Zeiterfassung und Lohnabrechnung: Daten richtig nutzen
Die Zeiterfassung sammelt Daten – die Lohnabrechnung braucht sie.
Das Wichtigste in Kürze
- Zeiterfassung liefert Basis für Lohnberechnung
- Export oder Schnittstelle zur Lohnsoftware
- Welche Daten werden benötigt
- Manuelle Übertragung vermeiden
- Datenschutz beachten
Warum die Verbindung wichtig ist
Datenfluss
Von Zeiterfassung zu Lohn:
| Zeiterfassung | Lohnabrechnung |
|---|---|
| Arbeitsstunden | Grundvergütung |
| Überstunden | Zuschläge |
| Nachtarbeit | Nachtschlag |
| Sonntag/Feiertag | SFN-Zuschläge |
| Abwesenheiten | Entgeltfortzahlung |
Ohne Integration
Was passiert:
- Manuelle Übertragung – Daten abtippen
- Fehlerrisiko – Falsche Zahlen
- Zeitaufwand – Stunden für Datenerfassung
- Verzögerung – Lohnabrechnung wartet
- Doppelte Arbeit – Daten existieren ja schon
Zeiterfassung mit Lohn-Export
MyTimeTracker exportiert Daten für gängige Lohnabrechnungssysteme.
- Sofort einsatzbereit
- DSGVO-konform
- Keine Einrichtung nötig
Welche Daten fließen
Grunddaten
Immer nötig:
| Datum | Verwendung |
|---|---|
| Arbeitsstunden | Grundgehalt bei Stundenlohn |
| Arbeitstage | Bei Tagessätzen |
| Monatssumme | Für Abrechnung |
| Abwesenheiten | Urlaub, Krank |
Zuschlagsrelevant
Für Zuschläge:
- Überstunden – Für Überstundenzuschlag
- Nachtarbeit – Für Nachtzuschlag
- Sonntagsarbeit – Für Sonntagszuschlag
- Feiertagsarbeit – Für Feiertagszuschlag
- Schichtzulagen – Für Schichtzuschläge
Abwesenheiten
Für Entgeltfortzahlung:
| Abwesenheit | Relevanz |
|---|---|
| Urlaub | Urlaubsentgelt |
| Krankheit | Entgeltfortzahlung |
| Feiertag | Feiertagsentgelt |
| Sonderurlaub | Je nach Art |
Schnittstellen
Arten der Übertragung
Wie Daten fließen:
| Art | Beschreibung |
|---|---|
| Manuell | Ablesen und eingeben |
| Export/Import | CSV/Excel-Datei |
| Schnittstelle | Automatischer Austausch |
| API | Programmatisch |
Gängige Lohnsysteme
Integration mit:
- DATEV – Marktführer Deutschland
- Lexware – Für KMU
- SAP – Großunternehmen
- Sage – Mittelstand
- Personio – HR-Software
- Lohnbüros – Nutzen diverse Systeme
Export-Formate
Was üblich ist:
| Format | Einsatz |
|---|---|
| CSV | Universal |
| Excel | Für manuelle Prüfung |
| DATEV-Format | Direkt für DATEV |
| XML | Für Schnittstellen |
DATEV-Export
MyTimeTracker exportiert Daten im DATEV-Format für Ihr Lohnbüro.
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- DSGVO-konform
- Keine Einrichtung nötig
Export vorbereiten
Datenqualität
Was stimmen muss:
| Element | Prüfung |
|---|---|
| Vollständigkeit | Alle Tage erfasst? |
| Genehmigungen | Korrekturen freigegeben? |
| Zuordnungen | Mitarbeiter korrekt? |
| Zeiträume | Monat vollständig? |
Prozess
Typischer Ablauf:
- Monatsabschluss – Zeiterfassung prüfen/abschließen
- Korrekturen – Letzte Änderungen
- Genehmigung – FK gibt frei
- Export – Daten exportieren
- Übergabe – An Lohnbuchhaltung
- Bestätigung – Daten korrekt angekommen
Timing
Wann was:
| Zeitpunkt | Aktion |
|---|---|
| Monatsende | Letzte Buchungen |
| +1-2 Tage | Korrekturen, Prüfung |
| +3-5 Tage | Export |
| +5-10 Tage | Lohnabrechnung |
| ~15. | Auszahlung |
Häufige Probleme
Was schiefgeht
Typische Fehler:
| Problem | Ursache |
|---|---|
| Fehlende Stunden | Nicht erfasst |
| Falsche Zuschläge | Falsche Kategorie |
| Doppelte Einträge | Import-Fehler |
| Abweichungen | Manuelle Änderungen |
Lösungen
Wie vermeiden:
- Vollständigkeitsprüfung – Vor Export checken
- Automatisierung – Weniger manuell = weniger Fehler
- Stichproben – Regelmäßig prüfen
- Kommunikation – Mit Lohnbüro abstimmen
- Dokumentation – Änderungen nachvollziehbar
Datenschutz
Was beachten
DSGVO-relevant:
| Aspekt | Beachtung |
|---|---|
| Zweckbindung | Nur für Lohn nutzen |
| Minimierung | Nur nötige Daten |
| Zugriff | Nur Berechtigte |
| Übertragung | Verschlüsselt |
Aufbewahrung
Wie lange:
- Lohnunterlagen – 10 Jahre (HGB)
- Arbeitszeitnachweise – 2 Jahre (ArbZG)
- Mindestlohn-Doku – 2 Jahre (MiLoG)
- Längste frist – Maßgeblich
Häufige Fragen
Personalnummer/Name, Arbeitstage oder -stunden pro Monat, Überstunden, Abwesenheiten (Urlaub, Krank). Bei Stundenlohn: genaue Stunden. Bei Festgehalt: nur Abweichungen (Überstunden, Abwesenheit). Zuschlagsrelevante Zeiten (Nacht, Sonntag) separat ausweisen.
Nicht zwingend, aber sehr empfohlen. Manuelle Übertragung ist fehleranfällig und zeitaufwändig. Ein einfacher CSV-Export ist besser als Abtippen. Eine echte Schnittstelle (API) ist ideal – Daten fließen automatisch, kein manueller Aufwand, weniger Fehler.
Abhängig vom Abrechnungszeitplan, typischerweise in der ersten Woche des Folgemonats. Sprechen Sie mit Ihrer Lohnbuchhaltung: Wann brauchen sie die Daten? Planen Sie 2-3 Tage Puffer für Korrekturen und Prüfung ein.
Erst klären, was korrekt ist: Zeiterfassungsdaten prüfen, Lohnabrechnung prüfen. Quelle des Fehlers finden (falsche Erfassung, falscher Export, falscher Import). Korrigieren und dokumentieren. Für die Zukunft: Regelmäßige Stichproben, um Abweichungen früh zu erkennen.
Ja, das ist normal und rechtlich erlaubt. Das Lohnbüro ist Auftragsverarbeiter nach DSGVO – Sie brauchen einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV). Übertragen Sie nur die nötigen Daten (Datenminimierung). Achten Sie auf sichere Übertragung (verschlüsselt, nicht per offener E-Mail).
Fazit
Die Verbindung von Zeiterfassung und Lohnabrechnung spart Zeit und reduziert Fehler. Ob Export-Datei oder echte Schnittstelle – Hauptsache, die Daten fließen automatisch. Für die Lohnabrechnung sind vor allem Arbeitsstunden, Überstunden, zuschlagsrelevante Zeiten und Abwesenheiten relevant. Achten Sie auf Datenqualität vor dem Export und stimmen Sie den Prozess mit der Lohnbuchhaltung ab.
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