Offboarding: Checkliste für den Mitarbeiteraustritt

Ein professioneller Abschied ist genauso wichtig wie ein guter Start. Offboarding schützt das Unternehmen und erhält Beziehungen.

Das Wichtigste in Kürze

Strukturierter Prozess für jeden Austritt
Wissenstransfer rechtzeitig planen
IT-Zugänge am letzten Tag sperren
Arbeitszeugnis vorbereiten
Exit-Gespräch für Feedback

Warum Offboarding wichtig ist

Gründe

Was auf dem Spiel steht:

Aspekt	Bedeutung
Wissenserhalt	Know-how sichern
Sicherheit	Zugänge sperren
Rechtliches	Pflichten erfüllen
Reputation	Gutes Ende, gute Rede
Alumni	Potenzielle Rückkehrer

Risiken ohne Prozess

Was schiefgeht:

Wissensverlust – Keiner weiß, wie es geht
Sicherheitslücken – Zugänge nicht gesperrt
Rechtsprobleme – Zeugnis nicht rechtzeitig
Schlechte Stimmung – Team verunsichert
Image-Schaden – Ex-MA redet schlecht

Abwesenheiten managen

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Checkliste nach Phasen

Bei Kündigungseingang

Sofort erledigen:

Aufgabe	Zuständig
Kündigung bestätigen	HR
Führungskraft informieren	HR
Austrittsdatum berechnen	HR
Offboarding-Plan erstellen	HR
Nachfolger/Vertretung klären	FK

Erste Woche

Planung starten:

HR – Resturlaub berechnen
Überstundenkonto prüfen
Zeugnis-Entwurf starten
Führungskraft – Übergabeplan erstellen
Projekte übergeben
Vertretung einarbeiten
Mitarbeiter – Übergabedokumente erstellen
Wissenstransfer beginnen

Laufend bis Austritt

Wissenstransfer:

Aufgabe	Zeitpunkt
Dokumentation	Kontinuierlich
Einarbeitung Nachfolger	So früh wie möglich
Kundenkommunikation	Rechtzeitig
Projektübergabe	Mit Puffer

Letzte Woche

Abschluss:

Aufgabe	Zuständig
Exit-Gespräch	HR/FK
Arbeitszeugnis fertig	HR
Arbeitsmittel sammeln	IT/FK
Verabschiedung	Team
Kontaktdaten aktualisieren	HR

Letzter Tag

Am Austrittsdatum:

Vormittag – Letzte Übergaben
Arbeitsmittel abgeben
Mittag – Team-Verabschiedung
Nachmittag – Schlüssel/Karten abgeben
Unterschriften Protokoll
Feierabend – IT: Zugänge sperren

Zeiterfassung bis zum Schluss

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IT-Checkliste

Zugänge sperren

Am letzten Tag:

System	Aktion
E-Mail	Sperren, Weiterleitung
VPN	Deaktivieren
Cloud-Dienste	Entfernen
Software-Lizenzen	Freigeben
Active Directory	Deaktivieren

Hardware einsammeln

Rückgabe:

Laptop/PC
Smartphone
Tablet
Headset
Schlüssel
Zutrittskarten
Sonstiges – Dokumentieren was fehlt

Daten sichern

Vor Löschen:

Aktion	Zeitpunkt
E-Mail-Archiv	Vor Sperrung
Persönliche Dateien	Prüfen, sichern
Projektdaten	Übergeben
Privates löschen	Mitarbeiter selbst

HR-Aufgaben

Administrativ

Formalitäten:

Aufgabe	Frist
Abmeldung Sozialversicherung	Zum Austritt
Lohnabrechnung final	Nach Austritt
Arbeitsbescheinigung	Auf Anfrage
Referenzbestätigung	Auf Anfrage

Arbeitszeugnis

Zeitplan:

Entwurf – 2-3 Wochen vor Austritt
Abstimmung FK – Inhalt prüfen
Abstimmung MA – Bei Wunsch
Fertigstellung – Zum letzten Tag
Aushändigung – Am letzten Tag oder per Post

Resturlaub und Überstunden

Abrechnung:

Element	Regelung
Resturlaub	Nehmen oder auszahlen
Überstunden	Nach Vereinbarung
Arbeitszeitkonto	Abschließen
Zeiterfassung	Letzter Tag erfassen

Wissenstransfer

Was dokumentieren

Wissen sichern:

Bereich	Inhalt
Prozesse	Wie wird was gemacht
Kontakte	Wichtige Ansprechpartner
Passwörter	Übergeben, dann ändern
Projekte	Status, nächste Schritte
Besonderheiten	Was nur MA weiß

Übergabeprotokoll

Schriftlich festhalten:

Projekte – Status, Übergabe an wen
Aufgaben – Regelmäßige, einmalige
Zugänge – Welche, für wen
Kontakte – Wichtige Personen
Offene Punkte – Was noch zu klären
Unterschriften – MA und Nachfolger/FK

Exit-Gespräch

Ziel

Feedback gewinnen:

Ziel	Nutzen
Kündigungsgrund	Verbesserungen
Feedback	Ehrliche Einschätzung
Beziehung	Positiv abschließen
Alumni	Kontakt halten

Typische Fragen

Was fragen:

Gründe für Wechsel
Was war gut?
Was sollten wir verbessern?
Wie war die Führung?
Wie war das Team?
Würden Sie zurückkommen?
Würden Sie uns empfehlen?

Vertraulichkeit

Sicherstellen:

Aspekt	Regelung
Gesprächsführung	Neutral (HR, nicht FK)
Dokumentation	Anonymisiert für Auswertung
Konsequenzen	Keine Nachteile für Offenheit

Häufige Fragen

Der Mitarbeiter hat Anspruch auf ein Zeugnis, in der Regel zum Austritt. Praktisch: Entwurf 2-3 Wochen vorher erstellen, Abstimmung einplanen, am letzten Tag aushändigen oder zeitnah zusenden. Bei Zeugnisstreit: Unverzüglich reagieren.

Resturlaub ist grundsätzlich in der Kündigungsfrist zu nehmen, wenn möglich. Nur wenn das aus betrieblichen Gründen nicht möglich ist, wird er ausgezahlt. Freistellung unter Anrechnung auf Urlaub ist üblich.

Rechtlich nicht verpflichtend, aber dringend empfohlen. Das Feedback scheidender Mitarbeiter ist oft ehrlicher als während der Beschäftigung und liefert wertvolle Hinweise für Verbesserungen.

Professionell bleiben. Offboarding-Prozess einhalten, aber besondere Vorsicht bei Zugängen und Daten. Kein Exit-Gespräch erzwingen. Zeugnis sachlich und wohlwollend. Türen nicht zuschlagen – Menschen ändern sich und Branchen sind klein.

Am letzten Arbeitstag nach Arbeitsende, nicht früher. Der Mitarbeiter braucht bis zuletzt Zugang für die Arbeit. Nach Feierabend: Alle Zugänge sperren. Bei Kündigung durch Arbeitgeber oder Vertrauensverlust: Sofort sperren, bezahlt freistellen.

Fazit

Ein strukturiertes Offboarding schützt das Unternehmen, sichert Wissen und erhält Beziehungen. Die Checkliste stellt sicher, dass nichts vergessen wird – vom ersten Tag nach der Kündigung bis zum letzten Händeschütteln. Professionell bis zum Schluss zu sein zahlt sich aus: in Sicherheit, Reputation und manchmal in Rückkehrern.

Offboarding: Checkliste für den Mitarbeiteraustritt