Cloud vs. On-Premise: Zeiterfassung im Vergleich
In der Cloud oder auf eigenem Server? Die richtige Wahl für Ihr Unternehmen.
Das Wichtigste in Kürze
- Cloud: Sofort startklar, keine IT-Infrastruktur nötig
- On-Premise: Volle Kontrolle, höherer Initialaufwand
- Cloud ist für die meisten KMU die bessere Wahl
- Datenschutz bei beiden möglich
- Gesamtkosten vergleichen, nicht nur Lizenzpreis
Cloud-Zeiterfassung (SaaS)
Wie es funktioniert
Das Prinzip:
| Element | Beschreibung |
|---|---|
| Software | Im Browser oder App |
| Daten | Beim Anbieter gespeichert |
| Zahlung | Monatliches Abo |
| Updates | Automatisch |
| Wartung | Anbieter kümmert sich |
Vorteile
Was Cloud kann:
- Sofort startklar – Anmelden und los
- Keine IT nötig – Kein Server, keine Wartung
- Überall nutzbar – Browser, App, von überall
- Automatische Updates – Immer aktuell
- Skalierbar – Nutzer hinzufügen/entfernen
- Kalkulierbar – Fixe monatliche Kosten
Nachteile
Was bedacht werden muss:
| Aspekt | Überlegung |
|---|---|
| Abhängigkeit | Vom Anbieter |
| Internet nötig | Ohne Netz schwierig |
| Daten extern | Bei Anbieter gespeichert |
| Laufende Kosten | Dauerhaft Abo |
| Anpassungen | Begrenzte Möglichkeiten |
Cloud-Zeiterfassung
MyTimeTracker: Sofort startklar in der Cloud – DSGVO-konform in Deutschland.
- Sofort einsatzbereit
- DSGVO-konform
- Keine Einrichtung nötig
On-Premise-Zeiterfassung
Wie es funktioniert
Das Prinzip:
| Element | Beschreibung |
|---|---|
| Software | Auf eigenem Server |
| Daten | Im eigenen Rechenzentrum |
| Zahlung | Einmallizenz + Wartung |
| Updates | Manuell einspielen |
| Wartung | Eigene IT oder Dienstleister |
Vorteile
Was On-Premise kann:
- Volle Kontrolle – Daten bei Ihnen
- Unabhängigkeit – Kein externer Anbieter
- Anpassbar – Mehr Individualisierung
- Einmalkosten – Keine dauerhaften Abos
- Offline möglich – Kein Internet nötig
- Integration – In eigene IT-Landschaft
Nachteile
Was bedacht werden muss:
| Aspekt | Überlegung |
|---|---|
| IT-Aufwand | Server betreiben |
| Initialkosten | Höhere Investition |
| Updates | Selbst kümmern |
| Skalierung | Hardware anpassen |
| Kompetenz | IT-Know-how nötig |
Direkter Vergleich
Kosten
Gesamtkosten über Zeit:
| Zeitraum | Cloud | On-Premise |
|---|---|---|
| Jahr 1 | ~1.200€ (20 MA) | ~5.000€ (Lizenz + Setup) |
| Jahr 2 | ~1.200€ | ~800€ (Wartung) |
| Jahr 3 | ~1.200€ | ~800€ |
| Jahr 5 | ~6.000€ gesamt | ~8.200€ gesamt |
Breakeven
Ab wann günstiger:
- Cloud – Linear steigend
- On-Premise – Hohe Anfangsinvestition, dann flacher
- Breakeven – Oft bei 5-7 Jahren
- Aber: Updates – On-Premise: Neue Version = neue Kosten
- Fazit – Für meiste KMU Cloud günstiger
Transparent kalkulieren
MyTimeTracker: Ab 2,49€/Mitarbeiter – keine versteckten Kosten.
