Arbeitszeit-Dokumentation: Fristen und Aufbewahrung

Erfassen ist Pflicht – aber wie lange muss man die Daten aufbewahren?

Das Wichtigste in Kürze

Mindestens 2 Jahre Aufbewahrungspflicht (ArbZG)
Steuerlich: 6-10 Jahre
Streitfall: Länger sinnvoll
Digital oder Papier möglich
DSGVO: Nicht länger als nötig

Rechtlicher Hinweis

Dieser Artikel dient ausschließlich der allgemeinen Information und stellt keine Rechtsberatung dar. Für verbindliche Auskünfte wenden Sie sich bitte an einen Fachanwalt für Arbeitsrecht.

Gesetzliche Fristen

Arbeitszeitgesetz

Mindestaufbewahrung:

Regelung	Frist
§ 16 Abs. 2 ArbZG	2 Jahre
Was	Überstunden über 8h/Tag
Ab wann	Ab Ende des Arbeitstages
Format	Nicht vorgeschrieben

Weitere Gesetze

Andere Fristen:

ArbZG – 2 Jahre (Überstunden)
Steuerrecht – 6 Jahre (Geschäftsunterlagen)
Lohnunterlagen – 6 Jahre
Sozialversicherung – 5 Jahre nach Beitragsjahr
Mindestlohngesetz – 2 Jahre

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Praktische Empfehlung

Konservative Strategie

Warum länger aufbewahren:

Grund	Empfehlung
Steuerprüfung	10 Jahre
Arbeitsrechtliche Streitigkeiten	3-4 Jahre
Sozialversicherungsprüfung	5 Jahre
Sicherheit	10 Jahre

Was aufbewahren

Vollständige Dokumentation:

Tägliche Arbeitszeit – Beginn, Ende, Dauer
Pausen – Wann, wie lange
Überstunden – Über 8h täglich
Sonntags-/Feiertagsarbeit – Mit Ersatzruhetagen
Nachtarbeit – Wenn zutreffend
Änderungen – Mit Zeitstempel

Formate und Medien

Digital vs. Papier

Beides zulässig:

Format	Vorteile	Nachteile
Digital	Platzsparend, durchsuchbar	Technische Anforderungen
Papier	Einfach, keine Technik	Platzbedarf, schlecht durchsuchbar

Digitale Anforderungen

GoBD-Konformität:

Unveränderbarkeit – Nachträgliche Änderungen erkennbar
Verfügbarkeit – Jederzeit lesbar
Nachvollziehbarkeit – Wer hat was wann gemacht
Vollständigkeit – Alle Daten vorhanden
Zugriffsschutz – Vor unbefugtem Zugriff geschützt

Export-Formate

Für Langzeitarchivierung:

Format	Eignung
PDF/A	Sehr gut, langzeitstabil
CSV	Gut, maschinenlesbar
Excel	Möglich, aber proprietär
XML	Gut, strukturiert

Einfacher Export

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DSGVO beachten

Speicherbegrenzung

Nicht zu lange:

Prinzip	Anwendung
Zweckbindung	Nur für definierten Zweck
Minimierung	Nur nötige Daten
Speicherbegrenzung	Nicht länger als nötig
Löschpflicht	Nach Fristablauf

Löschkonzept

Wann löschen:

Nach 2 Jahren – Wenn keine anderen Gründe
Nach 6 Jahren – Wenn steuerlich relevant
Nach 10 Jahren – Konservativ, sicher
Ausnahme – Laufender Rechtsstreit
Dokumentieren – Löschung nachweisen

Auskunftsrecht

Mitarbeiter fragen:

Recht	Umsetzung
Auskunft	Welche Daten gespeichert?
Kopie	Auf Verlangen aushändigen
Berichtigung	Fehler korrigieren
Löschung	Nach Fristablauf

Bei Prüfungen

Wer prüft

Behörden:

Behörde	Prüft
Gewerbeaufsicht	Arbeitszeit, Pausen, Ruhezeit
Zoll	Mindestlohn, Arbeitszeit
Finanzamt	Lohnunterlagen
Rentenversicherung	Sozialversicherungspflicht

Was vorgelegt werden muss

Typische Anforderungen:

Arbeitszeitaufzeichnungen – Für geprüften Zeitraum
Überstundennachweise – Über 8h täglich
Pausenregelung – Wie gewährleistet
Schichtpläne – Bei Schichtarbeit
Ausnahmen – Genehmigungen, Tarifverträge

Sanktionen

Bei Mängeln:

Verstoß	Folge
Keine Dokumentation	Bußgeld bis 30.000€
Lückenhafte Daten	Nachforderungen möglich
Falsche Daten	Verschärfte Sanktionen
Keine Vorlage	Schätzung durch Behörde

Best Practices

Systematische Archivierung

So vorgehen:

Maßnahme	Umsetzung
Regelmäßig	Monatlich/jährlich sichern
Redundant	Backup an zweitem Ort
Dokumentiert	Was, wo, wie lange
Zugänglich	Im Bedarfsfall auffindbar

Löschprozess

Sauber löschen:

Frist prüfen – Ist Aufbewahrung noch nötig?
Freigabe – Verantwortlicher genehmigt
Durchführen – Sicher löschen
Dokumentieren – Was, wann, von wem
Prüfen – Vollständigkeit

Häufige Fragen

Das ArbZG verlangt nur die Aufbewahrung von Überstunden über 8h/Tag für 2 Jahre. Praktisch empfiehlt sich: Alle Arbeitszeitdaten mindestens 2 Jahre, besser 6 Jahre (Steuer) aufbewahren. Bei Streitigkeiten sind vollständige Daten Gold wert.

Die DSGVO fordert Speicherbegrenzung – nur so lange wie nötig. Aber: Gesetzliche Aufbewahrungspflichten sind ein legitimer Grund. Solange eine Pflicht besteht oder berechtigte Interessen (Rechtsstreit), dürfen Sie speichern. Danach: Löschen.

PDF/A ist ideal für Langzeitarchivierung – standardisiert, unveränderbar, überall lesbar. Ergänzend CSV oder XML für maschinelle Verarbeitung. Proprietäre Formate (Excel) sind riskant – in 10 Jahren noch lesbar? Im Zweifel: Mehrere Formate parallel.

Bei Prüfungen: Die Behörde kann schätzen – meist zu Ihren Ungunsten. Bei Rechtsstreit: Beweislast kann sich umkehren. Bußgelder möglich. Deshalb: Lieber etwas länger aufbewahren als zu kurz. Und: Backup-Strategie!

Ja, die Fristen laufen unabhängig vom Beschäftigungsverhältnis. 2 Jahre ArbZG, 6 Jahre steuerlich. Nach Fristablauf: Löschpflicht, wenn kein anderer Grund. Bei laufenden Streitigkeiten: Aufbewahren, bis abgeschlossen.

Fazit

Die gesetzliche Mindestfrist für Arbeitszeitdaten sind 2 Jahre (ArbZG für Überstunden). Praktisch empfiehlt sich: 6-10 Jahre aufbewahren (Steuer, Streitigkeiten). Digital ist in Ordnung, wenn GoBD-konform. Nach Fristablauf: DSGVO-gerecht löschen. Bei Prüfungen müssen die Daten schnell verfügbar sein – systematische Archivierung zahlt sich aus.

Arbeitszeit-Dokumentation: Fristen und Aufbewahrung