Zeiterfassung Dashboard: Kennzahlen auf einen Blick

Zahlen ohne Überblick sind nur Daten. Ein gutes Dashboard macht aus Zeiterfassungsdaten verwertbare Erkenntnisse für bessere Entscheidungen.

Das Wichtigste in Kürze

Dashboard zeigt nur relevante Kennzahlen
Unterschiedliche Ansichten für verschiedene Rollen
Echtzeitdaten für schnelle Reaktion
Trends wichtiger als Momentaufnahmen
Weniger ist oft mehr

Warum ein Dashboard?

Ohne Dashboard

Typische Probleme:

Problem	Auswirkung
Daten in Tabellen versteckt	Mühsame Suche
Keine Übersicht	Wichtiges wird übersehen
Späte Erkennung	Probleme zu spät bemerkt
Keine Trends	Entwicklung unklar

Mit Dashboard

Vorteile:

Sofortüberblick – Wichtiges auf einen Blick
Früherkennung – Trends sichtbar
Entscheidungsgrundlage – Daten für Maßnahmen
Zeitersparnis – Kein Suchen in Tabellen
Motivation – Fortschritte sichtbar

Übersichtliches Dashboard

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Die wichtigsten Kennzahlen

Für Mitarbeiter

Persönliche Übersicht:

Kennzahl	Nutzen
Arbeitszeitkonto	Plus/Minus aktuell
Überstunden Monat	Mehrarbeit im Blick
Resturlaub	Verfügbare Tage
Wochenstunden	Soll vs. Ist

Für Teamleiter

Team-Überblick:

Anwesenheit heute – Wer ist da?
Überstunden Team – Gesamt und pro Person
Urlaubsübersicht – Wer wann weg
Auslastung – Kapazität vs. Bedarf
Offene Genehmigungen – Was wartet auf mich?

Für HR

Unternehmensweite Sicht:

Kennzahl	Erkenntnis
Gesamtüberstunden	Belastung des Unternehmens
Krankenquote	Gesundheitstrend
Fluktuation Überstunden	Wer ist überlastet?
Abteilungsvergleich	Wo brennt es?

Für Geschäftsführung

Strategische Kennzahlen:

Personalkosten-Trend – Entwicklung über Zeit
Produktivitätskennzahlen – Output pro Arbeitsstunde
Compliance-Status – ArbZG-Verstöße
Kapazitätsplanung – Über-/Unterdeckung

Sinnvolle Visualisierungen

Balkendiagramme

Gut für Vergleiche:

Einsatz	Beispiel
Abteilungsvergleich	Überstunden pro Abteilung
Zeitvergleich	Diese Woche vs. letzte
Soll-Ist	Geplant vs. tatsächlich

Liniendiagramme

Gut für Trends:

Überstunden-Entwicklung – Über Monate
Krankenstand – Über das Jahr
Produktivität – Langfristiger Trend
Arbeitszeitkonto – Auf und Ab über Zeit

Ampelsystem

Schnelle Orientierung:

Farbe	Bedeutung
Grün	Alles im Rahmen
Gelb	Aufmerksamkeit nötig
Rot	Handlungsbedarf

Kacheln/Widgets

Einzelwerte prominent:

"42" Offene Genehmigungen
"+127h" Überstunden Team
"85%" Anwesenheit heute
"12" Mitarbeiter im Urlaub

Klare Visualisierungen

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Dashboard-Aufbau

Hierarchie beachten

Wichtiges oben:

Position	Inhalt
Oben links	Wichtigste Kennzahl
Oben rechts	Zweite Priorität
Mitte	Details, Trends
Unten	Ergänzende Infos

Nicht überladen

Weniger ist mehr:

Zu viele Kennzahlen – Verwirrung statt Klarheit
Zu kleine Widgets – Nichts mehr lesbar
Zu viele Farben – Überfordert das Auge
Kein Fokus – Alles gleich wichtig = nichts wichtig

Interaktivität

Drill-Down ermöglichen:

