Personalcontrolling: Kennzahlen aus der Zeiterfassung
Zeiterfassungsdaten sind Gold wert – wenn Sie die richtigen Kennzahlen nutzen.
Das Wichtigste in Kürze
- Zeitdaten liefern wertvolle HR-Kennzahlen
- Fokus auf wenige, relevante KPIs
- Trends wichtiger als Einzelwerte
- Kontext beachten bei der Interpretation
- Handlungen ableiten, nicht nur messen
Warum Personalcontrolling
Nutzen
Was es bringt:
| Nutzen | Beispiel |
|---|---|
| Überblick | Wie steht es ums Personal |
| Früherkennung | Probleme rechtzeitig sehen |
| Entscheidungen | Datenbasiert handeln |
| Planung | Ressourcen steuern |
| Kosten | Personalaufwand optimieren |
Zeitdaten als Basis
Warum wertvoll:
- Objektiv – Gemessen, nicht geschätzt
- Kontinuierlich – Täglich verfügbar
- Umfassend – Alle Mitarbeiter
- Vergleichbar – Über Zeit und Teams
- Grundlage – Für viele Kennzahlen
HR-Kennzahlen automatisch
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Wichtige Kennzahlen
Arbeitszeitbezogen
Kernkennzahlen:
| Kennzahl | Formel |
|---|---|
| Durchschnittliche Arbeitszeit | Summe Arbeitszeit / Anzahl MA |
| Überstundenquote | Überstunden / Soll-Arbeitszeit |
| Mehrarbeitskosten | Überstunden × Stundensatz |
| Auslastung | Ist-Zeit / Kapazität |
Abwesenheitsbezogen
Abwesenheiten analysieren:
- Krankenquote – Krankheitstage / Soll-Arbeitstage
- Fehltage pro MA – Summe Abwesenheit / Anzahl MA
- Urlaubsquote – Genommener Urlaub / Anspruch
- Resturlaub – Offener Urlaubsanspruch
- Abwesenheitskosten – Entgeltfortzahlung + Vertretung
Produktivitätsbezogen
Effizienz messen:
| Kennzahl | Beschreibung |
|---|---|
| Produktivität | Output / Arbeitsstunden |
| Fakturierbare Quote | Fakturiert / Gesamt |
| Projektrentabilität | Umsatz / Aufwand |
| Effizienz | Soll-Zeit / Ist-Zeit |
Produktivität im Blick
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Interpretation
Kontext beachten
Was berücksichtigen:
| Faktor | Einfluss |
|---|---|
| Branche | Vergleichswerte unterschiedlich |
| Saison | Schwankungen normal |
| Ereignisse | Erklärungen für Ausreißer |
| Teamgröße | Kleine Teams schwanken mehr |
Trends vs. Einzelwerte
Wie analysieren:
- Einzelwerte – Vorsicht: Kann Zufall sein
- Trends – Aussagekräftiger
- Vergleiche – Teams, Zeiträume, Branchen
- Korrelationen – Zusammenhänge prüfen
- Ursachenforschung – Warum ist es so
Reporting
Für wen welche Kennzahlen
Zielgruppengerecht:
| Empfänger | Fokus |
|---|---|
| Geschäftsführung | Gesamtüberblick, Kosten |
| HR | Detaillierte Personalmetriken |
| Teamleiter | Teamspezifische Daten |
| Controlling | Kosten, Produktivität |
Frequenz
Wie oft berichten:
- Täglich – Anwesenheit, Aktuelle Abwesenheiten
- Wöchentlich – Überstunden, Auffälligkeiten
- Monatlich – Krankenquote, Auslastung
- Quartalsweise – Trends, Vergleiche
- Jährlich – Gesamtauswertung, Planung
Handlungen ableiten
Von Daten zu Aktionen
Was tun:
| Kennzahl | Mögliche Aktion |
|---|---|
| Hohe Überstunden | Ressourcen prüfen |
| Steigende Krankenquote | Ursachen analysieren |
| Niedrige Auslastung | Aufträge, Umorganisation |
| Hohe Fluktuation | Maßnahmen Mitarbeiterbindung |
Nicht nur messen
Wichtig:
- Messen – Daten erheben
- Analysieren – Verstehen warum
- Entscheiden – Was tun wir
- Umsetzen – Maßnahmen ergreifen
- Kontrollieren – Hat es gewirkt
Häufige Fragen
Das hängt von Ihrem Geschäft ab. Für die meisten relevant: Durchschnittliche Arbeitszeit, Überstundenquote, Krankenquote. Bei Projektgeschäft zusätzlich: Fakturierbare Quote, Projektrentabilität. Lieber wenige Kennzahlen, die Sie wirklich nutzen, als viele, die niemand anschaut.
Operative Kennzahlen (Anwesenheit, akute Probleme): Täglich/wöchentlich. Strategische Kennzahlen (Krankenquote, Auslastung): Monatlich reicht meist. Trends und Vergleiche: Quartalsweise oder jährlich. Zu häufiges Reporting führt zu Aktionismus bei normalen Schwankungen.
Der Durchschnitt in Deutschland liegt bei ca. 5-6% (ca. 12-15 Krankheitstage/Jahr). Aber: Branchenunterschiede sind erheblich. Pflege höher, IT niedriger. Vergleichen Sie mit Ihrer Branche und beobachten Sie die Entwicklung in Ihrem Unternehmen.
Aggregierte Kennzahlen (Abteilung, Unternehmen) können geteilt werden – Transparenz fördert Verständnis. Individuelle Daten nur mit dem Betroffenen. Der Betriebsrat hat Informationsrechte. Was Sie veröffentlichen, ist Ihre Entscheidung – bedenken Sie die Wirkung auf die Kultur.
Klare Definitionen, wie Kennzahlen berechnet werden. Automatische Erhebung statt manueller Meldung. Mehrere Kennzahlen im Zusammenhang betrachten (einzelne sind manipulierbarer). Nicht auf einzelne Kennzahlen fixieren – das erzeugt Fehlanreize.
Fazit
Personalcontrolling mit Zeitdaten liefert wertvolle Einblicke – von Überstundenquote bis Krankenstand. Fokussieren Sie auf wenige, relevante Kennzahlen und beobachten Sie Trends statt Einzelwerte. Kontext ist wichtig: Branche, Saison, besondere Ereignisse. Das Ziel ist nicht Messen um des Messens willen, sondern datenbasierte Entscheidungen und Verbesserungen. Von der Kennzahl zur Handlung – das ist der Mehrwert.
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