Was gilt:

Aspekt	Regelung
Zeiterfassungspflicht	Ja
Zusätzlich MiLoG	§ 17 MiLoG gilt
Dokumentation	Beginn, Ende, Dauer
Frist	Spätestens nach 7 Tagen

Auszubildende

Ebenfalls erfassen:

Pflicht – Ja, wie Arbeitnehmer
Berufsschule – Als Arbeitszeit werten
Jugendarbeitsschutz – Zusätzliche Regeln
Ausbildungszeit – Dokumentieren

Praktikanten

Je nach Art:

Praktikumsart	Pflicht
Pflichtpraktikum	Ja
Freiwilliges Praktikum	Ja
Unter 3 Monate	Ja (vereinfacht möglich)
Mindestlohn-Praktikum	MiLoG-Dokumentation

Was die Zukunft bringt

Erwartete Gesetzgebung

Was kommen könnte:

Thema	Erwartung
Elektronische Erfassung	Wahrscheinlich Pflicht
Kleinbetriebsgrenze	Möglicherweise Ausnahmen
Vereinfachungen	Für bestimmte Gruppen
Zeitrahmen	Noch offen

Unsicherheit bleibt

Was wir nicht wissen:

Wie genau elektronisch? – App? System? Standards?
Welche Ausnahmen? – Kleine Betriebe?
Welche Übergangsfristen? – Wie lange Zeit?
Wie kontrolliert? – Wer prüft?
Sanktionen? – Welche Strafen?

Praktische Empfehlung

Jetzt handeln

Was tun:

Empfehlung	Begründung
Für alle erfassen	Risiko minimieren
Ausnahmen prüfen	Mit Anwalt
System implementieren	Jetzt vorbereiten
Nicht abwarten	Pflicht besteht schon

Leitende prüfen

Sorgfältig bewerten:

Befugnisse checken – Wirklich selbstständig?
Dokumentieren – Warum Ausnahme
Im Zweifel – Lieber erfassen
Rechtssicherheit – Anwalt fragen
Aktualisieren – Wenn Gesetz kommt

Häufige Fragen

Kommt darauf an: Fremdgeschäftsführer (angestellte GF ohne eigene Anteile) sind oft Arbeitnehmer und müssen erfassen. Gesellschafter-Geschäftsführer mit relevanter Beteiligung gelten meist nicht als Arbeitnehmer. Im Zweifel: rechtlich prüfen lassen.

Nach aktuellem Stand: ja. Das BAG-Urteil macht keine Ausnahme nach Betriebsgröße. Es wird diskutiert, ob das kommende Gesetz Erleichterungen für Kleinstbetriebe bringt – aber darauf sollten Sie nicht warten. Erfassen Sie jetzt, um auf der sicheren Seite zu sein.

Falsch. Vertrauensarbeitszeit bedeutet: Sie vertrauen darauf, dass Mitarbeiter ihre Zeit selbst einteilen. Es bedeutet NICHT, dass keine Dokumentation nötig ist. Auch bei Vertrauensarbeitszeit muss die Arbeitszeit erfasst werden – nur die Kontrolle durch den Arbeitgeber ist flexibler.

Nein. Es gibt keine branchenspezifischen oder tätigkeitsspezifischen Ausnahmen. Ob Kreativ, IT, Vertrieb oder Produktion – alle Arbeitnehmer müssen ihre Arbeitszeit erfassen. Die Erfassung kann flexibel gestaltet werden (Timer, nachträglich), aber sie muss stattfinden.

Nichts Negatives. Im Gegenteil: Es schadet nicht, auch für (vermeintlich) befreite Personen zu erfassen. Sie sind auf der sicheren Seite, falls die Einschätzung falsch war. Und Sie haben Daten für Projektcontrolling, Abrechnung etc. – unabhängig von der gesetzlichen Pflicht.

Fazit

Die Ausnahmen von der Zeiterfassungspflicht sind sehr begrenzt. Leitende Angestellte im Sinne des Gesetzes können ausgenommen sein – aber die Definition ist eng. Vertrauensarbeitszeit, Branchen, Arbeitsmodelle – all das sind keine Ausnahmen. Im Zweifel: lieber erfassen. Die Pflicht besteht jetzt schon, auch wenn das Gesetz noch aussteht. Wer auf Ausnahmen hofft, geht ein unnötiges Risiko ein.

Zeiterfassungspflicht: Wer ist ausgenommen?