- Sofort einsatzbereit
- DSGVO-konform
- Keine Einrichtung nötig
Datenschutz
DSGVO bei Cloud
Worauf achten:
| Kriterium | Anforderung |
|---|---|
| Serverstandort | EU, besser Deutschland |
| Auftragsverarbeitung | Vertrag nötig |
| Zertifizierung | ISO 27001, SOC 2 |
| Verschlüsselung | In Transit und at Rest |
| Löschkonzept | Klar geregelt |
DSGVO bei On-Premise
Eigene Verantwortung:
- Volle Kontrolle – Aber auch volle Verantwortung
- Technische Maßnahmen – Selbst implementieren
- Backup – Selbst organisieren
- Updates – Sicherheitslücken selbst schließen
- Dokumentation – Verarbeitungsverzeichnis etc.
Entscheidungshilfe
Cloud ist besser wenn
Empfehlung:
| Situation | Cloud |
|---|---|
| Kleine IT-Abteilung | Ja |
| Schnell starten | Ja |
| Mobile Mitarbeiter | Ja |
| Wachsendes Unternehmen | Ja |
| Begrenztes Budget | Oft ja |
On-Premise ist besser wenn
Ausnahmen:
| Situation | On-Premise |
|---|---|
| Strenge Sicherheitsvorgaben | Möglicherweise |
| Eigenes Rechenzentrum | Kann sinnvoll sein |
| Starke Individualisierung | Manchmal nötig |
| Sehr große Organisation | Kann sich rechnen |
| Offline-Nutzung kritisch | Besser |
Hybride Modelle
Kombination möglich:
- Cloud + lokale Terminals – Terminal offline, Sync später
- Eigene Datenbank – Cloud-App mit eigenem Storage
- Private Cloud – Eigene VM bei Hoster
- Hosting beim Anbieter – Dedizierte Instanz
Häufige Fragen
Bei seriösen Anbietern: ja. Professionelle Cloud-Anbieter investieren mehr in Sicherheit als die meisten mittelständischen IT-Abteilungen. Wichtig: Serverstandort in EU/Deutschland, Auftragsverarbeitungsvertrag, Verschlüsselung, Zertifizierungen. Die Cloud ist nicht per se unsicher – oft sogar sicherer als der eigene Server.
Berechtigte Sorge. Achten Sie auf: Etablierte Anbieter mit stabiler Finanzierung, Datenexport-Möglichkeit (Sie bekommen Ihre Daten raus), klare Regelungen im Vertrag für den Fall der Fälle. Regelmäßige Backups/Exports als Absicherung. Das Risiko ist real, aber managebar.
Grundsätzlich ja. Die meisten Cloud-Anbieter bieten Migrationsunterstützung. Der Aufwand hängt von der Datenmenge und dem Format ab. Stammdaten lassen sich meist importieren, historische Buchungen aufwändiger. Planen Sie einen Parallelbetrieb in der Übergangsphase ein.
Weniger, aber nicht null. Administration der Benutzer, Integration mit anderen Systemen, Ansprechpartner für den Anbieter – das bleibt. Aber: Kein Server-Betrieb, keine Updates, kein Backup. Der IT-Aufwand reduziert sich erheblich.
Cloud-Lösungen werden kontinuierlich weiterentwickelt – Sie profitieren automatisch. On-Premise-Software altert, bis Sie ein kostenpflichtiges Upgrade machen. Für die meisten Unternehmen ist Cloud die zukunftssicherere Wahl. Ausnahme: Sehr spezielle Anforderungen, die nur On-Premise erfüllt.
Fazit
Für die meisten KMU ist Cloud-Zeiterfassung die bessere Wahl: Sofort startklar, keine IT-Infrastruktur nötig, automatische Updates, kalkulierbare Kosten. On-Premise kann bei sehr spezifischen Anforderungen (strenge Sicherheitsvorgaben, starke Individualisierung, vorhandene Infrastruktur) sinnvoll sein. Datenschutz ist bei beiden möglich – bei Cloud auf Serverstandort und Verträge achten.
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