Von	Zu
Gesamtüberstunden	Pro Abteilung
Abteilung	Pro Mitarbeiter
Mitarbeiter	Einzelne Buchungen

Rollenspezifische Ansichten

Mitarbeiter-Dashboard

Was Mitarbeiter sehen:

Element	Inhalt
Konto	Aktueller Stand
Woche	Soll vs. Ist
Urlaub	Rest und geplant
Letzte Buchungen	Zur Kontrolle

Teamleiter-Dashboard

Was Teamleiter sehen:

Heute – Anwesend
Krank
Urlaub
Aufgaben – Genehmigungen offen
Alarme
Team-Gesundheit – Überstunden, Trends
Planung – Kommende Abwesenheiten

HR-Dashboard

Was HR sieht:

Bereich	Kennzahlen
Compliance	ArbZG-Status, Verstöße
Auslastung	Über-/Unterauslastung
Trends	Entwicklungen über Zeit
Alarme	Kritische Fälle

Echtzeit vs. Berichte

Echtzeitdaten

Wann wichtig:

Situation	Echtzeitbedarf
Tagesgeschäft	Wer ist da?
Schichtbetrieb	Aktuelle Besetzung
Alarmierung	Bei Grenzüberschreitung

Periodische Berichte

Wann besser:

Monatliche Übersicht – Für Lohnabrechnung
Quartalsanalyse – Für Planung
Jahresvergleich – Für Strategie
Ad-hoc-Auswertungen – Für spezifische Fragen

Best Practices

Fokussieren

Fragen beantworten:

Frage	Kennzahl
Haben wir genug Personal?	Auslastung
Brennt jemand aus?	Überstunden-Trend
Sind wir compliant?	ArbZG-Status
Wie planen wir?	Kapazitätsvorschau

Regelmäßig prüfen

Dashboard pflegen:

Monatlich – Werden alle Widgets genutzt?
Quartalsweise – Kennzahlen noch relevant?
Jährlich – Grundsätzliche Überarbeitung
Bei Änderungen – Neue Anforderungen

Schulung

Dashboards erklären:

Wem	Was erklären
Mitarbeitern	Ihr eigenes Dashboard
Teamleitern	Team-Ansicht, Alarme
Management	Strategische KPIs

Häufige Fragen

Für den täglichen Gebrauch: 5-7 Kennzahlen maximal. Mehr überfordert und führt dazu, dass wichtige Informationen übersehen werden. Für Details gibt es Drill-Down-Funktionen und separate Berichte.

In der Regel nein. Jeder sieht sein eigenes Dashboard. Teamleiter sehen Team-Daten, aber nicht individuelle Konten ohne Grund. Datenschutz und Vertrauen sind wichtiger als Transparenz um jeden Preis.

Für operative Kennzahlen (Anwesenheit heute): Echtzeit oder alle 5-15 Minuten. Für Trends und Aggregate: Täglich reicht meist aus. Zu häufige Updates kosten Performance ohne Mehrwert.

Viele moderne Systeme erlauben das. Wichtig: Weniger ist mehr. Individuelle Dashboards sollten einen klaren Zweck haben. Vermeiden Sie Dashboard-Wildwuchs, bei dem jeder sein eigenes baut.

Dashboard: Laufende Übersicht, wenige Kennzahlen, visuell, für den Alltag. Report: Detaillierter, oft periodisch, mehr Daten, für Analyse und Dokumentation. Beide ergänzen sich.

Fazit

Ein gutes Zeiterfassungs-Dashboard zeigt die richtigen Daten den richtigen Personen zur richtigen Zeit. Weniger ist mehr – fokussieren Sie auf Kennzahlen, die Entscheidungen ermöglichen. Trends sind wichtiger als Momentaufnahmen, und verschiedene Rollen brauchen verschiedene Ansichten. Das perfekte Dashboard ist eines, das Sie tatsächlich täglich nutzen.

Zeiterfassung Dashboard: Kennzahlen auf einen Blick