Onboarding neuer Mitarbeiter: Checkliste für HR

Onboarding neuer Mitarbeiter: Checkliste für HR

Der erste Eindruck zählt – auch für neue Mitarbeiter. Ein strukturiertes Onboarding sorgt für schnelle Integration und reduziert Frühfluktuation. Diese Checkliste hilft.

Das Wichtigste in Kürze

• Onboarding beginnt vor dem ersten Tag
• Strukturierter Plan für die ersten Wochen
• Fachliche und soziale Integration
• Feedback-Gespräche einplanen
• Zeiterfassung und Tools früh erklären

Warum Onboarding wichtig ist

Die Zahlen sprechen

Gutes Onboarding zahlt sich aus:

Was schiefgehen kann

Ohne Onboarding:

• Kein Arbeitsplatz vorbereitet
• Zugänge fehlen
• Niemand fühlt sich zuständig
• Neue fühlen sich verloren
• Frühe Kündigung

Phase 1: Vor dem ersten Tag

Administrative Vorbereitung

Checkliste vor Arbeitsbeginn:

Arbeitsplatz vorbereiten

Was bereitstehen sollte:

Arbeitsplatz-Checkliste:
□ Schreibtisch/Arbeitsplatz
□ Computer/Laptop
□ Telefon (falls nötig)
□ E-Mail-Adresse eingerichtet
□ Software-Zugänge
□ Zeiterfassungs-Zugang
□ Schlüssel/Zugangskarte
□ Willkommenspaket (optional)

Team informieren

Das Team vorbereiten:

• Startdatum kommunizieren
• Vorstellung planen
• Buddy/Mentor bestimmen
• Aufgabenverteilung klären

Phase 2: Der erste Tag

Empfang

So gelingt der Start:

Wichtige Infos vermitteln

Am ersten Tag erklären:

Zeiterfassung erklären

Für neue Mitarbeiter wichtig:

• System zeigen (App/Terminal/Web)
• Zugangsdaten übergeben
• Erstes Stempeln begleiten
• Pausenregelung erklären
• Bei Fragen: Ansprechpartner nennen
• Schriftliche Kurzanleitung geben

Phase 3: Die erste Woche

Einarbeitungsplan

Struktur für die ersten Tage:

Fachliche Einarbeitung

Schritt für Schritt:

• Aufgabenbereich erklären
• Prozesse zeigen
• Systeme einführen
• Erste Aufgaben begleiten
• Lernmaterial bereitstellen

Soziale Integration

Nicht nur Arbeit:

• Vorstellung in anderen Abteilungen
• Gemeinsame Mittagspausen
• Informelle Gespräche ermöglichen
• Buddy-System nutzen
• Nach Bedürfnissen fragen

Phase 4: Der erste Monat

Regelmäßige Check-ins

Feedback nicht vergessen:

Aufgaben erweitern

Schrittweise mehr Verantwortung:

Verantwortungs-Aufbau:
Woche 1: Beobachten, lernen
    ↓
Woche 2: Erste Aufgaben begleitet
    ↓
Woche 3: Selbstständige Aufgaben
    ↓
Woche 4: Reguläres Arbeiten

Ziele definieren

Gemeinsam festlegen:

• Lernziele für Probezeit
• Erwartungen klären
• Messbare Kriterien
• Regelmäßige Überprüfung

Phase 5: Die Probezeit

Probezeit-Gespräche

Strukturierte Beurteilung:

Beurteilungskriterien

Was bewerten:

• Fachliche Leistung – Aufgaben erfüllt?
• Qualität?
• Selbstständigkeit?
• Soziale Integration – Teamfit?
• Kommunikation?
• Zuverlässigkeit – Pünktlichkeit?
• Verbindlichkeit?

Entscheidung treffen

Am Ende der Probezeit:

• Leistung bewerten
• Feedback einholen (Team, Vorgesetzte)
• Entscheidung kommunizieren
• Bei Übernahme: Weiterentwicklung planen

Besondere Themen

Remote Onboarding

Bei Homeoffice-Start:

Onboarding mehrerer Personen

Bei Gruppen-Onboarding:

• Gemeinsame Einführungsveranstaltung
• Gegenseitige Unterstützung nutzen
• Trotzdem individuelle Gespräche
• Gruppenidentität fördern

Führungskräfte-Onboarding

Zusätzliche Elemente:

• Kennenlernen des Teams
• 1:1 mit jedem Teammitglied
• Übergabe vom Vorgänger
• Stakeholder vorstellen
• Strategie und Ziele erklären
• Handlungsspielraum klären

Häufige Fehler vermeiden

Typische Onboarding-Fehler

Warnsignale erkennen

Wenn es nicht läuft:

• Rückzug des neuen Mitarbeiters
• Viele Fragen zu Basics (Infos fehlen)
• Konflikte im Team
• Sinkende Motivation
• Häufige Krankheitstage

Häufige Fragen

Fazit

Gutes Onboarding ist kein Nice-to-have, sondern Investition. Strukturierte Einarbeitung reduziert Frühfluktuation, erhöht Produktivität und stärkt die Bindung. Mit einer klaren Checkliste, regelmäßigen Feedback-Gesprächen und einem Buddy-System gelingt der Start – und neue Mitarbeiter werden schnell zu wertvollen Teammitgliedern.