Gehaltsabrechnung: Arbeitszeitdaten richtig übergeben
Von der Zeiterfassung zur Lohnabrechnung – so fließen die Daten richtig.
Das Wichtigste in Kürze
- Zeitdaten sind Grundlage für Lohnabrechnung
- Überstunden, Zuschläge, Abwesenheiten übermitteln
- Schnittstellen automatisieren den Prozess
- Fristen für Lohnabrechnung beachten
- Datenschutz bei Übergabe
Welche Daten werden benötigt
Für die Lohnabrechnung
Was die Buchhaltung braucht:
| Datenart | Verwendung |
|---|---|
| Arbeitsstunden | Grundlage für Stundenlohn |
| Überstunden | Zuschlagsberechnung |
| Nachtarbeit | Nachtzuschlag |
| Sonn-/Feiertagsarbeit | Entsprechende Zuschläge |
| Abwesenheiten | Entgeltfortzahlung |
Detaillierte Auflistung
Was übermittelt wird:
- Arbeitsstunden – Gesamt pro Monat
- Überstunden – Anzahl Stunden
- Zuschlagspflichtige Zeit – Nacht, Sonntag, Feiertag
- Urlaub – Genommene Tage
- Krankheit – Mit/ohne Entgeltfortzahlung
- Sonderzahlungen – Wenn relevant
Nahtlose Übergabe
MyTimeTracker exportiert Daten direkt für Ihre Lohnbuchhaltung.
- Sofort einsatzbereit
- DSGVO-konform
- Keine Einrichtung nötig
Übertragungswege
Manueller Export
Klassische Methode:
| Format | Eignung |
|---|---|
| Excel | Sehr verbreitet |
| CSV | Universal |
| Zur Dokumentation | |
| Papier | Veraltet |
Schnittstellen
Automatisiert:
- Direkte Integration – Zeiterfassung → Lohnsoftware
- DATEV-Export – Standard für Steuerberater
- API – Individuelle Anbindung
- Batch-Export – Zeitgesteuert
- Middleware – Zwischensystem
DATEV-Format
Für Steuerberater:
| Aspekt | Beschreibung |
|---|---|
| Standard | In Deutschland weit verbreitet |
| Format | Definierte Struktur |
| Import | Direkt in DATEV-Software |
| Vorteil | Kein manuelles Übertragen |
DATEV-Export
MyTimeTracker exportiert direkt im DATEV-Format – für Ihren Steuerberater.
- Sofort einsatzbereit
- DSGVO-konform
- Keine Einrichtung nötig
Prozess etablieren
Zeitlicher Ablauf
Monatlicher Rhythmus:
| Tag | Aktivität |
|---|---|
| Monatsende | Buchungen abschließen |
| 1.-3. | Daten prüfen, korrigieren |
| 3.-5. | Export erstellen |
| 5.-10. | Lohnabrechnung |
| 25. | Auszahlung |
Verantwortlichkeiten
Wer macht was:
- Mitarbeiter – Korrekt buchen, Freigabe
- Teamleiter – Prüfen, genehmigen
- HR – Export, Übergabe
- Lohnbuchhaltung – Verarbeitung, Abrechnung
- Steuerberater – Wenn extern
Typische Probleme
Fehlerquellen
Was schiefgehen kann:
| Problem | Lösung |
|---|---|
| Unvollständige Daten | Kontrollen einbauen |
| Falsche Zuordnung | Prüfen vor Export |
| Frist verpasst | Puffer einplanen |
| Formatfehler | Testexport machen |
Nachkorrekturen
Wenn es zu spät ist:
- Im Folgemonat – Üblich, unkompliziert
- Rückwirkend – Aufwändiger, SV beachten
- Jahresabschluss – Besonders sorgfältig
- Dokumentation – Änderungen nachvollziehbar
Zuschläge korrekt übergeben
Zuschlagsarten
Was separat übergeben:
| Zuschlag | Daten |
|---|---|
| Überstunden | Anzahl Stunden |
| Nacht | Stunden 23-6 Uhr |
| Sonntag | Stunden an Sonntagen |
| Feiertag | Stunden an Feiertagen |
| Samstag | Wenn tariflich |
Steuerliche Behandlung
Wichtig zu wissen:
- Nachtzuschlag – Bis 25% steuerfrei
- Sonntagszuschlag – Bis 50% steuerfrei
- Feiertagszuschlag – Bis 125% steuerfrei
- Überstundenzuschlag – Nicht steuerfrei
- Grundlohn – Basis für Berechnung
Datenschutz
DSGVO beachten
Bei der Übergabe:
| Aspekt | Maßnahme |
|---|---|
| Verschlüsselung | Bei elektronischer Übertragung |
| Zugangskontrolle | Nur Berechtigte |
| Aufbewahrung | Nach Fristen löschen |
| Dokumentation | Verarbeitungsverzeichnis |
Externe Dienstleister
Steuerberater etc.:
- Auftragsverarbeitung – Vertrag nach Art. 28 DSGVO
- Sicherheit – Übertragungsweg prüfen
- Zugriff – Nur nötige Daten
- Löschung – Nach Auftrag
Häufige Fragen
Das hängt vom Vergütungsmodell ab. Bei Festgehalt: Nur Abwesenheiten und Zuschläge relevant. Bei Stundenlohn: Gesamtstunden pro Monat. Bei Zuschlägen: Aufschlüsselung nach Zuschlagsart (Nacht, Sonntag, Feiertag). Im Zweifel: Lieber mehr Daten liefern, Lohnbuchhaltung wählt aus.
Typischerweise bis zum 5.-10. des Folgemonats, damit genug Zeit für Lohnlauf und Auszahlung bleibt. Genaue Fristen mit Ihrem Steuerberater abstimmen. Puffer einplanen für Korrekturen. Je früher, desto entspannter.
Schnell korrigieren. Meist wird die Differenz im Folgemonat ausgeglichen. Bei größeren Fehlern oder wenn Sozialversicherung betroffen: Mit Lohnbuchhaltung/Steuerberater abstimmen. Rückwirkende Korrekturen sind möglich, aber aufwändiger. Dokumentation ist wichtig.
Ja, und das ist sehr empfehlenswert. Viele Zeiterfassungssysteme bieten Schnittstellen zu gängiger Lohnsoftware (DATEV, Sage, Lexware). Automatisierung reduziert Fehler und Aufwand. Prüfen Sie bei der Auswahl, ob Ihre Software kompatibel ist.
Die für die Lohnabrechnung erforderlichen Daten: Arbeitszeiten, Zuschläge, Abwesenheiten. Nicht mehr als nötig. Auftragsverarbeitungsvertrag abschließen. Übertragung verschlüsseln. Zugangsdaten sicher verwahren. Der Steuerberater unterliegt selbst der Schweigepflicht.
Fazit
Die Übergabe von Zeiterfassungsdaten an die Lohnbuchhaltung ist ein kritischer Prozess: Vollständigkeit, Richtigkeit und Pünktlichkeit entscheiden über korrekte Gehaltsabrechnungen. Automatisierte Schnittstellen reduzieren Fehler und Aufwand. DATEV-Export ist in Deutschland Standard für externe Steuerberater. Fristen mit Puffer planen, Datenschutz beachten, Korrekturen schnell vornehmen.
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