Zeiterfassung Eventbranche: Veranstaltungen planen

Lange Tage vor dem Event, Nachtschichten beim Aufbau, Wochenendarbeit – die Eventbranche hat besondere Anforderungen an die Zeiterfassung.

Das Wichtigste in Kürze

Projektbezogene Erfassung pro Veranstaltung
Viele Freelancer und Aushilfen koordinieren
ArbZG auch bei Events beachten
Vor- und Nachbereitung nicht vergessen
Mobile Erfassung am Veranstaltungsort

Besonderheiten der Eventbranche

Typische Merkmale

Was die Branche kennzeichnet:

Merkmal	Auswirkung
Projektgeschäft	Jedes Event ein Projekt
Wechselnde Teams	Viele Freelancer
Unregelmäßige Zeiten	Abend, Wochenende, Nacht
Wechselnde Orte	Keine feste Arbeitsstätte
Deadline-Druck	Event-Tag nicht verschiebbar

Verschiedene Rollen

Wer arbeitet bei Events:

Festangestellte – Projektleiter
Techniker
Veranstaltungskaufleute
Freelancer – Techniker
Bühnenpersonal
Caterer
Aushilfen – Servicekräfte
Auf-/Abbauhelfer
Hostessen
Subunternehmer – Spezialgewerke

Herausforderungen

Was schwierig ist:

Herausforderung	Beschreibung
Lange Arbeitstage	Aufbau 14+ Stunden
Kein fester Arbeitsort	Jedes Event woanders
Viele Beteiligte	Koordination komplex
Schnelle Abrechnung	Freelancer wollen Geld
Compliance	ArbZG bei Nachtarbeit

Events professionell erfassen

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Projektbezogene Erfassung

Pro Veranstaltung

Warum wichtig:

Grund	Nutzen
Kalkulation	Nachkalkulation pro Event
Abrechnung	Kundenrechnung erstellen
Planung	Nächstes Event besser schätzen
Kontrolle	Budget einhalten

Event-Struktur

Typische Gliederung:

Vorbereitung – Planung
Konzeption
Koordination
Aufbau – Anreise
Technik
Dekoration
Veranstaltung – Durchführung
Betreuung
Abbau – Demontage
Abtransport
Nachbereitung – Abrechnung
Nachbesprechung

Kostenarten trennen

Für Kalkulation:

Kategorie	Beispiele
Projektleitung	Planung, Koordination
Technik	Aufbau, Betreuung Technik
Personal vor Ort	Service, Hostessen
Reisezeit	An-/Abreise zum Event
Nacharbeiten	Abrechnung, Berichte

Arbeitszeit-Regelungen

ArbZG auch bei Events

Grenzen beachten:

Regel	Bei Events
10h Maximum/Tag	Gilt auch bei Aufbau
11h Ruhezeit	Auch zwischen Tagen
Nachtarbeit	Zuschläge, Ausgleich
Sonntagsarbeit	Ersatzruhetag

Lange Arbeitstage

Praktische Realität:

Aufbau: 8:00-22:00 (14h) – Gesetzlich nicht erlaubt!
Lösung 1: Schichten – Früh: 6:00-14:00
Spät: 14:00-22:00
Lösung 2: Mehr Personal – Ablösung nach 10h
Dokumentation – Auch bei Verstößen erfassen

Ruhezeiten einhalten

Zwischen Abbau und nächstem Event:

Situation	Regelung
Abbau bis 2:00 Uhr	Frühestens 13:00 Uhr am Folgetag
Kurze Ruhezeit	Nur in Ausnahmebranchen
Praktische Lösung	Wechselnde Teams

Compliance im Eventgeschäft

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Freelancer koordinieren

Die Herausforderung

Viele externe Kräfte:

Aspekt	Problem
Wechselnde Personen	Jedes Event andere
Kein eigenes System	Nutzen nicht Ihre Software
Schnelle Einarbeitung	Keine Zeit für Schulung
Vertrauen	Angaben prüfbar?

