Zeiterfassung für Praktikanten: Was gilt rechtlich?

Zeiterfassung für Praktikanten: Was gilt rechtlich?

Praktikum ist nicht gleich Praktikum – die Regeln hängen von der Art ab.

Das Wichtigste in Kürze

• Zeiterfassungspflicht gilt auch für Praktikanten
• Pflichtpraktikum: andere Regeln als freiwilliges
• Mindestlohn: nicht immer, kommt auf Art an
• ArbZG: Jugendarbeitsschutz bei Minderjährigen
• Dokumentation: immer empfohlen

Arten von Praktika

Pflichtpraktikum

Was kennzeichnet es:

Freiwilliges Praktikum

Unterschied:

• Definition – Ohne Pflicht durch Ausbildungsordnung
• Mindestlohn – Ab 3. Monat ja
• Bis 3 Monate – Orientierungspraktikum möglich
• Länger als 3 Monate – Mindestlohn ab Tag 1
• Vertrag – Praktikumsvertrag empfohlen

Schnupperpraktikum

Kurzzeit:

Zeiterfassungspflicht

Gilt für Praktikanten?

Grundsätzlich ja:

Warum wichtig

Gründe:

• Nachweis Praktikumszeit – Für Bescheinigung
• Mindestlohn-Prüfung – Bei längeren Praktika
• Arbeitsschutz – Ruhezeiten, Höchstzeit
• Jugendschutz – Bei Minderjährigen
• Dokumentation – Im Streitfall wichtig

Was erfassen

Mindestens:

Mindestlohn

Wann gilt Mindestlohn

Übersicht:

Freiwilliges Praktikum und Mindestlohn

Details:

• Bis 3 Monate – Kein Mindestlohn
• Ab 3 Monate + 1 Tag – Mindestlohn ab Tag 1 (!)
• Verlängerung – Dann ab Verlängerung ML
• Kettenpraktika – Werden zusammengerechnet
• Zeiterfassung – Für ML-Nachweis wichtig

Dokumentation für Mindestlohn

Was nötig:

Jugendschutz

Bei minderjährigen Praktikanten

Was gilt:

Ausnahmen

Branchen mit Sonderregeln:

• Gastronomie – Bis 22 Uhr, Sa möglich
• Landwirtschaft – Saisonbedingt
• Bäckerei – Früher Beginn erlaubt
• Veranstaltungen – Ausnahmen möglich

Dokumentation

Was festhalten:

Praktikumsvertrag

Was reingehört

Wichtige Klauseln:

Zeiterfassung regeln

Im Vertrag:

• Pflicht zur Erfassung – Praktikant erfasst selbst
• Methode – App, Terminal, Web
• Pausen – Wie zu erfassen
• Kontrolle – Wer prüft
• Unterschrift – Wöchentlich/monatlich

Praktikumszeugnis

Zeitnachweis

Für die Bescheinigung:

Bei Pflichtpraktikum

Was die Hochschule will:

• Dauer – Mindestwochen erreicht?
• Vollzeit – Oder wie viel Prozent?
• Unterschrift – Betreuer bestätigt
• Stempel – Unternehmen
• Zeiterfassung – Als Beleg aufbewahren

Häufige Fragen

Fazit

Praktikanten müssen ihre Arbeitszeit erfassen – unabhängig von der Praktikumsart. Bei freiwilligen Praktika über 3 Monaten ist das für den Mindestlohn-Nachweis sogar zwingend. Minderjährige Praktikanten unterliegen zusätzlich dem Jugendarbeitsschutz. Die Zeiterfassung liefert auch den Nachweis für das Praktikumszeugnis. Am einfachsten: Praktikanten ins normale System aufnehmen, bei kurzen Praktika genügt auch ein Stundenzettel.