Einfache Erfassung

Was funktioniert:

Mobile App – Schnell installiert
Web-Login – Ohne Installation
QR-Code – Check-in vor Ort
Schichtzettel – Unterschrift, digital erfassen
Projektleiter-Erfassung – Zentral für Team

Abrechnung

Schnell und korrekt:

Schritt	Vorgehen
Erfassung	Freelancer oder PL erfasst
Prüfung	Projektleiter genehmigt
Export	Daten für Rechnung/Gutschrift
Zahlung	Innerhalb vereinbarter Frist

Mobile Erfassung

Am Veranstaltungsort

Anforderungen:

Anforderung	Lösung
Kein WLAN	Offline-Fähigkeit
Wechselnde Orte	GPS-Stempeln
Schnell	Ein-Klick-Buchung
Robust	Auch bei Stress nutzbar

Technische Umsetzung

Optionen:

Smartphone-App – iOS/Android
Offline-Sync
GPS optional
Tablet am Eingang – Check-in-Station
NFC-Tags – An Locations
QR-Code – Auf Badge oder Schild

Besondere Situationen

Reisezeit

Anreise zum Event:

Situation	Erfassung
Anfahrt mit Auto	Arbeitszeit oder nicht?
Flugreise	Nach Vereinbarung
Vor-Ort-Übernachtung	Nur Arbeitszeit erfassen

Bereitschaft

Warten auf Einsatz:

Aktive Bereitschaft – Vor Ort = Arbeitszeit
Rufbereitschaft – Zu Hause = andere Bewertung
Pausen – Echte Pausen abziehen
Wartezeit vor Ort – Im Zweifel Arbeitszeit

Mehrtägige Events

Festivals, Messen:

Tag	Besonderheit
Aufbautage	Oft die längsten
Event-Tage	Schichten einplanen
Abbautage	Müdigkeit einrechnen

Auswertung und Abrechnung

Nachkalkulation

Pro Event:

Kennzahl	Nutzen
Stunden gesamt	Vergleich mit Kalkulation
Stunden pro Phase	Wo war mehr als geplant?
Kosten pro Phase	Für nächste Angebote
Freelancer-Anteil	Eigene vs. externe Kosten

Kundenabrechnung

Zeit dokumentieren:

Pauschale – Zeiterfassung für interne Kontrolle
Nach Aufwand – Detaillierte Stundenaufstellung
Hybrid – Pauschal + Mehraufwand
Nachweis – Bei Rückfragen dokumentiert

Häufige Fragen

Erfassen Sie die tatsächliche Zeit – auch wenn sie gegen das ArbZG verstößt. Nur so haben Sie eine ehrliche Nachkalkulation. Langfristig müssen Sie aber gegensteuern: Mehr Personal, Schichten, oder bessere Planung. Dokumentierte Verstöße können bei Prüfungen Probleme machen.

Zwingen können Sie sie nicht, aber Sie können es zur Zusammenarbeits-Bedingung machen. Viele Freelancer schätzen eine einfache Lösung, die ihnen die Rechnungsstellung erleichtert. Bieten Sie eine unkomplizierte Methode an.

Kompliziert: Fahrten von der Wohnung zum ersten Einsatzort sind grundsätzlich keine Arbeitszeit. Aber: Bei wechselnden Einsatzorten wie in der Eventbranche kann das anders bewertet werden. Klären Sie das vertraglich.

Nachtarbeit (23-6 Uhr) muss dokumentiert werden. Es bestehen Ansprüche auf Ausgleich (Zuschlag oder Freizeit) und Gesundheitsuntersuchungen bei regelmäßiger Nachtarbeit. Planen Sie das ein.

Ja, das ist sogar ideal. Wenn Sie nach Aufwand abrechnen, haben Sie automatisch den Nachweis. Achten Sie auf saubere Zuordnung zu Kostenstellen und Phasen, damit die Rechnung nachvollziehbar ist.

Fazit

Zeiterfassung in der Eventbranche ist anspruchsvoll: Projektbezogen, mobil, mit wechselnden Teams und oft am Rande des ArbZG. Eine flexible Lösung, die Freelancer einbindet, offline funktioniert und projektbezogene Auswertungen liefert, ist unverzichtbar. Erfassen Sie auch Verstöße ehrlich – nur so lernen Sie für die nächste Veranstaltung.

Zeiterfassung Eventbranche: Veranstaltungen planen